Arbeitszeiterfassung: Deutschland beendet Rechtsunsicherheit für Unternehmen

Nach Jahren des Stillstands herrscht endlich Klarheit: Die Ampel der Vergangenheit gehört an, die neue Merz-Koalition hat die Arbeitszeiterfassung zur Chefsache erklärt. Für Deutschlands 3,5 Millionen kleine und mittlere Unternehmen bringt das Ende November 2025 konkretisierte Regelwerk eine überraschende Mischung aus strikten Vorgaben und wohlwollenden Ausnahmen.

Die gute Nachricht vorweg: Kleinstunternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern bleiben von der elektronischen Pflicht verschont. Papierkalender und Excel-Tabellen genügen weiterhin – eine deutliche Entlastung für Handwerksbetriebe, Einzelhändler und Startups. Doch wer größer ist, muss sich auf digitale Systeme einstellen.

Seit dem Bundesarbeitsgericht-Urteil vom September 2022 schwebten Arbeitgeber in einem quälenden Limbo: Die Pflicht zur Zeiterfassung existierte theoretisch, doch niemand wusste genau, wie sie umzusetzen sei. Das Fachportal Dr. Web brachte es diese Woche auf den Punkt: „Das Warten hat ein Ende. Mit dem Koalitionsvertrag 2025 ist es amtlich: Was seit dem BAG-Urteil galt, wird nun in konkrete Gesetzgebung überführt.”

Passend zum Thema Zeiterfassung: Drohen Ihnen jetzt Bußgelder oder Prüfungen? Unser kostenloses E‑Book erklärt praxisnah, welche Dokumentationspflichten ab 2025 gelten, wie Sie manipulationssichere Lösungen wählen und welche Vorlagen HR-Abteilungen sofort nutzen können. Ideal für Geschäftsführer und Personaler, die kurzfristig Rechtssicherheit brauchen. Enthalten sind einsatzbereite Stundenzettel, Checklisten zu Pausen- und Ruhezeiten sowie Tipps zur Gestaltung der Übergangsfristen. Arbeitszeiterfassung jetzt rechtssicher umsetzen – kostenloses E‑Book herunterladen

Die neue CDU/CSU-SPD-Regierung unter Kanzler Friedrich Merz, der im Mai 2025 ins Amt kam, hat die Rechtssicherheit zur Priorität erklärt. Der Kern der Regelung bleibt simpel: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden – elektronisch. Doch der befürchtete Bürokratie-Tsunami? Den hat die Koalition mit gezielten Ausnahmen entschärft.

Mittelstandsfreundliche Staffelung: Wer wie lange Zeit hat

Der Zeiterfassungs-Anbieter timr veröffentlichte am 25. November aktualisierte Compliance-Leitlinien, die ein gestaffeltes Übergangssystem bestätigen. Die Umsetzungsfristen orientieren sich strikt an der Unternehmensgröße:

Kleinstbetriebe (<10 Beschäftigte): Vollständige Befreiung von der elektronischen Pflicht. Handschriftliche Notizen oder einfache Tabellen bleiben rechtskonform, solange sie prüfsicher sind.

Kleine Unternehmen (10–49 Mitarbeiter): Bis zu fünf Jahre Übergangszeit für die Umstellung auf elektronische Systeme. Die grundsätzliche Erfassungspflicht besteht zwar bereits heute, doch der Zwang zu digitalen Lösungen wird nicht sofort durchgesetzt.

Mittlere Betriebe (50–250 Mitarbeiter): Zwei Jahre Schonzeit für die technische Aufrüstung.

Großunternehmen (>250 Mitarbeiter): Ein Jahr Übergangsfrist – hier wird schnelles Handeln erwartet.

Diese Abstufung ist das direkte Ergebnis massiven Lobbyings von Wirtschaftsverbänden, die vor einer Überforderung des Mittelstands in wirtschaftlich angespannten Zeiten warnten.

Vertrauensarbeitszeit überlebt – mit Fußnote

Kann das beliebte Modell der Vertrauensarbeitszeit diese bürokratische Welle überstehen? Die Antwort lautet: Ja, aber mit Einschränkungen. Die Flexibilität bleibt bestehen, doch die Dokumentation wird Pflicht.

Arbeitgeber dürfen weiterhin die Zeiterfassung an ihre Mitarbeiter delegieren – ein gängiges Verfahren in wissensintensiven Branchen. Der entscheidende Unterschied: Das „Vertrauen” kann nicht mehr bedeuten, dass überhaupt nicht dokumentiert wird. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ein System existiert und dass gesetzliche Ruhezeiten sowie Höchstarbeitszeiten eingehalten werden.

Die Flatrate-Mentalität – Stunden werden weder erfasst noch kontrolliert – ist faktisch tot. Juristen weisen darauf hin, dass dies der Forderung des Europäischen Gerichtshofs entspricht: Systeme müssen „objektiv, zuverlässig und zugänglich” sein.

Technische Realität: Was zählt als „elektronisch”?

Eine weitere gute Nachricht für Pragmatiker: Die Definition von „elektronischer Erfassung” bleibt bewusst weit gefasst. Teure Biometrie-Terminals oder komplexe Cloud-Lösungen sind nicht zwingend erforderlich.

Laut aktueller Rechtsauffassung qualifizieren sich auch versionierte Excel-Tabellen, Smartphone-Apps oder einfache Web-Portale als elektronische Systeme – sofern sie manipulationssicher sind. timr warnt dennoch: „Die Digitalisierung der Zeiterfassung ist kein Zukunftsthema mehr – sie ist Realität.” Die operativen Vorteile wie automatisierte Urlaubsplanung und vereinfachte Gehaltsabrechnung würden die Kosten oft rechtfertigen, unabhängig von gesetzlichen Fristen.

Der steinige Weg zur Klarheit

Wie konnte es überhaupt so weit kommen? Ein Blick zurück zeigt die politische Achterbahnfahrt:

Mai 2019: Der EuGH verpflichtet EU-Mitgliedstaaten, Arbeitgeber zur Zeiterfassung anzuhalten – Deutschland reagiert nicht.

September 2022: Das Bundesarbeitsgericht überrascht mit einem Paukenschlag: Die Pflicht bestehe bereits nach dem Arbeitsschutzgesetz. Die Wirtschaft ist schockiert, der Gesetzgeber passiv.

April 2023: Das damalige Arbeitsministerium legt einen Entwurf vor – er scheitert an Koalitionsstreitigkeiten.

Mai 2025: Die Bundestagswahl bringt Merz an die Macht und setzt die legislative Uhr zurück.

November 2025: Die neue Koalition bestätigt die Details – mit deutlich wirtschaftsfreundlicherer Handschrift.

Was 2026 auf Unternehmen zukommt

Rechtsbeobachter erwarten, dass das finale „Arbeitszeiterfassungsgesetz” oder die Novelle des Arbeitszeitgesetzes Anfang 2026 den Bundestag passiert. Für Personalabteilungen und Geschäftsführer bedeutet das konkret:

Sofort prüfen: Fällt Ihr Unternehmen unter die <10-Mitarbeiter-Ausnahme?

Systeme evaluieren: Bei mehr als 10 Beschäftigten sollten bestehende Methoden auf Digitaltauglichkeit geprüft werden – die Übergangsfrist läuft.

Verträge anpassen: Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen müssen die Erfassungspflicht widerspiegeln, besonders bei Vertrauensarbeitszeit-Modellen.

Das Zeitalter der unsichtbaren Überstunden neigt sich dem Ende zu. Während die Kleinsten gestaffelt nachziehen dürfen, ist die Richtung unumkehrbar: Arbeitszeit wird in der deutschen Wirtschaft zum transparenten, dokumentierten Faktor. Bleibt die Frage, wie Unternehmen die gewonnene Klarheit nun in pragmatische Lösungen umsetzen – ohne sich im Bürokratiedschungel zu verlieren.

PS: Sie wollen die Umstellung schnell und ohne großen Aufwand erledigen? Das gratis PDF liefert sofort einsetzbare Mustervorlagen, Schritt‑für‑Schritt-Checklisten und Tipps zur Integration in bestehende Lohnabrechnungssysteme — so sind Sie in kürzester Zeit compliant. Perfekt für kleine und mittlere Unternehmen, die die Übergangsfristen optimal nutzen möchten. Kostenloses Vorlagen‑Paket zur Arbeitszeiterfassung sichern