E-Mails statt Briefe auf Papier, Cloud-Speicher statt hohe Akten-Stapel.

Immer mehr Unternehmen in Deutschland verzichten in ihrem Betriebsalltag auf Papier. Nach einer Studie des Digitalverbandes Bitkom arbeiten inzwischen 15 Prozent derFirmen komplett papierlos - fast doppelt so viele wie noch vor zwei Jahren (8 Prozent). Weitere 24 Prozent arbeiten derzeit nur noch zu etwa einem Viertel papierbasiert. Damit agieren rund vier von zehn Unternehmen in Deutschland überwiegend papierlos. Für die repräsentative Studie wurden von Ende April bis Mitte Juni 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigten im Auftrag des Digitalverbandes Bitkom befragt.

Nur noch sechs Prozent arbeiten vollständig auf Papier

Der Studie zufolge ist die Zahl der Unternehmen, die komplett auf Papier arbeiten, inzwischen verschwindend gering: Lediglich 6 Prozent der Befragten Unternehmen arbeiten vollständig auf Papier. Bei 14 Prozent der Firmen laufen hingegen noch etwa drei Viertel der Prozesse papierbasiert ab. Bei gut einem Drittel (38 Prozent) der Firmen halten sich digitale und analoge Büro- und Verwaltungsprozesse die Waage.

Der Umstieg von Papier auf digitale Verfahren schlägt sich auch in der Kommunikation der Unternehmen nieder. Nur noch 40 Prozent der Firmen verschicken häufig oder sehr häufig Briefe. Vor zwei Jahren war es noch knapp die Hälfte (48 Prozent). Auch der Klassiker der analogen Bürokommunikation, das Fax, wird seltener verwendet. Häufig oder sehr häufig faxen inzwischen nur noch 30 Prozent. Vor zwei Jahren lag der Wert noch 10 Prozentpunkte höher bei 40 Prozent. «Jedes zehnte Unternehmen hat sich in den vergangenen beiden Jahren weitgehend vom Fax verabschiedet», sagte Bitkom-Hauptgeschäftsführer Bernhard Rohleder.

Aktenschränke verschwinden nur langsam

Trotz des Umstiegs auf digitale Arbeitsmethoden verschwinden die Aktenschränke in den Unternehmen nur langsam. Bei der Umfrage sagte jedes zweite Unternehmen, dass es weniger Aktenschränke im Vergleich zu vor fünf Jahren hat. Bei gut einem Drittel (36 Prozent) verfügten die Unternehmen genau so viele Aktenschränke wie vor fünf Jahren. 8 Prozent der Unternehmen haben sich in den vergangenen fünf Jahren sogar zusätzliche Aktenschränke angeschafft.

Bei der Digitalisierung analoger Arbeitsabläufe empfiehlt der Bitkom, die alten Prozesse nicht eins zu eins in der digitalen Welt abzubilden. «Digitalisierung ist eine Chance, die bisherigen
Prozesse sehr grundsätzlich zu überprüfen», betonte Rohleder. Wer analoge Prozesse digitalisiere, sollte den bisherigen Prozess immer infrage stellen.