WhatsApp-Archivierung: Neue Regeln fordern Unternehmen heraus

Für deutsche Firmen beginnt 2026 mit verschärften Pflichten bei der digitalen Kommunikation. Neben den seit Juli 2025 geltenden GoBD-Leitlinien bringen zwei Entwicklungen im Januar neue Dringlichkeit: eine Plattform-Änderung von WhatsApp und die Umsetzung der NIS2-Richtlinie.

Meta stoppt externe KI-Chatbots auf WhatsApp

Die unmittelbarste Herausforderung ist eine Richtlinienänderung von Meta. Ab dem 15. Januar 2026 will WhatsApp den Einsatz externer KI-Chatbots auf seiner Plattform beschränken, um das eigene Meta-Ökosystem zu stärken. Für Unternehmen, die solche Dritt-Anbieter für Kundenservice oder interne Anfragen nutzen, wird dies zum Compliance-Risiko.

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Nach den GoBD müssen alle geschäftsrelevanten Kommunikationen – auch automatisierte Chat-Protokolle – bis zu zehn Jahre archiviert werden. Juristen warnen: Die erzwungene Migration könnte zu Datenlücken führen. Firmen müssen sämtliche historischen Chat-Verläufe ihrer externen Bots vor der Abschaltung am 15. Januar exportieren und manipulationssicher archivieren. Andernfalls drohen Lücken in der lückenlosen Nachweisführung, was steuer- und handelsrechtliche Probleme verursachen kann.

NIS2: Neue Cybersicherheits-Pflichten treten in Kraft

Parallel dazu verschärft sich der regulatorische Rahmen durch die NIS2-Richtlinie. Seit Anfang Januar 2026 ist das Registrierungsportal des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) aktiv. Betroffene Unternehmen – nun auch aus der Lieferkette und dem digitalen Dienstleistungssektor – müssen ihre kritische Infrastruktur dort melden.

Die Richtlinie hat direkte Auswirkungen auf die Messenger-Nutzung. NIS2 verlangt strenge Risikomanagement-Maßnahmen für Kommunikationssysteme. Ein unarchivierter WhatsApp- oder Signal-Kanal ist damit nicht mehr nur ein GoBD-Verstoß, sondern ein potenzieller Sicherheitsvorfall. Für kritische Geschäftsprozesse müssen Verfügbarkeit und Integrität der Kanäle garantiert werden. Die Ära der “Schatten-IT”, in der private Messenger im Business genutzt wurden, geht damit endgültig zu Ende.

GoBD und E-Rechnung: Der Standard 2026

Die strukturellen Änderungen aus 2025 sind inzwischen etablierter Standard. Die zweite GoBD-Novelle stellt klar, dass “Hybrid-Formate” wie ZUGFeRD-E-Rechnungen mit besonderer Sorgfalt behandelt werden müssen. Da die Pflicht, E-Rechnungen im B2B-Verkehr empfangen zu können, nun im zweiten Jahr läuft, ist die Verbindung zwischen Messengern und Buchhaltung enger denn je.

Wird eine Rechnung per Messenger verschickt – in Handwerk und Logistik durchaus üblich –, greift die Archivierungspflicht sofort. Die Chat-Nachricht mit der Rechnungsdatei gilt selbst als Handelsbrief und muss zusammen mit dem Dokument aufbewahrt werden. Steuerberater betonen: Ein einfacher Screenshot genügt nicht. Metadaten, Zeitstempel und Integrität der Übertragung müssen erhalten bleiben, um die strengen Anforderungen der Gewährleistung der Unveränderbarkeit zu erfüllen.

Ausblick: Nutzernamen und Werbung stehen bevor

Die Messenger-Landschaft wird sich weiter wandeln. Bis Juni 2026 plant WhatsApp die Einführung verpflichtender Nutzernamen für Geschäftskonten, die die Telefonnummer als primäre Kennung ersetzen. Das soll den Privatsphärenschutz verbessern, erfordert aber Anpassungen im Impressum und der Datenschutzerklärung.

Zudem wird die Integration von Werbung in WhatsApp Channels und Status-Updates auf dem europäischen Markt voraussichtlich ausgeweitet. Für Compliance-Beauftragte wird es damit schwieriger, “Werbe-” von “vertraglicher” Kommunikation im Archiv zu unterscheiden. Die einfache “Chat-exportieren”-Funktion reicht immer seltener aus. Der Markt dürfte sich weiter zu spezialisierten Archivierungslösungen entwickeln, die komplexe Multimedia-Ströme filtern, kennzeichnen und rechtssicher bewahren können.

Die Botschaft für deutsche Unternehmen zu Jahresbeginn ist klar: Die Kommunikationstools ändern sich rapide, die Pflicht zur lückenlosen Dokumentation bleibt absolut. Ob Migration von gesperrten KI-Bots oder NIS2-Registrierung – entscheidend ist eine robuste, anpassungsfähige Archivierungsstrategie.

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