Steuerreform 2026: Neue Regeln für Auslandsentsendungen

Ab 2026 gelten neue Regeln für Reisekosten und doppelte Haushaltsführung. Für international tätige Unternehmen bedeutet das eine Gratwanderung zwischen Chancen und Compliance-Risiken. Die IHK Heilbronn-Franken hat die finalen Vorgaben des Steueränderungsgesetzes 2025 bestätigt.

Pauschale für alle Kilometer: Das ändert sich 2026

Die wohl wichtigste Neuerung betrifft die Entfernungspauschale. Seit dem 1. Januar 2026 können Pendler pauschal 38 Cent für jeden Kilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte absetzen – und das ab dem ersten Kilometer. Das alte gestaffelte System, das den höheren Satz erst ab dem 21. Kilometer vorsah, gehört damit der Vergangenheit an.

Für entsendete Mitarbeiter im Ausland ist die Lage jedoch komplexer. Die pauschale Regelung gilt auch für Familienheimfahrten im Rahmen eines doppelten Haushalts. Entscheidend ist jedoch die Frage: Handelt es sich beim ausländischen Einsatzort überhaupt um eine erste Tätigkeitsstätte? Falls nein, greift das deutlich großzügigere Reisekostenregime. Dieses erlaubt die steuerfreie Erstattung tatsächlicher Unterbringungskosten, ohne die strengen Obergrenzen für doppelte Haushalte.

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Erste Tätigkeitsstätte: Neue Rechtsprechung schafft Klarheit

Wann entsteht im Ausland eine erste Tätigkeitsstätte? Hier hat ein Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts (Az. 9 K 94/23) die Spielregeln verschärft. Nach aktueller Auslegung für 2026 liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind: Die Entsendung ist befristet (maximal 48 Monate) und es besteht kein lokaler Arbeitsvertrag mit der aufnehmenden ausländischen Gesellschaft.

In diesem Fall bleibt der Mitarbeiter seiner Stammgesellschaft zugeordnet. Der ausländische Standort gilt lediglich als externe Arbeitsstätte. Diese Unterscheidung ist für die Lohnabrechnung 2026 entscheidend. Fehlt die erste Tätigkeitsstätte, können alle Unterbringungskosten am Auslandsstandort steuerfrei als Reisekosten erstattet werden – ein großer finanzieller Vorteil gegenüber den begrenzten Abzügen für doppelte Haushalte.

Neue Pauschalen und die Folgen für die Praxis

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat zudem die Verwaltungsrichtlinien aktualisiert. Seit Jahresbeginn gelten neue Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen und Auslandsübernachtungen. Für Personalabteilungen heißt das: Bestehende Entsendungsverträge müssen jetzt überprüft werden.

Handelt es sich um einen Fall für Reisekosten, gelten die neuen Pauschalen für die ersten drei Monate am Einsatzort. Die IHK weist darauf hin, dass die „Drei-Monats-Regel“ für Verpflegungspauschalen neu startet, wenn die Entsendung um mindestens vier Wochen unterbrochen wird.

Wird hingegen eine erste Tätigkeitsstätte begründet – etwa durch eine unbefristete Entsendung oder einen lokalen Vertrag – tritt an die Stelle des Reisekostenregimes das Recht der doppelten Haushaltsführung. Hier ist dann die neue Kilometerpauschale von 38 Cent für wöchentliche Heimfahrten der Standard. Für Fernpendler bringt das immerhin eine leichte Entlastung.

Was Unternehmen jetzt tun müssen

Steuerexperten betonen, dass die Vereinfachung der Entfernungspauschale und die Klarstellung bei Entsendungen sofortiges Handeln erfordern. Die Unterscheidung zwischen Reisekosten und doppeltem Haushalt ist nicht nur formaler Natur. Sie hat erhebliche Auswirkungen auf das Nettoeinkommen des Entsandten oder die Kosten für den Arbeitgeber.

Die Neuregelungen für 2026 begünstigen klar kürzere, projektbezogene Entsendungen unter 48 Monaten mit Heimatvertrag. Diese Struktur maximiert das Potenzial für steuerfreie Erstattungen. Fachmedien wie „Der Betrieb“ warnen jedoch: Die Finanzverwaltung prüft verstärkt, ob nicht doch versteckte lokale Beschäftigungsverhältnisse vorliegen.

Bis der Bundesfinanzhof (BFH) voraussichtlich weitere Klarheit in anhängigen Verfahren schafft, rät die IHK zu einer konservativen Vorgehensweise. Die befristete Natur der Entsendung und die disziplinarische Anbindung an den Heimatarbeitgeber müssen lückenlos dokumentiert sein. Unternehmen sollten ihre Reisekostenrichtlinien umgehend anpassen, um Fehler bei der Lohnsteuer und Haftungsrisiken bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.

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