Microsoft, Google und Co: Schluss mit der Zettelwirtschaft

Das Ende der passiven To-Do-Listen ist da. Die großen Anbieter von Produktivitäts-Software rüsten massiv auf: Künstliche Intelligenz verwandelt simple Aufgabenlisten in proaktive Assistenten, die Arbeitsabläufe automatisieren, Bedürfnisse vorhersagen und in Echtzeit mitarbeiten.

Diese Woche stellte Microsoft neue KI-Features für seine 365 Copilot-Suite vor – darunter einen „Agent-Modus“ für Word und Excel, der mehrstufige Aufgaben fast ohne Nutzer-Eingriff erledigt. Parallel dazu launcht Asana „KI-Teammates“, die im Chat dabei helfen, Prioritäten zu setzen und Projektrisiken zu erkennen.

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Was hier passiert, ist ein Quantensprung: Aus simplen Tracking-Tools werden intelligente „agentische“ Systeme, die komplexe Handlungsabläufe eigenständig ausführen können. Das dürfte die Arbeitseffizienz grundlegend verändern.

KI als vollwertiges Teammitglied

Der Trend geht klar in eine Richtung: KI-Agenten sollen weniger wie Werkzeuge und mehr wie Kollegen funktionieren. Asanas neue KI-Teammates befinden sich aktuell in der Beta-Phase und können kontextbezogene Ratschläge geben, Workflows generieren und sogar eingehende Anfragen basierend auf der Rolle und Arbeitsbelastung eines Mitarbeiters priorisieren.

Ein praktisches Beispiel: Ein KI-Teammate, der einer Marketing-Kampagne zugewiesen ist, kann Aufgaben intelligent an Designer verteilen – basierend auf deren Fähigkeiten und Verfügbarkeit. Oder er erstellt automatisch Abschlussberichte durch die Analyse wichtiger Kennzahlen.

Microsoft geht ähnlich vor: Die neuesten Copilot-Updates setzen auf kollaborative KI mit Agenten, die direkt in Teams-Kanäle und SharePoint-Sites eingebettet werden. Jedes Projekt soll künftig einen eigenen, rund um die Uhr verfügbaren KI-Agenten haben, der am Workflow teilnimmt, Fragen mit vollem Kontext beantwortet und Projekte zielgerichtet vorantreibt.

Intelligente Automatisierung lernt mit

Moderne Produktivitäts-Apps gehen weit über simple Automatisierung hinaus. Plattformen wie ClickUp und Asana setzen auf AI-gesteuerte Workflows, die aus dem Teamverhalten lernen und kontextbasierte Entscheidungen treffen.

Asanas „Smart Workflow Gallery“ bietet maßgeschneiderte KI-Workflows für spezifische Teamfunktionen wie Marketing oder IT. Diese können automatisch nach doppelten Aufgaben suchen, die Vollständigkeit von Informationen überprüfen und strategische Ziele angleichen.

ClickUp hat „Autopilot Agents“ eingeführt – No-Code-Bots, die Nutzer für Routinearbeiten anpassen können. Die Plattform-KI füllt mittlerweile intelligente Aufgabenfelder wie Priorität und Zuständigkeit aus und generiert sogar Projektzusammenfassungen nach festgelegten Zeitplänen.

Von der natürlichen Sprache zur vorausschauenden Aktion

Die Art, wie Nutzer mit diesen Apps interagieren, verändert sich grundlegend. Natural Language Processing ist zum Standard geworden: Nutzer können Aufgaben erstellen, zuweisen und planen, indem sie einfache Befehle eingeben.

Todoist hat seine Sprachverarbeitung verbessert, um komplexe wiederkehrende Muster zu verstehen und Planungsfehler zu reduzieren. Notions neueste Updates erlauben es Nutzern, komplexe Datenbankformeln zu generieren, indem sie der KI in einfacher Sprache erklären, was sie erreichen möchten.

Diese Technologie entwickelt sich von der Befehlsverarbeitung zur Bedarfsvorhersage weiter. KI-Planer in ClickUp können bereits die Aufgabenliste und den Kalender eines Nutzers analysieren, um automatisch eine Tagesagenda zu erstellen und diese dynamisch anzupassen, wenn sich Prioritäten ändern.

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Neue Konkurrenzkampf-Arena

Die rasante Integration ausgeklügelter KI schafft eine neue Wettbewerbslandschaft in einem Markt, der bis 2030 voraussichtlich knapp 24 Milliarden Euro erreichen wird. Der Kampf geht nicht mehr nur um Features wie Aufgabenlisten und Kalender, sondern um die Intelligenz der zugrundeliegenden KI-Engine.

Unternehmen wie Microsoft und Google nutzen ihre weitreichenden Ökosysteme für tief integrierte Erfahrungen. Google bettet seine Gemini-KI in die gesamte Workspace-Suite ein und ermöglicht es, E-Mails zusammenzufassen, Dokumente zu generieren und Tabellen mit einem einzigen Befehl zu analysieren.

Spezialisierte Projektmanagement-Plattformen wie Asana, ClickUp und Wrike konzentrieren sich dagegen auf hochgradig maßgeschneiderte KI für spezifische Workflows – ein Gegenpol zum Einheitsbrei-Ansatz der Tech-Giganten.

Ausblick: Der autonome Arbeitsplatz

Die Richtung ist klar: Produktivitäts-Apps entwickeln sich zu autonomen Agenten, die Arbeit verwalten und ausführen. In den nächsten 12 bis 18 Monaten werden Multi-Agent-Systeme erwartet, bei denen verschiedene KI-Bots zusammenarbeiten, um komplexe Projekte abzuschließen.

Microsoft ist bereits Vorreiter mit seinem Copilot Studio, das es Organisationen ermöglicht, vernetzte Agenten zu entwickeln, die sich gegenseitig Aufgaben delegieren können.

Das von Notion angekündigte Konzept eines „Teams aus maßgeschneiderten Agenten“ wird es Nutzern ermöglichen, KI-Bots unterschiedliche Rollen zuzuweisen, die dann auf Basis von Auslösern und Zyklen zusammenarbeiten. Wenn diese KI-Systeme fähiger und stärker mit anderen Business-Tools vernetzt werden, entwickeln sie sich von Assistenten zu unverzichtbaren, autonomen Teammitgliedern.

Das wird nicht nur die Effizienz steigern, sondern die Natur der Wissensarbeit grundlegend verändern – und Menschen für strategisches Denken, Kreativität und übergeordnete Überwachung freigeben.