Kassensicherungsverordnung: Neue Regeln für digitale Kassen treten in Kraft

Ab heute gelten verschärfte und modernisierte Regeln für elektronische Aufzeichnungssysteme in Deutschland. Die aktualisierte Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) soll Rechtssicherheit erhöhen, Bürokratie abbauen und den digitalen Wandel im Handel vorantreiben. Für Millionen Unternehmen bedeutet das: Ihre Kassensysteme müssen nun den neuen technischen Vorgaben entsprechen.

Die sogenannte „Zweite Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung“ wurde bereits am 19. Januar 2026 im Bundesgesetzblatt verkündet. Ihr Ziel ist klar: Sie schließt technische Lücken, die sich in den letzten Jahren aufgetan haben, und integriert moderne Geschäftspraktiken wie App-basierte Lösungen in das verbindliche Regelwerk.

E-Rechnung ersetzt Papierbon

Eine der wichtigsten Neuerungen betrifft die elektronische Rechnung. Künftig kann sie bei Vorliegen aller gesetzlich vorgeschriebenen Daten den gesonderten, durch eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) gesicherten Beleg ersetzen. Bislang waren beide Dokumente oft parallel nötig.

Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt zwar Erleichterungen – doch Fehler bei Format, Übermittlung oder Archivierung können zu teuren Nachforderungen bei Betriebsprüfungen führen. Ein praxisorientiertes E-Book erklärt Schritt für Schritt, welche Pflichtfelder nötig sind, wie E-Rechnungen korrekt übermittelt und rechtssicher archiviert werden – selbst wenn der aktuelle EU‑Standard nicht alle KassenSichV‑Felder abbildet. E-Rechnung-Leitfaden kostenlos herunterladen

Diese Änderung soll Papierberge reduzieren und Prozesse für digital affine Unternehmen deutlich vereinfachen. Allerdings stellt die Umsetzung Software-Entwickler vor eine Herausforderung: Der europäische E-Rechnungsstandard sieht bislang keine speziellen Felder für alle KassenSichV-Daten vor.

Apps und Kilometerzähler im Fokus

Die Verordnung reagiert auf die zunehmende Verbreitung mobiler Lösungen. Sie stellt nun explizit klar: App-basierte Systeme, die die Funktion eines EU-Taxameters oder eines Kilometerzählers erfüllen, gelten als elektronische Aufzeichnungssysteme. Sie unterliegen damit vollständig den Vorschriften – inklusive der Pflicht zum Einsatz einer zertifizierten TSE.

Auch die Regelungen zu Fahrten- und Kilometerzählern wurden präzisiert und direkt in die Verordnung aufgenommen. Eine Übergangsregelung sieht vor: Digitale Kilometerzähler, die vor dem 1. Juli 2024 in Verkehr gebracht wurden, müssen erst ab 2027 den Anforderungen genügen.

Erleichterungen für Taxi-Branche und präzisere Protokolle

Die Novelle bringt auch Erleichterungen für die Taxi- und Mietwagenbranche. So entfällt künftig eine lästige Meldepflicht: Betreiber, die vor 2021 das alte INSIKA-System nutzten, müssen den Finanzbehörden nicht mehr melden, wenn sie ihren bestehenden Taxameter in ein neues Fahrzeug einbauen.

Gleichzeitig werden die Protokollierungsvorgaben für die TSE präziser. Künftig müssen in den Transaktionsdaten unter anderem die Seriennummern des Aufzeichnungssystems und der TSE sowie der Signaturzähler eindeutig erfasst werden. Dies soll die Nachvollziehbarkeit bei Betriebsprüfungen weiter erhöhen.

Digitaler Pfad wird fortgesetzt

Die heutigen Änderungen markieren einen weiteren Schritt in Deutschlands Kampf gegen Steuerbetrug. Seit der Einführung der KassenSichV 2020 und der verpflichtenden TSE-Nachrüstung bis Anfang 2023 hat sich die Landschaft stetig gewandelt. Die aktuellen Anpassungen basieren auf gesammelten Praxiserfahrungen und technologischer Evolution.

Der Blick richtet sich bereits auf die nächsten Fristen: Ab 2025 müssen alle eingesetzten Kassensysteme elektronisch über das ELSTER-Portal gemeldet werden. Diskussionen über eine generelle Kassennachweispflicht für Unternehmen ab einer bestimmten Umsatzgrenze – möglicherweise ab 2027 – laufen bereits. Für jetzt gilt: Unternehmen sollten mit ihren Software-Anbietern klären, ob deren Systeme den neuen Spezifikationen für E-Rechnungen, Protokollierung und App-Integration entsprechen.

PS: Viele Betriebe unterschätzen den Handlungsdruck – ab 2025 droht die verpflichtende E-Rechnung und fehlerhafte Prozesse ziehen oft unangenehme Betriebsprüfungen nach sich. Dieses kostenlose E-Book liefert konkrete Umsetzungswege für Buchhaltung und Softwareanbieter, zeigt Integrationslösungen mit ELSTER und sichere Archivierungs-Workflows, damit Ihre Kassensysteme und elektronischen Rechnungen den neuen Vorgaben genügen. Jetzt kostenlosen E-Rechnung-Guide anfordern