Kassensicherungsverordnung: Neue Regeln ab sofort in Kraft

Ab heute gelten verschärfte Vorgaben für digitale Kassensysteme in Deutschland. Die novellierte Kassensicherungsverordnung zielt auf lückenlose Transparenz und schließt technische Grauzonen.

Die Änderungen treffen alle Betriebe mit elektronischen Aufzeichnungssystemen. Sie sollen Steuerbetrug verhindern und Manipulationen an Grundaufzeichnungen unmöglich machen. Wer gegen die neuen Regeln verstößt, riskiert hohe Bußgelder und steuerliche Nachteile.

TSE und Bonpflicht bleiben das Fundament

Herzstück der Regelung bleibt die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Dieses vom BSI zertifizierte Modul zeichnet jede Transaktion lückenlos und fälschungssicher auf. Jeder Vorgang erhält eine digitale Signatur. Parallel gilt weiterhin die Belegausgabepflicht. Kunden müssen einen Bon erhalten – gedruckt oder digital.

Diese Grundpfeiler sind seit 2020 etabliert. Sie sichern die Basis für eine manipulationsfreie Buchführung. Doch die Technologie schreitet voran. Und mit ihr die Methoden, sie zu umgehen. Genau hier setzt die heutige Novelle an.

Was ändert sich konkret?

Die „Zweite Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung“ bringt präzisere Vorgaben. Ein Schwerpunkt liegt auf speziellen Systemen wie EU-Taxametern und Wegstreckenzählern. Für sie gelten nun detailliertere Sicherungsanforderungen.

Zudem wurden die Zertifizierungsverfahren für TSE-Schutzprofile angepasst. Hersteller erhalten Übergangsfristen für ältere Profile. Anträge, die vor Ende Februar 2026 gestellt werden, können noch bis 2027 abgeschlossen werden. Das gibt der Industrie Luft zum Atmen.

Doch was bedeutet das für den Einzelhändler oder Gastronomen? Vor allem eins: Er muss sicherstellen, dass sein gesamtes System – Kasse plus TSE – den aktualisierten Anforderungen entspricht. Der Kontakt zum Kassenhersteller oder IT-Dienstleister ist jetzt entscheidend.

Die vergessene Pflicht: Die Systemmeldung

Nicht Teil der Novelle, aber brandaktuell bleibt die elektronische Meldepflicht. Seit Januar 2025 müssen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme über „Mein ELSTER“ gemeldet werden. Bestehende Systeme sollten bis Juli 2025 registriert sein.

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Für jedes neu angeschaffte System gilt: Meldefrist einen Monat. Gemeldet werden müssen Art, Seriennummer und die verwendete TSE. Auch die Außerbetriebnahme ist meldepflichtig. Viele Betriebe vergessen diese Formalie im Alltag – ein teurer Fehler.

Bis zu 25.000 Euro Strafe und Steuerschätzung

Die finanziellen Risiken bei Verstößen sind enorm. Bei Nichteinhaltung der TSE-Pflicht drohen Bußgelder bis 25.000 Euro. Schlimmer noch: Fehlerhafte Aufzeichnungen gefährden die gesamte Buchführung.

Das Finanzamt ist dann berechtigt, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Solche Schätzungen fallen meist zuungunsten des Unternehmens aus. Die resultierenden Steuernachzahlungen übersteigen die Bußgelder oft um ein Vielfaches. Die korrekte Umsetzung ist also wirtschaftlich überlebenswichtig.

Digitaler Zugriff und TSE-Erneuerung stehen an

Die heutigen Änderungen sind nur ein Schritt. Die Finanzverwaltung arbeitet kontinuierlich an schärferen digitalen Prüfmethoden. Der direkte Zugriff auf Kassendaten wird zum Standard.

Ein weiteres Thema rückt näher: Der Lebenszyklus der ersten TSE-Generation. Viele 2020 installierte Sicherheitsmodule haben eine Zertifizierung für fünf Jahre. Ihre Erneuerung steht in den kommenden Monaten an. Unternehmen sollten dies frühzeitig mit ihrem Anbieter klären.

Die Botschaft ist klar: Die Kassensicherung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein dauerhafter Prozess. Wer den Anschluss verpasst, zahlt am Ende drauf – und zwar kräftig.

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