Kassenbon-Pflicht: Ab sofort reicht die digitale Rechnung

Ab Februar 2026 können Unternehmen in Deutschland den umstrittenen Papierbon durch eine elektronische Rechnung ersetzen. Die Änderung der KassenSicherungsverordnung beendet die Doppel-Dokumentation und ebnet den Weg für vollständig digitale Buchungsprozesse.

Was die neue Regelung konkret bedeutet

Seit dem 1. Februar ist die geänderte Verordnung in Kraft. Sie erlaubt es Geschäften und Dienstleistern, alle kassensicherungsrechtlich erforderlichen Daten direkt in eine einzige elektronische Rechnung zu integrieren. Dieses digitale Dokument ersetzt damit den separaten Beleg – ob aus Papier oder als digitaler Bon.

Das Bundesfinanzministerium setzt damit auf Modernisierung statt Abschaffung. Der Kern der seit 2020 geltenden Bonpflicht bleibt erhalten: Jede Transaktion muss weiterhin über ein zertifiziertes technisches Sicherheitssystem (TSE) dokumentiert werden. Doch der Nachweis erfolgt nun zeitgemäßer.

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Praktische Erleichterungen für den Alltag

Besonders relevant ist die Neuregelung für die Gastronomie. Bei Beträgen bis zu 250 Euro genügt weiterhin der Standard-Bon aus dem Kassensystem. Erst darüber hinaus kann eine separate, korrigierte E-Rechnung notwendig werden. Diese pragmatische Lösung berücksichtigt den Betriebsalltag.

Auch für die wachsende Zahl an Unternehmen, die mit App-basierten Kassensystemen auf Smartphones oder Tablets arbeiten, bringt die Verordnung endlich Rechtssicherheit. Die technischen Standards wurden an moderne Geschäftspraktiken angepasst.

Vom Bürokratie-Monster zum Digitalisierungstreiber

Die ursprüngliche Bonpflicht war von Beginn an umstritten. Handel und Gastronomie klagten über zusätzliche Kosten und Bürokratie. Umweltverbände kritisierten die Berge an nicht recycelbarem Thermopapier. Kleine Betriebe fühlten sich überfordert.

Die Novelle gilt als direkte Antwort auf diese Kritik. Sie beseitigt sogenannte Medienbrüche – das umständliche Nebeneinander verschiedener Dokumente für ein und dieselbe Transaktion. Buchhaltungsprozesse werden schlanker, von der Zahlung bis zur Bilanzierung entsteht ein durchgängiger Digital-Workflow.

Die nächsten Schritte für Unternehmen

Die rechtliche Grundlage ist geschaffen, doch nun beginnt die Umsetzung. Betriebe, die das papierlose Modell nutzen wollen, müssen ihre Kassen- und Rechnungssoftware entsprechend anpassen. Entscheidend sind kompatible Datenformate und rechtskonforme Archivierungslösungen.

Experten rechnen mit einer Übergangsphase, während Software-Anbieter updaten und Unternehmen ihre Prozesse anpassen. Langfristig könnte die Änderung jedoch die Digitalisierung im deutschen Zahlungsverkehr beschleunigen – und zeigen, wie sich Fiskal-Sicherheit mit moderner Geschäftspraxis vereinen lässt.

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