Finanzministerium verschärft Regeln für internationale Lohnsteuer

Ab dem neuen Jahr gelten in Deutschland strengere Vorschriften für die Besteuerung von Grenzgängern und entsandten Mitarbeitern. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat seine Verwaltungsgrundsätze aktualisiert und führt eine verbindliche Arbeitgeberbescheinigung ein.

Herzstück der Reform ist ein standardisiertes Formular: die Arbeitgeberbescheinigung über die Kostentragung. Dieses Dokument muss künftig als Nachweis dienen, welches Unternehmen welche Lohnbestandteile tatsächlich trägt. Die Bescheinigung ist ab 1. Januar 2026 verpflichtend und geht an die Finanzämter.

„Ohne dieses Formular droht der Verlust von Steuerbefreiungen“, warnt ein Steuerexperte. Besonders betroffen sind internationale Konzerne mit zahlreichen Entsendungen nach Deutschland. Ihre Lohnbuchhaltung muss nun detailliert nachweisen, welche Kosten zwischen Schwestergesellschaften weiterbelastet werden.

Ein zentraler Streitpunkt war bisher der wirtschaftliche Arbeitgeber. Nach alter Regelung führte die Weiterbelastung von Lohnkosten fast automatisch zur deutschen Steuerpflicht. Die neuen Richtlinien bieten hier mehr Spielraum.

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„Entscheidend ist nun der Grundsatz der Fremdvergleichspreise“, erklärt eine Steuerberaterin. Wenn Konzerne nachweisen können, dass ihre Verrechnungspreise marktüblich sind, gilt dies als Indiz gegen einen wirtschaftlichen Arbeitgeber in Deutschland. Das erleichtert die Steuerbefreiung – verlangt aber perfekte Dokumentation.

Rückwirkende Regelungen für „Garden Leave“

Erstmals regelt das BMF auch die Besteuerung von „Garden Leave“-Phasen. Gemeint sind bezahlte Freistellungen vor dem eigentlichen Arbeitsende, wie sie bei Managern üblich sind. Die neuen Vorgaben gelten rückwirkend ab 1. Januar 2025.

Unternehmen müssen daher ihre Lohnabrechnungen des vergangenen Jahres überprüfen. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen widerruflicher und unwiderruflicher Freistellung. Diese orientiert sich an aktueller Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs.

Was Unternehmen jetzt tun müssen

Die Frist drängt: Bis zur ersten Lohnabrechnung 2026 müssen die neuen Prozesse stehen. Global tätige Konzerne stehen vor mehreren Herausforderungen:

1. Software-Updates: Lohnbuchhaltungssysteme müssen das neue Bescheinigungswesen abbilden.
2. Prozessanpassung: Die Zusammenarbeit zwischen Steuer- und Personalabteilung muss enger werden.
3. Rückwirkende Prüfung: „Garden Leave“-Zahlungen aus 2025 müssen den neuen Regeln entsprechen.

„Das BMF setzt auf Formalisierung“, analysiert ein Steuerexperte. „Der inhaltliche Anspruch aus dem Doppelbesteuerungsabkommen reicht nicht mehr aus – entscheidend ist die korrekte Dokumentation.“

Steuerberater raten zu schnellem Handeln. In den letzten Tagen des Jahres sollten Unternehmen ihre Mobilitätsrichtlinien überarbeiten und die neuen Formulare implementieren. Andernfalls drohen doppelte Besteuerung für Mitarbeiter und Haftungsrisiken für Arbeitgeber.

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