Finanzamt verschärft Regeln für digitale Bewirtungsbelege

Ab sofort gelten verschärfte Vorgaben für die digitale Verarbeitung von Bewirtungsbelegen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) setzt damit die flächendeckende E-Rechnung in der Praxis durch – und stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen bei der steuerlichen Absetzbarkeit.

Die neuen, detaillierten Anforderungen basieren auf einem Grundsatzschreiben des BMF aus dem Spätjahr 2025 und aktuellen Steuerhinweisen. Sie betreffen alle Geschäftsbewirtungen ab dem 1. Januar 2025. Kern der Neuerung: Belege und der dazugehörige, selbst zu erstellende Eigenbeleg müssen durchgängig digital und revisionssicher verwaltet werden. Ein einfacher Scan der Restaurantrechnung genügt nicht mehr.

Die Vorgabe lautet „digital first“. Ein Bewirtungsbeleg muss entweder direkt digital vorliegen – etwa als strukturierte E-Rechnung – oder aus einem Papieroriginal digitalisiert werden. Der entscheidende Schritt folgt danach: Der Eigenbeleg, der Geschäftsanlass und Teilnehmer auflistet, muss digital erstellt und tamper-proof, also fälschungssicher, mit dem Restaurantbeleg verknüpft werden.

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Akzeptierte Methoden sind eindeutige Indexnummern, Barcodes oder die Integration in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Der gesamte Workflow muss zeitgestempelt und dokumentiert sein. Die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist verpflichtend.

Technische Hürden und Betragsgrenzen

Besonders streng sind die Regeln, wenn das Restaurant ein elektronisches Kassensystem nutzt. Der Beleg muss dann maschinell erstellt, elektronisch aufgezeichnet und durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) gesichert sein. Einfache Handschrift-Quittungen oder nicht-TSE-gesicherte Kassenbons reichen in diesen Fällen für den Steuerabzug nicht mehr aus.

Die Anforderungen an den Beleg selbst richten sich weiterhin nach der Höhe der Rechnung:
* Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro benötigen weniger Details, müssen aber klar Restaurant, Datum, konkret erhaltene Leistungen (z.B. „Tagesmenü 1“) und Gesamtbetrag ausweisen.
* Rechnungen über 250 Euro müssen zwingend die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Restaurants, eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Namen des gastgebenden Steuerpflichtigen enthalten. Fehlen diese Angaben, kann der komplette Aufwand steuerlich gestrichen werden.

Treiber ist die flächendeckende E-Rechnung

Die neuen Beleg-Regeln sind eine direkte Konsequenz aus der gesetzlich verpflichtenden E-Rechnung für B2B-Transaktionen, die seit 1. Januar 2025 in Deutschland gilt. Ziel sind effizientere Buchhaltung, weniger Steuerbetrug und moderne Geschäftsprozesse.

Während die Regeln für Bewirtungsbelege bereits gelten, gibt es für die allgemeine E-Rechnungspflicht großzügige Übergangsfristen:
* Bis 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen noch traditionelle Papierrechnungen oder per E-Mail versandte PDFs ausstellen.
* Kleine Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro haben sogar bis 31. Dezember 2027 Zeit.

Danach werden strukturierte elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zum verbindlichen Standard.

Unternehmen müssen jetzt handeln

Die Spezifikationen des BMF zwingen Unternehmen, die Digitalisierung eines alltäglichen Geschäftsprozesses konkret umzusetzen. Wer seine Workflows und Spesenmanagementsysteme nicht anpasst, riskiert den Verlust erheblicher Steuervorteile. Die Beweislast liegt klar beim Steuerpflichtigen.

Die Übergangsfristen für die allgemeine E-Rechnung bieten zwar Spielraum für systematische Umsetzung. Da die Regeln für Bewirtungsbelege aber schon heute gelten, ist eine umgehende Überprüfung der internen Prozesse dringend ratsam. Nur so lassen sich böse Überraschungen bei der nächsten Steuerprüfung vermeiden. Für Auslandsrechnungen zeigen die Finanzbehörden noch Pragmatismus – im Inland gilt der digitale Standard jedoch bereits.

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