Excel: Lösung für Stundenberechnungen über 24 Stunden

Schluss mit fehlerhaften Zeitberechnungen: Microsoft Excel limitiert standardmäßig Zeitrechnungen auf 24 Stunden – doch ein einfacher Formatierungs-Trick löst das Problem endgültig.

Für Projektmanager, Personaler und Freelancer ist es ein alltägliches Ärgernis: Excel addiert 12:45 und 15:30 Stunden und zeigt statt der korrekten 28:15 nur 4:15 an. Der Grund liegt in Excels Standard-Zeitbehandlung, die sich wie eine normale Uhr verhält und nach 23:59:59 wieder bei null anfängt.

Diese scheinbare Schwäche kann zu gravierenden Fehlern führen: Ein 31,5-Stunden-Projekt erscheint plötzlich als 7,5-Stunden-Aufgabe. Die Folgen reichen von falscher Lohnabrechnung bis hin zu komplett verschobenen Projektbudgets.

Dabei existiert seit Jahren eine einfache Lösung – man muss sie nur kennen.

Der Geheimcode: Eckige Klammern

Die Lösung verbirgt sich im Dialog „Zellen formatieren“ unter einem unscheinbaren Custom-Format: [h]:mm:ss. Die eckigen Klammern um das „h“ signalisieren Excel, die Gesamtstunden anzuzeigen statt nach 24 Stunden zu resetten.

So funktioniert’s:
– Zelle markieren mit der Zeitberechnung
– Rechtsklick ? „Zellen formatieren“
– Kategorie „Benutzerdefiniert“ wählen
– Format [h]:mm:ss eingeben

Das Ergebnis: Aus der irreführenden Anzeige „4:15“ wird die korrekte Summe „28:15“. Für reine Stunden-Minuten-Anzeigen genügt [h]:mm.

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Mitternacht-Problem gelöst

Ein weiterer Fallstrick lauert bei Schichtarbeit: Arbeitszeiten von 22:00 bis 6:00 Uhr ergeben in Excel negative Werte – dargestellt durch kryptische Rauten (####).

Die MOD-Funktion schafft Abhilfe:
=MOD(Endzeit-Startzeit;1) berechnet auch Zeiten über Mitternacht korrekt. Alternativ funktioniert: =WENN(Endzeit<Startzeit;Endzeit+1-Startzeit;Endzeit-Startzeit).

Für Gehaltsabrechnungen ist oft eine Dezimaldarstellung nötig: 8:30 Stunden werden durch Multiplikation mit 24 zu 8,5 Stunden.

Profi-Tricks für komplexe Projekte

Projektmanager können mit SUMMENWENN arbeitsplatzspezifische Stundenauswertungen erstellen. Die Formel addiert automatisch alle Stunden eines bestimmten Mitarbeiters oder Projekts – natürlich unter Berücksichtigung der 24-Stunden-Problematik.

Häufige Fehlerfallen vermeiden:
– Texteinträge wie „10 Stunden“ führen zu #WERT!-Fehlern
– ZEITWERT() konvertiert Text-Zeiten in Excel-kompatible Zahlen
– Konsistente Eingabeformate sind essentiell

Die korrekte Zeitberechnung wird besonders kritisch, wenn Power Query und VBA-Makros ins Spiel kommen. Automatisierte Workflows können Zeiterfassungsdaten aus verschiedenen Quellen importieren und verarbeiten – aber nur wenn die Grundformatierung stimmt.

Warum Excel-Profis gefragt bleiben

Trotz spezialisierter Zeiterfassungstools bleibt Excel der zentrale Datenknoten in den meisten Unternehmen. Wer die Tücken der Zeitberechnung beherrscht, kann nicht nur Fehler vermeiden, sondern auch komplexe Auswertungen erstellen, die automatisierte Tools oft nicht bieten.

Die steigende Integration von Excel mit Cloud-Diensten und KI-Tools macht dieses Grundlagenwissen sogar noch wertvoller. Denn auch die beste Automatisierung funktioniert nur mit korrekten Eingangsdaten – und dafür sorgt nach wie vor menschliche Expertise.