E-Rechnung: Was deutsche Firmen bis 2028 wissen müssen

Seit über einem Jahr gilt in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnung im Geschäftsverkehr. Doch viele Unternehmen profitieren noch von Übergangsfristen und einer entscheidenden Ausnahme.

Die digitale Rechnung ist für deutsche Unternehmen seit Januar 2025 gesetzliche Pflicht – zumindest beim Empfang. Beim Versand hingegen gelten noch großzügige Übergangsfristen. Eine besondere Regelung sorgt für Erleichterung: Rechnungen bis 250 Euro bleiben von der strengen Formatpflicht ausgenommen. Diese Ausnahme erleichtert Millionen kleiner Alltagstransaktionen.

Die aktuelle Lage: Empfangen muss, versenden darf

Grundlage der Neuregelung ist das Wachstumschancengesetz. Es definiert, was eine elektronische Rechnung überhaupt ist. Ein einfaches PDF-Dokument reicht nicht mehr aus. Stattdessen muss die Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, das dem europäischen Standard EN 16931 entspricht. In Deutschland sind vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) relevant.

Während die Pflicht zum Empfang dieser Rechnungen seit 2025 für alle Unternehmen im Geschäftsverkehr (B2B) gilt, wird die Pflicht zum Versand* gestaffelt eingeführt. Unternehmen mussten also zunächst ihre Systeme für den Eingang fit machen.

Die Umstellung auf strukturierte E‑Rechnungen ist komplex — Fehler bei Format, Übermittlung oder Archivierung verursachen Mehraufwand und können bei Prüfungen Probleme machen. Ein kostenloses E‑Book erklärt Schritt für Schritt, welche Formate (XRechnung, ZUGFeRD) zulässig sind, wie Sie Übermittlung und rechtssichere Archivierung einrichten und typische Fallstricke vermeiden. Mit praktischen Checklisten für die Übergangsfristen bis 2027/2028 und konkreten Praxistipps für Buchhaltungsteams. Jetzt kostenlosen E‑Rechnung-Leitfaden herunterladen

Gestaffelte Fristen: Wer wann umstellen muss

Der Gesetzgeber hat lange Übergangsfristen eingeräumt, um den operativen Aufwand zu mildern. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen noch Papierrechnungen oder einfache PDFs versenden – sofern der Empfänger einverstanden ist.

Für kleinere Unternehmen gilt eine noch längere Schonfrist. Firmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro haben Zeit bis zum 31. Dezember 2027. Danach ist Schluss: Ab dem 1. Januar 2028 wird die strukturierte elektronische Rechnung für nahezu alle nationalen B2B-Transaktionen verpflichtend.

Die entscheidende Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen

Eine pragmatische und häufig genutzte Ausnahme betrifft Kleinbetragsrechnungen. Nach § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) sind Rechnungen mit einem Bruttobetrag von bis zu 250 Euro von der Pflicht zum strukturierten elektronischen Format befreit.

Das bedeutet: Für diese kleinen Beträge können weiterhin Papier oder einfache PDFs verwendet werden. Diese Regelung entlastet die Verwaltung bei alltäglichen Geschäftsausgaben wie Büromaterial, Kraftstoff oder Restaurantbesuchen. Auch Fahrkarten im öffentlichen Nahverkehr (§ 34 UStDV) fallen unter Sonderregelungen.

Strategische Herausforderungen für die Wirtschaft

Das aktuelle System stellt Unternehmen vor eine doppelte Aufgabe: Sie müssen komplexe E-Rechnungen empfangen können, dürfen aber unter bestimmten Bedingungen noch einfachere Formate versenden. Das schafft strategischen Spielraum.

Das Hauptziel der Reform ist klar: Buchhaltungsprozesse straffen, Zahlungen beschleunigen und eine Grundlage für die digitale Steuererklärung schaffen, um Mehrwertsteuerbetrug effektiv zu bekämpfen. Die Kleinbetragsregelung verhindert, dass das System für geringwertige, aber häufige Transaktionen zu bürokratisch wird.

Unternehmen können sich so zunächst auf die Umstellung ihrer wertmäßig wichtigen Rechnungsströme konzentrieren. Für die vielen kleinen Beträge bleiben etablierte, einfachere Prozesse vorerst erhalten.

Der Countdown läuft: Jetzt auf 2028 vorbereiten

Die Uhr tickt. Mit dem Auslaufen der Übergangsfristen Ende 2027 wird der Handlungsdruck besonders für kleinere Unternehmen steigen. Die Vorbereitung umfasst mehr als nur den Kauf einer Software.

Firmen müssen ihre Workflows für digitale Verarbeitung und Archivierung anpassen und Mitarbeiter schulen. Experten raten dringend, nicht bis zur letzten Minute zu warten. Die flächendeckende E-Rechnung ist ein unumkehrbarer Schritt der Wirtschaftsdigitalisierung.

Die 250-Euro-Ausnahme bietet dauerhaft Luft im Kleingeschäft. Für alles darüber wird die elektronische, strukturierte Rechnung ab 2028 der neue Standard sein. Eine rechtzeitige Vorbereitung ist der Schlüssel für einen reibungslosen Übergang.

PS: Die Frist läuft — ab 2028 wird die strukturierte E‑Rechnung für nahezu alle B2B-Transaktionen Pflicht. Wer jetzt Versand- und Empfangsprozesse anpasst, spart Zeit und verringert Prüfungsrisiken. Dieses kostenlose E‑Book zeigt in klaren Schritten, wie Sie Versandpflichten, Archivierung und die 250‑Euro‑Ausnahme rechtssicher umsetzen, inklusive praktischer Vorlagen für Buchhalter und Steuerverantwortliche. Ideal für kleine und mittlere Unternehmen, die jetzt handeln wollen. Kostenloses E‑Rechnung-Bundle sichern