Desk-Sharing: Gerichte stärken Betriebsräte bei der Umsetzung

Deutsche Gerichte haben 2025 die Mitbestimmungsrechte bei der Einführung von Desk-Sharing klar definiert. Während das Konzept selbst kaum zu stoppen ist, können Betriebsräte die konkreten Ausgestaltungsregeln verhandeln.

Das Jahr 2025 markiert eine juristische Zäsur für die „New Work“-Praxis in deutschen Büros. Wie aktuelle Rechtsanalysen, darunter eine Jahresrückschau von Haufe vom 30. Dezember 2025, bestätigen, haben zentrale Gerichtsurteile die Spielregeln für Betriebsräte und Arbeitgeber beim Thema Desk-Sharing neu justiert. Die Rechte der Mitarbeitervertretungen wurden dabei in einigen Bereichen gestärkt, in anderen klar begrenzt.

Die neue Rechtslage: Konzept ja, Details auch

Der maßgebliche Richterspruch des Jahres stammt vom Landesarbeitsgericht (LAG) Baden-Württemberg (Az. 21 TaBV 7/24). Seine volle Wirkung entfaltete die Entscheidung aus dem Jahr 2024 erst im Verlauf des vergangenen Jahres, als sie zur zentralen Referenz für Arbeitsgerichte in ganz Deutschland avancierte.

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Die Rechtsprechung teilt das Desk-Sharing in zwei rechtliche Sphären: Die grundsätzliche Entscheidung zur Einführung ist oft eine unternehmerische Organisationsentscheidung, die nicht der Mitbestimmung unterliegt – sofern die Arbeit nicht grundlegend verändert oder die Gesundheit gefährdet wird. Ganz anders sieht es bei der konkreten Umsetzung aus. Hier greift das Mitbestimmungsrecht nach § 87 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz) voll. Dazu zählen „Clean Desk“-Policies, die Zuweisung von Schließfächern oder Regeln für persönliche Gegenstände.

„Effektive Betriebsräte konzentrieren sich 2025 darauf, strenge Gesamtbetriebsvereinbarungen auszuhandeln, die die Bedingungen des geteilten Arbeitsplatzes regeln, nicht seine Existenz“, analysieren die Anwälte von Hensche Arbeitsrecht in einem Update vom Dezember 2025.

Enge Grenzen für Sozialpläne bei Umbauten

Ein entscheidender Durchbruch für Arbeitgeber betrifft die Anspruchsgrundlage für Sozialpläne. Betriebsräte argumentieren häufig, Desk-Sharing stelle eine „Betriebsänderung“ nach § 111 BetrVG dar, die einen Sozialplan zum Ausgleich von Nachteilen erforderlich mache. Die Gerichte wurden hier 2025 restriktiver.

Wie aktuelle Zusammenfassungen zeigen, reicht die bloße Umstellung auf Desk-Sharing meist nicht aus. Nur bei signifikanten baulichen Maßnahmen oder einem substantiellen Personalabbau wird die Schwelle zur betriebsändernden Maßnahme überschritten.

Ein weiteres Urteil des LAG Baden-Württemberg (Az. 2 TaBV 2/25) vom September 2025 verschärfte die Lage für Betriebsräte zusätzlich: Ein nachträglich gewählter Betriebsrat kann einen Sozialplan für eine bereits eingeleitete Betriebsänderung nicht mehr rückwirkend erzwingen. Diese „Cut-off“-Regel ist besonders für wachsende Tech-Firmen oder Start-ups relevant, die Desk-Sharing einführen, bevor sich eine vollständige Betriebsratsstruktur etabliert hat.

Der Kampf um den „sauberen Schreibtisch“

Das größte Konfliktfeld des vergangenen Jahres war die „Clean Desk Policy“. Die tägliche Räumung des Schreibtisches ist keine reine Hausordnungssache mehr, sondern eine Frage des „Ordnungsverhaltens“ im Betrieb.

Der aktuelle Rechtskonsens ist klar: Arbeitgeber können strenge Clean-Desk-Regeln nicht einseitig durchsetzen. Die Mitbestimmungspflicht betrifft:
* Verbot persönlicher Gegenstände: Regeln gegen Fotos oder Pflanzen auf dem Tisch.
* Räumungsprotokolle: Zeitpunkt und Art der Schreibtischräumung.
* Lagerlösungen: Bereitstellung und Größe von Schließfächern.

Berichte aus der Praxis zeigen, dass Verhandlungen oft an diesen „Mikro-Details“ scheitern. Schlichtungsstellen werden zunehmend angerufen, um Streit über Schließfachgrößen oder Algorithmen der Buchungssoftware zu schlichten – nicht mehr über das Desk-Sharing-Konzept an sich.

Ausblick 2026: KI wird zum nächsten Streitthema

Für das kommende Jahr verlagert sich der Fokus der Mitbestimmung auf die Software, die Desk-Sharing steuert. Wie der Haufe-Jahresbericht andeutet, eröffnen KI-gestützte Buchungssysteme eine neue Front. Sie könnten bestimmte Mitarbeiter priorisieren oder Nutzungsdaten erfassen.

Betriebsräte werden voraussichtlich mehr Transparenz über die Funktionsweise der Buchungsalgorithmen und strenge Datenschutzgarantien fordern. Es gilt zu verhindern, dass sich unter dem Deckmantel der „Raumverwaltung“ ein System zur Anwesenheitskontrolle nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG etabliert. Die Software hinter den Schreibtischen wird zum nächsten großen rechtlichen Schlachtfeld.

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