BMF verschärft Regeln für Bewirtungsbelege ab 2025

Die elektronische Rechnung ist nun auch bei Geschäftsessen Pflicht – zumindest auf dem Papier. Das Bundesfinanzministerium hat gestern ein neues Schreiben veröffentlicht, das die steuerliche Behandlung von Bewirtungsaufwendungen im Zeitalter der E-Rechnung neu regelt. Die am 19. November 2025 datierte Verfügung (Aktenzeichen: IV C 6 – S 2145/00026/005/033) ersetzt die bisherigen Leitlinien aus dem Jahr 2021 und zieht eine klare Grenze: Was bis Ende 2024 galt, ist Geschichte.

Seit dem 1. Januar 2025 greift das Wachstumschancengesetz mit seiner verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich. Seitdem herrscht Unsicherheit: Reicht der klassische Thermobon vom Geschäftsessen noch aus? Das BMF liefert nun Antworten – und die dürften so manchen Buchhalter zum Umdenken zwingen.

Das Finanzministerium schafft klare zeitliche Verhältnisse. Bis zum 31. Dezember 2024 galten die bewährten Dokumentationsstandards des BMF-Schreibens vom 30. Juni 2021. Doch ab dem 1. Januar 2025 – also rückwirkend für die vergangenen elf Monate – greifen die verschärften Anforderungen der neuen Verfügung.

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Diese Rückwirkung ist kein Zufall. Das Ministerium will die steuerliche Praxis mit der gesetzlichen Realität in Einklang bringen. Der Kern der Neuregelung: der Nachweis für Betriebsausgabenabzüge. Während die 2021er-Richtlinie bereits digitalisierte Belege erlaubte, fordert die 2025er-Version nun knallhart: Bei inländischen B2B-Geschäften über 250 Euro muss die zugrundeliegende Rechnung den strukturierten E-Rechnungsformaten entsprechen – XRechnung oder ZUGFeRD 2.x sind Pflicht.

DATEV-Experten kommentierten die Veröffentlichung heute mit den Worten, das Rundschreiben „ergänzt die bisherigen Regelungen… mit Vorschriften aufgrund der Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung.” Das Signal ist klar: Die Hybrid-Phase, in der Papierbelege bei größeren Geschäftsessen noch durchgingen, ist vorbei.

Die 250-Euro-Grenze wird zur Scheidelinie

Für Unternehmen bedeutet das konkret: Der schnelle Geschäftslunch für 180 Euro bleibt unkompliziert. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen weiterhin als simple Belege – ob Papier oder Standard-PDF – ausgestellt werden, ohne gegen die E-Rechnungspflicht zu verstoßen. Hier gibt das BMF Entwarnung.

Doch beim edlen Geschäftsessen über 250 Euro wird es ernst. Das Ministerium verlangt nun explizit, dass die Bewirtungsrechnung den E-Rechnungsstandards entspricht, sofern das Restaurant technisch zur Ausstellung verpflichtet ist. Ein einfacher Thermodruck reicht für den Vorsteuerabzug eines 300-Euro-Dinner nicht mehr aus – es sei denn, er wird von einem strukturierten elektronischen Datensatz (XML) oder einer gültigen Hybrid-Rechnung begleitet.

Was viele nicht bedacht haben: Die Empfangsbereitschaft ist seit Januar 2025 Pflicht. Während Rechnungsaussteller noch Übergangsfristen bis Ende 2026 oder 2027 genießen (je nach Umsatz), müssen Empfänger bereits jetzt E-Rechnungen verarbeiten können. Das BMF-Schreiben stellt klar: Bietet ein Restaurant eine E-Rechnung an, muss der Geschäftskunde sie annehmen und korrekt verarbeiten – sonst droht der Verlust der Steuerabzugsfähigkeit.

Der Eigenbeleg wird digital

Die Dokumentationspflicht für Teilnehmer, Anlass und Datum bleibt bestehen. Neu ist jedoch: Das BMF präzisiert, wie diese ergänzenden Informationen digital mit den strukturierten E-Rechnungsdaten zu verknüpfen sind, um einen prüfungssicheren Nachweis zu schaffen.

Unter den 2021er-Regeln war ein eingescannter Papierbeleg mit handschriftlichem Eigenbeleg Standard. Die 2025er-Richtlinien drängen auf volldigitale Workflows. Übermittelt ein Restaurant eine XRechnung für eine Firmenveranstaltung, muss das buchende Unternehmen die erforderlichen Bewirtungsdetails – Namen der Teilnehmer, geschäftlicher Grund – direkt an diesen Datensatz in seinem ERP- oder Buchhaltungssystem anhängen.

Die rückwirkende Anwendbarkeit hat eine praktische Konsequenz: Unternehmen sollten überprüfen, ob ihre größeren Bewirtungsaufwendungen aus 2025 durch konforme E-Rechnungen belegt sind – oder unter die Übergangsregelungen für Aussteller fallen. Mit dem Jahresabschluss vor der Tür wird diese Kontrolle zur Pflichtübung.

Branche forderte Klarheit – BMF liefert

Die Veröffentlichung erfolgt nach monatelangem Drängen von Wirtschaftsverbänden. Während 2025 schwebte die Frage im Raum, ob das Gastgewerbe – notorisch langsam bei der Digitalisierung – Sonderregelungen erhalten würde. Die FAQ-Updates aus Ende 2024 hatten bereits angedeutet, dass auch „Barverkäufe” nicht von den allgemeinen E-Rechnungsregeln ausgenommen werden, sofern sie die Kleinbetragsgrenze überschreiten.

Steuerberater begrüßen die Publikation. „Die Ablösung des 2021er-Schreibens war angesichts der gesetzlichen Änderungen überfällig”, so Branchenbeobachter. „Unternehmen haben nun ein definitives Handbuch, wie sie die strengen Missbrauchsregeln des § 4 Abs. 5 EStG mit der modernen Realität von XML-Rechnungen vereinen können.”

Allerdings lastet die Beweislast nun auf den Compliance-Teams. Die Trennung der Regeln – altes Schreiben bis 31. Dezember 2024, neues danach – vereinfacht zwar Betriebsprüfungen für Vorjahre, verlangt aber einen sauberen Schnitt in den Buchhaltungspraktiken für das laufende Jahr.

Automatisierte Prüfungen drohen

Mit strukturierten Daten nun offiziell in die Bewirtungsbeleg-Regeln integriert, dürften künftige Betriebsprüfungen verstärkt automatisierte Tools einsetzen. Das Finanzamt kann dann digital verifizieren, ob die Felder „Bewirtungsgrund” und „Teilnehmer” ausgefüllt sind und ob das zugrunde liegende Rechnungsformat der gesetzlichen Anforderung entspricht.

Der klassische Bewirtungsbeleg – eine der letzten Bastionen komplexer Mixed-Media-Dokumentation in der deutschen Steuerlandschaft – wird damit endgültig ins digitale Zeitalter katapultiert. Unternehmen sind gut beraten, ihre Reisekosten- und Spesenrichtlinien umgehend zu aktualisieren und Mitarbeiter anzuweisen, bei hochpreisigen Geschäftsessen auf ordnungsgemäße E-Rechnungen zu bestehen.

Denn eines ist sicher: Das BMF hat die Messlatte höher gelegt – und die nächste Betriebsprüfung kommt bestimmt.

Hinweis: Dieser Artikel basiert auf den zum 20. November 2025 verfügbaren behördlichen Richtlinien. Steuergesetze können sich ändern. Unternehmen sollten spezifische Fälle mit ihren Steuerberatern abstimmen.

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