App-Kassen: Neue Regeln für Taxameter und digitale Kassensysteme

Für Taxi- und Mietwagenunternehmen gelten seit Jahresbeginn verschärfte Regeln. Die jüngste Änderung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) stellt klar: Auch app-basierte Systeme müssen nun die strengen Vorgaben für elektronische Aufzeichnungen erfüllen. Das betrifft insbesondere digitale Taxameter und Wegstreckenzähler. Der Gesetzgeber schließt damit eine Lücke und reagiert auf die fortschreitende Digitalisierung im Dienstleistungssektor.

Die Unsicherheit für viele Betriebe ist beendet. Eine Verordnung vom 14. Januar 2026 präzisiert, dass App-Systeme, die als EU-Taxameter oder Wegstreckenzähler fungieren, vollständig unter die Abgabenordnung fallen. Für Unternehmen, die vor 2021 noch auf ältere Technik setzten, lief zudem eine Übergangsfrist aus. Die neuen, verbindlichen Anforderungen sind damit für alle gleichermaßen gültig. Die zentrale Botschaft: Digitale Buchführung muss lückenlos und manipulationssicher sein.

Herzstück der Sicherheit: Die zertifizierte TSE

Die Kernforderung bleibt die technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Jede Transaktion muss durch dieses vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte Modul lückenlos und fälschungssicher protokolliert werden. Jeder Beleg erhält eine einzigartige Signatur. Für mobile und App-basierte Lösungen bieten sich zwei Wege an:

• Hardware-TSE: Ein physisches Modul (z.B. USB-Stick) für etwa 200 bis 300 Euro mit fünf Jahren Zertifizierung.
• Cloud-TSE: Eine softwarebasierte Lösung, besonders flexibel für Apps. Die Signatur erfolgt über gesicherte Rechenzentren, typischerweise zu monatlichen Kosten von 10 bis 20 Euro.

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Compliance geht über die reine Technik hinaus

Die TSE ist nur ein Teil der Pflichten. Unternehmen müssen weiterhin die Grundsätze der GoBD einhalten. Dazu zählt die seit 2020 geltende Belegausgabepflicht – unmittelbar nach dem Geschäftsvorfall, in gedruckter oder digitaler Form.

Ebenso entscheidend ist die Bereitstellung der Daten für Betriebsprüfungen. Das Kassensystem muss die Aufzeichnungen im standardisierten Format DSFinV-K exportieren können. Finanzbeamten wird so eine effiziente Prüfung ermöglicht. Verstöße gegen diese Vorgaben können empfindliche Bußgelder und geschätzte Nachforderungen zur Folge haben.

Sofortiger Handlungsbedarf für betroffene Unternehmen

Die Botschaft des Gesetzgebers ist eindeutig: Steuerhinterziehung im digitalen Raum wird konsequent bekämpft. Unternehmen mit app-basierten Kassensystemen müssen jetzt aktiv werden. Sie sollten umgehend prüfen, ob ihre Software und Prozesse den neuen Anforderungen genügen.

Softwareanbieter stehen in der Pflicht, konforme Lösungen anzubieten. Unternehmer sollten das Gespräch mit ihren Dienstleistern suchen und sich die Konformität schriftlich bestätigen lassen. Angesichts möglicher unangekündigter Prüfungen ist eine lückenlose Verfahrensdokumentation unerlässlich. Die Konsultation eines Steuerberaters wird dringend empfohlen, um rechtliche Risiken zu minimieren.