Was ist bei einer Geschäftsreise zu beachten?

 
Quelle: Unsplash.com

Was bedeutet "geschäftlich reisen"?

Bei einer Dienstreise unternehmen Mitarbeiter Reisen aus beruflichen Gründen. Die Arbeit verrichtet der Arbeitnehmer in diesem Zusammenhang nicht in der Arbeitsstätte, sondern beispielsweise auf Messen oder Tagungen. Die Kosten für die Geschäftsreise trägt der Arbeitgeber.

Doch aufgepasst: Bestehen keine festen Regeln, sind Missverständnisse nicht auszuschließen. So sollten Unternehmen ihre individuellen Reiserichtlinien im Vorfeld detailliert festlegen und transparent kommunizieren. Die Grundlagen zu Reiserichtlinien erarbeitet das Unternehmen im Idealfall, bevor die erste Geschäftsreise absolviert wird.

Was gilt als Dienstreise?

Alle Reisetätigkeiten, die aus beruflichen Gründen erfolgen, gelten als Dienstreisen. Jedoch ist es von Bedeutung, die Dienstreise und den Dienstgang zu unterscheiden. Bei dem Dienstgang sucht ein Arbeitnehmer ein Ziel in der näheren Umgebung des Firmenstandortes auf. Dies kann zum Beispiel im Rahmen eines Kundentermins erfolgen.

Bei einer Dienstreise dagegen nimmt der Arbeitnehmer geschäftliche Termine wahr, indem er größere Wegstrecken zurücklegt. Dabei kann es sich zum Beispiel um einen Kundentermin in einem anderen Bundesland oder Land handeln.

Welche Arten von Geschäftsreisen gibt es?

• Firmenveranstaltungen und Konferenzen: Mitarbeiter unternehmen eine Geschäftsreise, um an einem Workshop, einem Seminar oder einem Networking-Event teilzunehmen. Die Teilnahme an den Veranstaltungen dient der persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung des jeweiligen Angestellten und bietet außerdem die Chance, sich mit Kollegen, Dienstleistern und Kunden zu vernetzen.
• Niederlassungen der Firma: International agierende Unternehmen verfügen über mehrere Standorte. Ausgewählte Mitarbeiter wie Teamleads besuchen die Niederlassungen. Durch die Geschäftsreisen stellen sie sicher, dass die Unternehmensstandorte zielführend agieren. Ferner dient ein Besuch einer Niederlassung dazu, strategische Maßnahmen im Rahmen eines Meetings zu besprechen und Projekte zu beurteilen.
• Firmenreisen: Um den Zusammenhalt der Teams zu stärken, bieten einige Unternehmen Firmenreisen an, die als Geschäftsreisen verbucht werden. Durch gemeinsame Aktivitäten können insbesondere Remote-Mitarbeitende ein Gefühl für die Gemeinschaft entwickeln und persönlich mit ihren Kollegen in Kontakt treten.
• Kundenbesprechungen: Mitarbeiter realisieren Reisen, um Kunden oder Interessenten persönlich aufzusuchen. In einigen Ländern gelten persönliche Treffen als obligatorisch. Dies trifft beispielsweise auf Japan zu. Virtuelle Meetings sind hier nicht gern gesehen. Um Vertrauen aufzubauen und eine nachhaltige starke Kundenbeziehung aufrechtzuerhalten, müssen Mitarbeiter deswegen regelmäßig Dienstreisen in Kauf nehmen.
• Messen: In vielen Branchen dienen Messen als essenzieller Vertriebskanal und wichtiges Werkzeug im Direktvertrieb. Hier stellen Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen vor, verwandeln Interessierte in Neukunden und festigen die Beziehungen zu Bestandskunden. Gleichzeitig nutzen Unternehmen Messen, um die Markenbekanntheit zu erhöhen. Bei B2C-Messen verfolgen Mitarbeiter das Ziel, ihre Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen. Bei B2B-Messen hingegen steht der Aufbau eines Netzwerkes im Vordergrund.
• Langfristige Entsendungen: Um ein Projekt zu realisieren, kann es sich lohnen, Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum in ein anderes Land zu entsenden. Dies kann ebenfalls dazu dienen, Geschäftsbeziehungen aufzubauen oder Wissen weiterzugeben. Im Gegensatz zu kurzfristigen Dienstreisen gehen Entsendungen mit einem hohen zeitlichen Aufwand einher. Denn der Umzug muss organisiert und realisiert werden. Außerdem sollte das Unternehmen den Mitarbeiter dabei begleiten, sich einzugewöhnen.
• Bleisure-Reisen: Möchte der Mitarbeiter seine Geschäftsreise mit einem privaten Urlaub verbinden, handelt es sich um eine Bleisure-Reise, einem Zusammenschluss aus den Bezeichnungen “business travel” und “leisure travel”. Der Vorteil: Bieten Unternehmen die Möglichkeit, berufliche Reisen zu verlängern, um interessante Orte zu entdecken, kann sich die Bereitschaft der Mitarbeiter erhöhen, Geschäftsreisen anzutreten.

Warum haben Geschäftsreisen eine hohe Bedeutung für Unternehmen?

Dienstreisen entscheiden über den Unternehmenserfolg? Viele Unternehmen messen den Geschäftsreisen einen hohen Stellenwert bei. Denn durch Geschäftsreisen erhalten Verantwortliche die Chance, persönlich mit Kunden und Geschäftspartnern in Kontakt zu treten und ein starkes Netzwerk aufzubauen. Sie halten die Beziehung zu Externen aufrecht.

Gleichzeitig nehmen Sie an Events teil, die in anderen Bundesländern oder Ländern stattfinden. Durch die Teilnahme an Messen, Unternehmertreffen und weiteren Veranstaltungen können Sie die Markenbekanntheit erhöhen und die Brand präsent halten.

Dienstreise: Das zählt als Arbeitszeit

Die schlechte Nachricht vorweg: Es ist es nicht gesetzlich geregelt, was als Arbeitszeit auf Dienstreisen gilt. Jedes Unternehmen entwirft deswegen eigene Regeln und richtet sich darüber hinaus nach dem Arbeitsschutzgesetz.

In der Folge können Kundentermine, Besprechungen, Meetings und Geschäftsessen als Arbeitszeit gewertet werden. Aber auch Gespräche und Telefonate, die aus beruflichen Gründen erfolgen, fallen häufig in die Arbeitszeit.

Damit Mitarbeiter die Vorgaben ihres Arbeitgebers einhalten können, müssen die geltenden Regeln klar kommuniziert werden. Im Idealfall stehen schriftliche Leitfäden zur Verfügung, die Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig abrufen können.

Wie erfolgt die Abrechnung einer Geschäftsreise?

Als Faustregel gilt: Der Arbeitgeber trägt die Kosten für die Dienstreisen seiner Mitarbeiter. Dabei kann dieser die Reise als Betriebsausgaben verbuchen. In vielen Fällen erstellt der Mitarbeiter nach der Dienstreise eine schriftliche Reisekostenabrechnung. Diese legt der Mitarbeiter seinem Arbeitgeber oder Vorgesetzten vor.

Wichtig ist, dass die Reisekostenabrechnung zentrale Aspekte wie den Zeitpunkt der Dienstreise, die Fahrtkosten, die Übernachtungskosten und Spesen enthält.

Neben den Fahrt- und Übernachtungskosten übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für:

• Telefongebühren,
• Parkgebühren,
• Trinkgelder bei Geschäftsessen,
• Mautgebühren.

Nutzt der Mitarbeiter sein eigenes Fahrzeug auf Dienstreisen und greift nicht auf öffentliche Verkehrsmittel zurück, berücksichtigt dieser eine Kilometerpauschale von 30 Cent pro Kilometer. So gelingt es dem Angestellten, einen finanziellen Ausgleich für die Abnutzung und die Benzinkosten zu erlangen.

Reisevorbereitung: Wie organisiere ich eine Geschäftsreise?

Zunächst bestimmt der Mitarbeiter das Reiseziel und die Reisedauer. Im zweiten Schritt legt dieser fest, mit welchem Transportmittel er anreist. Dabei kann es sich um ein Flugzeug, die Bahn oder den Firmenwagen handeln. Aber auch der private Pkw kann bei einer Dienstreise eingesetzt werden, sofern die Firmenrichtlinien dies erlauben.

Anschließend erfolgt die Absprache mit den Geschäftspartnern oder Kunden. Dann erstellt der Mitarbeiter einen umfassenden Ablaufplan. Die Basis für diesen Plan bilden die Reiserichtlinien des Unternehmens.

Obendrein ist es von Bedeutung, die Unterkunft zu buchen und eine To-Do-Liste zu erstellen. Durch eine Auflistung der benötigten Dokumente verschafft sich der Mitarbeiter einen strukturierten Überblick über die notwendigen Erledigungen und verhindert, wichtige Unterlagen zu vergessen.

Unter Umständen ist es sinnvoll, eine Vertretung zu organisieren oder Aufgaben an andere Mitarbeiter zu übergeben. Die Bestimmung der Vertretung und die Einweisung durch den Mitarbeiter sollten rechtzeitig erfolgen. So erhält die Vertretung die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen.

 

Das Fazit – aus beruflichen Gründen reisen

Tritt ein Mitarbeiter eine Reise aus beruflichen Gründen an, handelt es sich um eine Dienstreise. Diese kann erfolgen, um an Messen oder weiteren Events teilzunehmen, Firmenstandorte aufzusuchen oder Kundenbesprechungen zu realisieren. Aber auch Firmenreisen, langfristige Entsendungen und Bleisure-Reisen zählen zu den Geschäftsreisen.

Um feste Regeln zu kommunizieren, entwerfen Unternehmen Reise-Leitlinien. Diese sollten möglichst detailliert ausfallen und jederzeit zugänglich sein. Mitarbeiter wie Büroangestellte richten sich bei der Organisation ihrer nächsten Reise nach den Grundsätzen der Firma.