Mannheim - Wenn es im Unternehmen nicht rund läuft - zum Beispiel aufgrund von Umsatzrückgängen durch lange Wartezeiten - braucht es die Expertise einer Unternehmensberatung.

In vielen Unternehmen ist die Arbeitsbelastung in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen, was die Prozesse oft in Mitleidenschaft zieht und die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten messbar erhöht. In der Folge kommt es zu vermehrten Wartezeiten auf Kundenseite. Doch während Verzögerungen oft als unvermeidlich erscheinen, sollten sie keineswegs unterschätzt werden - schließlich leidet darunter nicht nur die Kundenzufriedenheit, auch können sie zu regelrechten Gewinnkillern werden, die zu erheblichen Umsatzrückgängen führen. "Die Ursache für die meisten Probleme, mit denen Unternehmen zu kämpfen haben, liegt in den Prozessen", erklärt Katja Holzhey, Gründerin und Geschäftsführerin der Holzhey-Consulting GmbH. "Sie stellen das operative Geschäft dar und sorgen idealerweise für effiziente Abläufe. Ist das nicht der Fall, kann es passieren, dass viele Aufgaben zwar begonnen, aber nicht abgeschlossen werden."

"Indem wir für effiziente Abläufe sorgen, können wir Zeitfresser® und Geldfresser® ausschalten", fährt die Unternehmensberaterin fort. "Auf diese Art und Weise verhelfen optimale Prozesse Unternehmen zu mehr Transparenz, kürzeren Wartezeiten und gesteigerter Profitabilität." Genau dieser Aufgabe hat sich Katja Holzhey als Business-Mentorin verschrieben: Durch ihr Mentoring-Programm sorgt sie bei kleinen und mittelständischen Unternehmen für optimale Prozessstrukturen. Sie ist also keine klassische Unternehmensberaterin, obwohl sie während ihrer Tätigkeit für Porsche, AMG und Daimler umfangreiche Expertise in diesem Bereich gesammelt hat. Statt nur den traditionellen Ansatz zu verfolgen, möchte sie wirklich etwas bewegen, indem sie Unternehmern dabei hilft, Zeitfresser® und Geldfresser® in Geld zu verwandeln. Das gelingt ihr, indem sie Geschäftsmodelle transformiert - und sie auf diese Art und Weise zukunftsfähig macht.

Die Auswirkungen von Wartezeiten auf den Unternehmenserfolg

In der heutigen Zeit, in der nahezu alles digital und sofort verfügbar ist, haben Wartezeiten einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens. Kunden sind es gewohnt, dass ihre Wünsche und Bedürfnisse praktisch in Echtzeit erfüllt werden. Die Verfügbarkeit von Services und Lieferdiensten, die Bestellungen innerhalb kürzester Zeit direkt vor die Haustür bringen - so zum Beispiel im Falle des US-Giganten Amazon, der die Ware meist innerhalb von 24 Stunden liefert - hat die Erwartungen an schnelle Bedürfnisbefriedigung deutlich gesteigert. Dadurch werden Wartezeiten zu einem kritischen Faktor, den Unternehmen in ihrem Geschäftsmodell auf keinen Fall ignorieren sollten. Andernfalls kann es zu erheblichen Umsatzrückgängen kommen.

Katja Holzhey über die versteckten Kosten von Verzögerungen in Unternehmen

"Nehmen wir ein konkretes Beispiel", sagt Katja Holzhey. "Einer meiner Kunden führte einen Prozess-Workshop durch. Dabei stellte er fest, dass die reine Bearbeitungszeit für eine bestimmte Aufgabe lediglich 15 Minuten beträgt. Allerdings dauerte es durchschnittlich 28 Stunden, bis der gesamte Prozess abgeschlossen war. Solche Verzögerungen können sowohl den Cashflow negativ beeinflussen als auch die Kunden unzufrieden machen."

Insbesondere die beschriebene Diskrepanz zwischen Bearbeitungs- und Durchlaufzeit kann in diesem Zusammenhang erhebliche Auswirkungen haben. Die Bearbeitungszeit ist die Zeit, die tatsächlich für die Ausführung einer bestimmten Tätigkeit benötigt wird. Die Durchlaufzeit bezieht sich dagegen auf die Gesamtdauer des Prozesses von Anfang bis Ende. In vielen Fällen sind es die Wartezeiten und Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Prozessschritten, die die Durchlaufzeit erheblich verlängern.

Lösungen gegen lange Wartezeiten und ineffiziente Abläufe

Der angesprochene Prozess-Workshop gab schließlich einen transparenten Einblick in den Prozess. Mitarbeiter und Verantwortliche konnten so verstehen, warum derartige Verzögerungen überhaupt zustande kommen. "Diese faktenbasierte Erkenntnis lässt viele erst einmal schlucken", erklärt Katja Holzhey. "Schließlich setzt dies eine Art von Betroffenheit frei, die letztlich in der Bereitschaft resultiert, etwas zu ändern." Anhand eines konkreten Maßnahmenplans müssen dann die einzelnen Problemstellen identifiziert und eliminiert werden.

"Entscheidend dabei ist, die Prozessoptimierung nicht im Alleingang vornehmen zu wollen, sondern das gesamte Team einzubeziehen", so die Expertin. Schließlich ist ein Team, das gemeinsam Lösungen erarbeitet, oft motivierter als ein Team, das lediglich von oben herab Anweisungen erhält. Zusätzlich lassen sich potenzielle Probleme im Team deutlich schneller erkennen. Katja Holzhey klärt auf: Nur so verschwenden Unternehmer endlich keine Zeit mehr und nur so kann es gelingen, Zeitfresser® und Geldfresser® zu eliminieren und so die Wartezeiten im Unternehmen zu verkürzen. Das stärkt letztlich nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter, sondern vor allem die Kundenzufriedenheit und führt so auch zu einer Erhöhung der Gewinnmargen.

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