Landshut - Die digitale Transformation verspricht mehr Effizienz und höhere Produktivität - sie stellt Unternehmen aber auch vor neue Herausforderungen.

Unternehmen beginnen die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse in der Regel mit einer gehörigen Portion Optimismus. Endlich können veraltete und ineffiziente Abläufe optimiert und modernisiert werden - die Zukunft sieht rosig aus. In manchen Fällen trügt der Schein jedoch: Das Projekt Digitalisierung läuft allmählich aus dem Ruder und gerät immer weiter in Schieflage - die Beteiligten wollen dies aber nicht wahrhaben. "Grundsätzlich ist Begeisterung für Neues gut und richtig. Bei Digitalisierungsinitiativen sorgt sie allerdings gelegentlich dafür, dass Probleme übersehen, verklärt oder verdrängt werden. Dies kann auf lange Sicht hohe Kosten verursachen oder sogar das ganze Projekt zum Scheitern verdammen", warnt Christian Bäcker, Geschäftsführer der Proven-Impact GmbH.

"Wer die Lösung kleiner Probleme aufschiebt, riskiert immer, dass sich daraus größere Probleme ergeben. Die Verantwortlichen sollten daher stets objektiv in ihrer Beurteilung des Projektverlaufs bleiben und Warnsignale mit dem gebührenden Ernst behandeln", betont der Experte weiter. Christian Bäcker ist seit mehr als 20 Jahren als Berater im Bereich Prozessoptimierung tätig und konnte in dieser Zeit unzählige Unternehmen aus verschiedensten Branchen erfolgreich bei der digitalen Transformation und der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten begleiten. Aus seinen Erfahrungen entstand unter anderem auch die "Back on Track"-Methode, mit der Christian Bäcker und sein Team entgleiste Projekte doch noch retten und sie auf Erfolgskurs bringen.

Chancen der Digitalisierung erkennen

Dass die Digitalisierung mittlerweile aus keinem Unternehmensalltag mehr wegzudenken ist, ist den Entscheidungsträgern in der Regel durchaus bewusst. Dennoch sehen viele von ihnen den tatsächlichen Nutzen entsprechender Maßnahmen und Prozesse nicht: Statt alte Strukturen aufzubrechen und Prozesse zukunftsfähiger zu gestalten, verharren sie in ihren bisherigen Prozessen und verpassen damit entscheidende Chancen. "Ähnlich verhielt es sich schon vor langer Zeit, als es um den Bau des ersten Autos ging", erzählt Christian Bäcker. "Auch hier wurden die neuen Gegebenheiten schier ignoriert und stattdessen ein Auto nach Vorbild einer Kutsche gebaut - und das, obwohl es mittlerweile viel bessere Möglichkeiten gab." Unternehmen sollten diesen Fehler nicht machen und die Möglichkeiten und Chancen der Digitalisierung anerkennen, um Projekte so von Beginn an in die richtigen Bahnen zu lenken.

Christian Bäcker: Realität und Effizienz statt Individualität

Geraten Projekte dennoch in Schieflage, ist es in den meisten Fällen schwer, Verzögerungen und Probleme bei der digitalen Transformation auf einen einzelnen Faktor zurückzuführen - es handelt sich schließlich um ein komplexes Anliegen, bei dem viele der Beteiligten Neuland betreten. "Tatsächlich teilen sich viele Unternehmen ein bestimmtes Grundproblem: Haben sie die Möglichkeiten und Chancen digitaler Prozesse einmal erkannt, streben sie vor allem nach Einzigartigkeit", erklärt Christian Bäcker. "Was in vielen anderen Bereichen sinnvoll ist, bricht vielen Digitalisierungsprojekten am Ende das Genick."

So versuchen zahlreiche Entscheidungsträger, individuelle Lösungen zu finden, verzetteln sich auf ihrem Weg zum Ergebnis aber so sehr, dass ihre Projekte in Schieflage geraten und sogar zu scheitern drohen. "Sehen wir uns auch in diesem Zusammenhang die Automobilindustrie an: Indem viele deutsche Hersteller schier unendliche Konfigurationsmöglichkeiten anbieten, wird der Bestellprozess zwar zu einer tollen Experience, die Fertigung wird dadurch allerdings nur ungleich komplizierter. Schließlich entstehen so viele Abhängigkeiten in den Lieferketten, was die Produktionszeit messbar in die Länge zieht und sie auf Monate oder manchmal sogar Jahre verlängert", erzählt Christian Bäcker. "Tesla hingegen macht es besser: Zwar gibt es hier deutlich weniger Konfigurationsmöglichkeiten, die Autos können aber in nur wenigen Wochen, manchmal sogar Tagen ausgeliefert werden." Das Beispiel zeigt: Individualisierung bringt nicht nur Vorteile, sondern sorgt in vielen Fällen für Chaos. Unternehmen und Entscheidungsträger sollten daher auf Standard-nahe Lösungen setzen und diese verbessern, anstatt im Verkünsteln ihrer Projekte unterzugehen.

Betriebsblindheit überwinden und mit professioneller Unterstützung Lösungen finden

Wichtig dabei ist, die Lösung in den eigenen Unternehmenskontext zu integrieren - denn nur so lassen sich am Ende die besten Ergebnisse generieren. Genau dies kommt jedoch oftmals in der Praxis zu kurz. So werden die Mitarbeiter, die am meisten von den Auswirkungen der Initiative betroffen sind, häufig kaum in die Planung und Implementierung einbezogen. Zusammen mit der anfänglichen Euphorie unter den Entscheidungsträgern führt dies zu einer Situation, in der es schwerfällt, Probleme anzusprechen - selbst wenn diese zunehmend offensichtlich werden. "Keiner will den Enthusiasmus der anderen am Projekt Beteiligten dämpfen", erklärt Christian Bäcker. "Darum kommt es manchmal vor, dass jeder von einem Problem weiß, aber niemand offen darüber spricht - Probleme werden also kurzerhand verdrängt und unter den Teppich gekehrt, anstatt gemeinsam nach Lösungen zu suchen."

Dauert ein solcher Zustand an, wird es mit der Zeit immer schwerer, intern zu einer effektiven Lösung zu finden. "Selbst ein unscheinbares Problem kann enormen Aufwand nach sich ziehen, wenn es nicht rechtzeitig bewältigt wird", mahnt Christian Bäcker. "Deshalb sollte schon frühzeitig ein externer Spezialist hinzugezogen werden, der das Unternehmen bei der Lösungsfindung begleitet und in Schieflage geratene Projekte wieder auf die richtige Spur führt." Auf diese Weise, so der Experte, erhalten die Verantwortlichen eine objektive Einschätzung der Situation, die ihnen dabei hilft, die eigene Betriebsblindheit zu überwinden und die tatsächlichen Probleme zu erkennen.

Eine Möglichkeit dazu bietet die Proven-Impact GmbH mit ihrer eigens entworfenen "Back on Track"-Methode - einem Ansatz, der auf ganzheitliche Aufarbeitung des Status quo und der Reibungspunkte in Projekten der digitalen Transformation setzt und sich in der Business-Welt schon mehrfach bewährt hat. "In der Zusammenarbeit mit unseren Kunden verschaffen wir uns zunächst Klarheit über die Kernanforderungen und Fokusbereiche", erklärt Christian Bäcker. "Dadurch sind wir in der Lage, den Kunden effektiv dabei zu unterstützen, seine Prioritäten zu ordnen, Fehlerquellen zu identifizieren und Maßnahmen zur Rettung der Projekte einzuleiten."

Mit der "Back on Track"-Methode Projekte vor dem Aus retten

Die Vision der Stakeholder steht dabei für die Experten von Proven-Impact immer im Mittelpunkt. Deshalb erfolgt ein großer Teil der Aufarbeitung in zwei Workshops, in denen Christian Bäcker und sein Team mit den Projektverantwortlichen die Kernprobleme herausarbeiten und die Basis für zielführende Lösungsansätze schaffen. "Indem wir als neutrale Partei die Beteiligten zusammenbringen, erleichtern wir den konstruktiven Austausch - anstelle von Schuldzuweisungen kommen so die wirklichen Ursachen der Probleme zum Vorschein", so Christian Bäcker. "Das ermöglicht es uns, effektive Lösungsvorschläge zu liefern und gemeinsam mit den involvierten Parteien an der Umsetzung zu arbeiten."

Dennoch muss zunächst der Wille zur Lösungsfindung vorhanden sein, wie der Experte betont. "Nur wer offen anerkennt, dass ein Problem besteht, kann die ersten Schritte in Richtung einer Lösung wagen. Probleme sollten also keinesfalls verdrängt oder aufgeschoben werden. Denn: Je früher ein Unternehmen auf uns zukommt, desto größer ist die Chance, dass wir seine Probleme erfolgreich sowie nachhaltig lösen und in Schieflage geratene Projekte doch noch retten können", so Christian Bäcker abschließend.

Hat auch Ihr Unternehmen Schwierigkeiten dabei, seine Prozesse digital abzubilden oder ist Ihr laufendes Digitalisierungsprojekt in Schieflage gekommen? Christian Bäcker hilft Ihnen, Lösungen zu finden - melden Sie sich noch heute bei den Experten der Proven-Impact GmbH und lassen Sie sich unverbindlich beraten!

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