Kaiserslautern - In zahlreichen Unternehmen werden Entwicklungsprojekte oftmals mit traditionellen Methoden angegangen, die nicht selten zu Überschreitungen von Zeit- und Budgetrahmen führen.

"Zu den häufigsten Ursachen zählen mangelnde Kommunikation innerhalb der Teams, unzureichende Projektplanung und -überwachung sowie die Vernachlässigung von Kundenfeedback in den frühen Entwicklungsphasen. Diese Faktoren führen nicht nur zu ineffizienten Arbeitsabläufen, sondern auch zu Produkten, die den Marktbedürfnissen nicht gerecht werden", erklärt Dr. Sebastian Adam, Experte für Softwarelösungen im Anforderungsmanagement. Warum immer noch so viele Entwicklungsprojekte ihre Zeit- und Budgetziele verfehlen, erfahren Sie hier.

Warum traditionelle Methoden in einer technologisch schnelllebigen Welt versagen

Viele Unternehmen sind in ihren Zielen hochmotiviert - doch plötzlich erscheint die Umsetzung schwierig. Trotzdem halten viele Betriebe noch immer an traditionellen Methoden fest und glauben, dass das, was bisher funktioniert hat, auch weiterhin Erfolg verspricht. Doch die Zahlen beweisen das Gegenteil: Die durchschnittliche Zeitüberschreitungsquote in Projekten liegt deutschlandweit bei 222 Prozent, während die Projektkosten um 189 Prozent überschritten werden. Die Folge: Über 10 Milliarden Euro gehen der deutschen Wirtschaft jedes Jahr durch Qualitäts- und Effizienzmängel in Entwicklungsprojekten verloren.

Gründe für nicht erreichte Ziele

Es sind immer wieder die gleichen Punkte, die zu diesen Überschreitungen führen und es wird sich nichts daran ändern, solange das Verständnis dafür fehlt. "Schlechte" Projekte können nämlich verschiedenste Gründe haben:

Mangelnde Kommunikation innerhalb der Teams: Unklare Informationsweitergabe oder unzureichende Kommunikation zwischen den Teammitgliedern können zu Missverständnissen, Verzögerungen und Inkonsistenzen führen. Häufig steigt die Fehleranfälligkeit auch gerade wegen den in Projekten eingesetzten Tools, wie den vermeintlich praktischen Office-Produkten wie Word und Excel. Eine Zusammenarbeit an diesen Dokumenten im Sharepoint erscheint solange praktisch, bis dann eine Person mit einer veralteten Version des Dokuments weiterarbeitet und dies nicht bemerkt. Leider keine Seltenheit, den Überblick zu verlieren, bei einer Masse an Dokumenten und zugehörigen Versionen. Die Konsequenz sind Informationen, die nicht auf dem aktuellen Stand sind, entweder erneut überarbeitet werden müssen oder zu schwerwiegenden Fehlern führen, die mitunter nicht mehr rückgängig gemacht werden können.

Unrealistische Planung und Erwartungen: Wer kennt es nicht? Das letzte Projekt war ein voller Erfolg, es wurden nur die Budgetziele minimal überschritten. Das nächste Projekt wird dann häufig mit viel Motivation und übermäßig optimistischer Zeit- und Kostenprognose angegangen. Doch so besteht wieder ein erhöhtes Risiko für Überschreitungen. Realistische Planung und Erwartungsmanagement sind entscheidend, um die Wahrscheinlichkeit von Fehleinschätzungen zu reduzieren.

Fehlende oder schlecht definierte Anforderungen: Unvollständige, widersprüchliche oder unklare Anforderungen führen zu Missverständnissen, Fehlern und Verzögerungen. Unvollständige Anforderungen können zu Fehlinterpretationen und unerwarteten Problemen führen, während Änderungen in den Anforderungen, wenn nicht transparent nachvollziehbar, Verzögerungen und Kosten verursachen können. Eine gründliche Anforderungsanalyse und Validierung sind daher wichtig, um Probleme im Entwicklungsprozess zu vermeiden und um sicherzustellen, dass die Anforderungen die tatsächlichen Bedürfnisse der Stakeholder erfüllen. In vielen Unternehmen fehlt es jedoch noch immer an Erfahrung und Wissen, wie man Anforderungen richtig definiert und verwaltet.

Missverstandene Kundenwünsche: Oftmals haben Kunden selbst ein begrenztes Verständnis ihrer Anforderungen. Zwar senden sie hunderte Seiten an Dokumentation über die Anforderungen an das jeweilige Produkt, doch die Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Anforderungen sind ihnen selbst häufig unklar und werden entsprechend schnell unterschätzt. Eine angemessene Einbindung der Kunden in den Anforderungsprozess reduziert das Risiko von Missverständnissen und sorgt dafür, dass das Endprodukt ihren Erwartungen entspricht.

Change-Management-Probleme: Die Wichtigkeit dieses Themas wächst mit der Größe und Komplextität des Projektes und Produktes. Änderungen im Projektumfang oder den Anforderungen sind dabei keine Seltenheit. Deshalb ist es umso wichtiger, die jeweilige Änderung transparent zu verwalten. Ziel sollte es sein, auch noch Jahre später die Änderungen nachvollziehen zu können. Auf diese Weise können Unternehmen die Auswirkungen wie Zeit- und Kostenüberschreitungen minimieren.

Wie kann es besser laufen?

Der erste Schritt ist, sich Probleme einzugestehen, aber gleichzeitig auch offen für Verbesserungen zu sein. Denn sowohl Schulungen als auch geeignete Tools für das Anforderungsmanagement können fast alle dieser Probleme automatisch umgehen. Durch professionelle RM-Tools wird eine kollaborative Arbeitsweise ermöglicht und die Fehlerquote minimiert, da alle Informationen zentral gespeichert, ständig aktualisiert werden und in einem einheitlichen Wording und Format vorliegen, sodass keine Inkonsistenzen auftreten können.

Eine Arbeitsassistenz in diesen Tools verbessert nicht nur die Qualität der Anforderungen, indem sie auf Widersprüche hinweist und Änderungen detailliert nachverfolgt werden können, sondern gibt auch Empfehlungen ab, wie die nächsten Arbeitsschritte aussehen sollten und welche Anforderungen weiter ausformuliert werden müssen. Wichtig ist jedoch vor allem, dass das Management die Relevanz solcher Tools erkennt. Wenn das Management immer nur an traditionellen Arbeitsmethoden festhält, nicht die erforderlichen Ressourcen bereitstellt und allgemein nicht offen gegenüber Veränderungen ist, kann dies die Leistung des Teams stark beeinträchtigen und das Projekt gefährden.

Über Dr. Sebastian Adam:

Excel-Tabellen im Anforderungsmanagement sind in vielen mittelständischen Unternehmen noch das Mittel der Wahl. Dabei kann man kaum von Effizienz sprechen. Mit dem richtigen Werkzeug hingegen kann dieser Aufwand um einiges reduziert werden. Das Stichwort lautet: Intelligentes Anforderungsmanagement. Dr. Sebastian Adam hat sich zum Ziel gemacht, für diesen Bereich smarte Lösungen zu entwickeln. Die OSSENO Software GmbH unterstützt ihre Kunden täglich dabei, Projekte besser zu strukturieren, zu verwalten und zu optimieren. Mehr Informationen unter: https://www.osseno.com

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