Hannover - Hohe Betriebskosten und steigende Büropreise zwingen Unternehmen, sich intensiv mit der Frage auseinanderzusetzen: Lohnt es sich noch, Mitarbeiter ins Büro zu holen, oder ist Remote-Arbeit die bessere Wahl? Neben den direkten Kosten kommen auch Themen wie technische Ausstattung und Teamgeist ins Spiel.

Remote-Arbeit senkt zwar Fixkosten, doch die Rechnung ist nicht so einfach, wie es zunächst scheint. Die Herausforderung liegt darin, nicht nur die offensichtlichen Kosten zu betrachten, sondern auch die Auswirkungen auf Zusammenarbeit und Kultur. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Faktoren wirklich den Unterschied machen.

Remote vs. Office: Welche Arbeitsform lohnt sich langfristig?

Im modernen Unternehmertum steht häufig die Frage im Raum, ob der Betrieb als Remote-Unternehmen oder im klassischen Büro-Modell geführt werden sollte. Einige Unternehmen haben bereits eine Remote-Struktur etabliert, andere orientieren sich an hybriden Modellen. Vor allem angesichts steigender Fixkosten wie Mieten und Unterhalt von Büroräumen sehen viele Unternehmen im dauerhaften Home-Office eine flexiblere Lösung. Auf ein Remote-Arbeitsmodell umzustellen, erscheint insbesondere für Firmen attraktiv, die bereits eine hohe Anzahl an Mitarbeitenden und laufenden Kosten haben.

Beide Modelle haben jedoch ihre Vor- und Nachteile. Während Remote-Arbeit viele finanzielle Vorteile bieten kann, wie etwa die Einsparung von Büroflächen, gibt es auch Herausforderungen, die häufig übersehen werden. Neben finanziellen Aspekten stehen auch kulturelle und organisatorische Fragen im Raum. Die Entscheidung, ob und in welchem Umfang Remote-Arbeit sinnvoll ist, hängt oft von individuellen Zielen und aktuellen Marktbedingungen ab.

Kostenersparnis und globaler Talentzugang: Die Vorteile von Remote-Arbeit

Bei der Betrachtung der Kostenaspekte von Remote-Arbeit im Vergleich zum klassischen Büro fallen zunächst die Mietkosten ins Auge: Während Unternehmen mit Büros regelmäßig hohe Ausgaben für Miete und Unterhalt der Räumlichkeiten haben, entfallen diese Kosten bei Remote-Teams weitgehend. Selbst wenn ein kleiner Standort für gelegentliche Treffen beibehalten wird, sind die Fixkosten im Remote-Modell deutlich geringer, was ein klarer finanzieller Vorteil sein kann.

Darüber hinaus bietet die Remote-Arbeitsweise einen weiteren entscheidenden Vorteil: den Zugang zu einem größeren Talentpool. In Zeiten des Fachkräftemangels können Unternehmen durch die Möglichkeit, Mitarbeitende unabhängig vom Standort einzustellen, sowohl national als auch international Talente rekrutieren. So lassen sich beispielsweise qualifizierte Marketing-Experten aus Ländern wie Portugal finden, die nicht nur gute Arbeit leisten, sondern oft auch geringere Gehaltsvorstellungen haben.

Herausforderungen und versteckte Kosten der Remote-Arbeit

Remote-Arbeit bietet klare finanzielle Vorteile, insbesondere durch den Wegfall von Mietkosten. Doch bei näherer Betrachtung zeigt sich, dass auch das Remote-Modell mit Herausforderungen und versteckten Kosten verbunden ist. Besonders die erwähnten internationalen Mitarbeiter, die zwar oft günstiger sind, erfordern zusätzliche Verwaltungsaufwände, etwa durch steuerliche Regelungen in ihren jeweiligen Ländern. Die Nutzung von spezialisierten Plattformen zur Abwicklung dieser Prozesse kann schnell mehrere hundert Euro im Monat kosten. So relativiert sich der finanzielle Vorteil bei den Gehältern, insbesondere da innerhalb Deutschlands das Gehaltsniveau für remote arbeitende Angestellte kaum niedriger ist als bei Mitarbeitern vor Ort.

Auch die Recruiting-Kosten verändern sich durch Remote-Arbeit. Zwar erlaubt ein globaler Bewerberpool eine größere Auswahl an Talenten, doch um den Teamzusammenhalt aufrechtzuerhalten, müssen Remote-Teams verstärkt auf Teamevents setzen. Solche Treffen, wie zum Beispiel Workations, können sehr kostspielig sein: Bei vierteljährlichen Events für ein Team von 20 bis 30 Personen können Übernachtungen, Verpflegung und Aktivitäten leicht 50.000 Euro kosten. Diese Summen, verteilt auf mehrere Events im Jahr, entsprechen oft den Mietkosten eines Büros. Im normalen Büroalltag sind solche großen Events nicht erforderlich, da die Mitarbeiterkultur durch das tägliche Miteinander bereits aufgebaut wird.

Hinzu kommt, dass diese Ausgaben steuerlich nicht absetzbar sind. Mitarbeiter-Events wie Workations werden vom Finanzamt als geldwerte Vorteile betrachtet, was bedeutet, dass sie versteuert werden müssen. Viele Unternehmen übersehen dieses Risiko und laufen Gefahr, versehentlich Steuerhinterziehung zu begehen - dann sind alle bisher eingesparten Kosten ohnehin irrelevant. Büros hingegen bieten eine kalkulierbare, festere Kostenstruktur, die weniger mit solchen unerwarteten Steuerproblemen verbunden ist. Letztlich zeigt sich, dass Remote-Arbeit zwar Potenzial zur Kosteneinsparung hat, diese aber durch höhere Verwaltungs- und Eventkosten schnell wieder aufgewogen werden können.

Fazit

Zusammenfassend haben sowohl Remote- als auch Office-Arbeitsmodelle ihre Vor- und Nachteile. Während Remote-Arbeit durch Einsparungen bei der Miete punkten kann, entstehen oft zusätzliche Kosten für Verwaltung und Teamevents, die die Einsparungen relativieren. Auch bei den Personalkosten gibt es kaum signifikante Unterschiede, lediglich das Recruiting ist im Remote-Modell häufig etwas günstiger. Insgesamt gleichen sich die Kosten beider Modelle häufig aus. Wichtiger als rein finanzielle Überlegungen sind jedoch straffe Prozesse und eine gute Organisation, um Remote-Arbeit erfolgreich zu gestalten. Zudem darf der Wert von Teamdynamik und Gemeinschaftsgefühl nicht unterschätzt werden - der reine Kostenspargedanke sollte nicht der ausschlaggebende Faktor für die Wahl des Arbeitsmodells sein.

Über Robert Giebenrath:

Robert Giebenrath ist Gründer der RG Finance GmbH, externer CFO und Unternehmensberater. Er unterstützt gemeinsam mit seinem Experten-Team deutsche Wachstumsbetriebe dabei, eine optimale finanzielle Planung inklusive Absicherung umzusetzen. Hierfür greifen die Finanzprofis der RG Finance GmbH auf ein ausgeklügeltes Controlling- und Risikomanagement-System für eine sichere Skalierung zurück. Mehr dazu erfahren unter: https://www.rg-finance.de/

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