Hannover - Excel mag ein gutes Hilfsmittel für viele Aufgaben sein - doch wenn es um das Lead-Management geht, hat das Tool seine Grenzen.

Um heutzutage als Unternehmen erfolgreich zu sein, ist es entscheidend, eine starke Kundenbindung aufzubauen. Das Customer Relationship Management (CRM), unterstützt durch eine geeignete Softwarelösung, spielt daher in jeder Vertriebsabteilung eine entscheidende Rolle. Dennoch greifen viele Betriebe auf Excel-Listen zurück, um ihre Vertriebs-Leads zu verwalten. Das liegt daran, dass große CRM-Softwarelösungen für kleine und mittelständische Unternehmen oft nicht effizient nutzbar sind. Sie sind zwar leistungsstark, erfordern jedoch meist Fachkenntnisse und sind im Set-up fehleranfällig - besonders für Anfänger. Die lange Einrichtungsphase ist ein weiterer Nachteil, der letztendlich zu Umsatzeinbußen führen kann. Excel punktet im Vergleich dazu mit seiner einfachen Bedienung. Jedoch ist das Tool nicht als umfassende CRM-Lösung konzipiert. "Manuell geführte Listen können bis zu einem gewissen Punkt nützlich sein", sagt Marvin Flenche, der Gründer und Geschäftsführer der A&M Sales Solutions GmbH. "Bei zunehmender Datenmenge werden sie jedoch schnell unübersichtlich."

"Auf lange Sicht können die vermeintliche Kostenersparnis und unmittelbare Zugänglichkeit zu erheblichen Problemen führen", fährt der Experte fort. "Zudem fehlen die umfangreichen Möglichkeiten der Automatisierung, Auswertung und Filterung der Datensätze, die CRM-Systeme bieten." Marvin Flenche hat die Probleme erkannt: Mit umsatz.io hat er eine Lösung entwickelt, die die Benutzerfreundlichkeit einer Excel-Tabelle mit den Funktionen einer CRM-Software kombiniert. Dadurch ermöglicht er es auch kleinen und mittelständischen Unternehmen, das volle Potenzial ihres Vertriebs auszuschöpfen, höhere Umsätze zu generieren und das Wachstum ihres Betriebs kontinuierlich voranzutreiben. Die Anwendungsmöglichkeiten von umsatz.io sind vielfältig, da das CRM-System leicht zu bedienen ist und individuell konfiguriert werden kann. Dadurch hebt sich die Softwarelösung deutlich von anderen CRM-Systemen ab. Was im Vertrieb in Zusammenhang mit dem Einsatz eines CRM-Systems bares Geld kostet, veranschaulicht Marvin Flenche anhand der folgenden fünf Fehler.

Fehler 1: Nicht erfasste Kundeninteraktionen

Ein entscheidender Fehler im Vertrieb besteht darin, Kundenkontakte nicht systematisch zu erfassen. Jegliche Form der Kommunikation, sei es durch Anrufe, E-Mails oder Besprechungen, sollte im CRM-System festgehalten werden. Schließlich kann das Fehlen einer zentralen Aufzeichnung zu einem unvollständigen Kundenverständnis führen, was wiederum den Kundenservice beeinträchtigt. Unvollständige Informationen resultieren nicht selten in ineffizienten Abläufen, Missverständnissen und fehlerhaften Entscheidungen, was letztendlich zu Umsatzverlusten führen kann.

Fehler 2: Mangelnde Prozessautomatisierung

Das Versäumnis, wiederkehrende Vertriebsaufgaben zu automatisieren, resultiert nicht selten in ineffizienten Prozessen und unnötigen Fehlern. Ein gutes CRM-System sollte daher die Automatisierung von Aufgaben wie die Nachverfolgung von Leads und das Erstellen von Angeboten ermöglichen. Durch die Automatisierung können Vertriebsmitarbeiter mehr Zeit auf strategische Aktivitäten verwenden, was nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Fehleranfälligkeit minimiert.

Fehler 3: Fehlendes Vertriebs-Controlling

Außerdem riskieren Unternehmen finanzielle Einbußen, wenn sie kein CRM-System verwenden, um den Verkaufsfortschritt in Echtzeit zu überwachen. Ein umfassendes Vertriebs-Controlling-System ermöglicht es Unternehmen nicht nur, klare Verkaufsziele zu setzen, sondern hilft auch dabei, die Leistung des Vertriebsteams zu messen und zu optimieren. Ohne eine solche Kontrolle kann es passieren, dass der Vertrieb ineffizient arbeitet, Chancen übersehen werden und letztendlich Umsatz verloren geht.

Fehler 4: Mangelnde Terminvereinbarung

Ein weiterer kostspieliger Fehler ist das Fehlen eines integrierten Terminplanungssystems im CRM-System. Die Implementierung eines solchen Systems ermöglicht es Kunden und Interessenten, einfach und automatisch Meetings oder Besprechungen mit dem Vertriebsteam zu planen. Flexible Terminoptionen verbessern nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern steigern auch die Effizienz des Vertriebsteams, was zu mehr geschlossenen Deals und letztendlich zu höheren Einnahmen führt.

Fehler 5: Nicht integrierte Kommunikation

Die fehlende Integration von Kommunikationstools wie E-Mail-Diensten oder Chat-Systemen in das CRM-System kann zu einer unübersichtlichen Kommunikation führen. Das beeinträchtigt nicht nur die interne Zusammenarbeit im Vertriebsteam, sondern auch die Kommunikation mit den Kunden. Eine zentrale Kommunikationsplattform ermöglicht hingegen allen Beteiligten, den Überblick zu behalten und effizienter miteinander zu kommunizieren.

Wer seinen Vertrieb auf das nächste Level heben und teure Einbußen vermeiden will, sollte die genannten Fehler daher dringlichst vermeiden und auf eine korrekte Arbeit mit dem CRM-System achten.

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