Hannover - Ab einer gewissen Größe können Unternehmer ihre Firma nicht mehr alleine leiten - dann muss eine sogenannte zweite Führungsebene etabliert werden, die Teile der Verantwortung übernimmt.

Viele Unternehmen beginnen als One-Man-Show - der Gründer und Geschäftsführer übernimmt alle Aufgaben und ist für alles verantwortlich. Doch das darf nicht der Dauerzustand bleiben, zumindest dann nicht, wenn das Unternehmen skalieren soll. Steigende Umsätze sind schließlich nur durch steigende Angebote zu erreichen, und diese können nur von mehreren Mitarbeitern hergestellt oder durchgeführt werden. Irgendwann müssen Geschäftsführer dann Verantwortlichkeiten abgeben, andernfalls nehmen die Aufgaben des Alltags überhand und die Unternehmer finden keine Zeit mehr, um ihre Führungsaufgaben zu erledigen. "Ohne zweite Führungsebene bleibt ein Unternehmen ewig auf demselben Level stehen und ist nicht mehr in der Lage, weiter zu wachsen. Ambitionierte Geschäftsführer sollten sich demnach nicht fragen, ob sie Führungskräfte benötigen, sondern vielmehr, wann der beste Zeitpunkt ist, um Verantwortung abzugeben und zu delegieren", erklärt Robert Giebenrath.

"Doch genau das stellt viele Unternehmer mental vor Schwierigkeiten - einerseits, weil es ihnen schwerfällt, Kontrolle abzugeben, andererseits aber auch, weil sie nicht so recht wissen, wie sie eine zweite Führungsebene aufbauen sollen. Hier kommen wir ins Spiel", führt der Finanzexperte weiter aus. Als externer CFO betreut er mit seinem Team der RG Finance GmbH die Finanzen von über 65 Wachstumsunternehmen in ganz Deutschland. Mittlerweile gehören der Firma 25 Mitarbeiter an, und Monat für Monat kommen zwei bis vier weitere Angestellte hinzu. Dadurch kennt Robert Giebenrath beide Seiten: die Kundenperspektive, die er in der täglichen Arbeit mit erfolgreichen Unternehmen erfährt, sowie die Erfahrungen, die er mit seinem eigenen Unternehmen - das eine effiziente zweite Führungsebene beinhaltet - sammelt. Dadurch kann er Betroffene besonders umfassend beraten und sie beim Aufbau einer zuverlässigen zweiten Führungsebene unterstützen.

Der richtige Zeitpunkt für eine zweite Führungsebene

Die meisten Unternehmer fragen sich, wann der richtige Zeitpunkt ist, um eine zweite Führungsebene aufzubauen - eine durchaus berechtigte Frage, schließlich ist das Wachstum des Unternehmens ein fließender Prozess. Klar ist: Zunächst starten die meisten Unternehmer allein und übernehmen alle anfallenden Aufgaben vom Vertrieb bis zum Marketing selbst. Nach und nach kommen Mitarbeiter hinzu, die in spezifischen Bereichen unterstützen, zum Beispiel in der Kundenabwicklung. Solange es sich um einen Mitarbeiter handelt, braucht es selbstverständlich keine zusätzliche Führungskraft. Bei zwanzig Mitarbeitern hingegen wurde der beste Zeitpunkt für zusätzliche Führungskräfte verpasst, denn diese können unmöglich sinnvoll und effizient vom Geschäftsführer alleine betreut werden. Den richtigen Zeitpunkt, um Verantwortung abzugeben hat man bei drei bis sieben Mitarbeitern erreicht.

Die Struktur einer zweiten Führungsebene

Die einfachste Möglichkeit, eine zweite Führungsebene aufzubauen, ergibt sich aus der Unternehmensstruktur selbst. In der Regel befinden sich unter der Geschäftsführung verschiedene Funktionsbereiche: Dazu gehören zum Beispiel die Administration oder das Marketing. Außerdem verfügt jeder Betrieb über eine Fulfillment-Abteilung. Das kann die Produkt Supply Chain bei einem E-Commerce-Unternehmen sein oder die Dienstleistungserbringung bei einer Agentur. Sobald in einer Abteilung mindestens vier Mitarbeiter tätig sind, empfiehlt es sich, einen davon zum Abteilungsleiter zu machen oder eine zusätzliche Führungskraft in dieser Abteilung einzustellen.

Ein alternativer Weg zur Etablierung einer zweiten Führungsebene ergibt sich, wenn der Geschäftsführer bereits im ersten Schritt Führungskräfte anstatt Mitarbeiter einstellt. Diese können sich ihr Team dann selbst zusammenstellen und entscheiden, wer in welcher Position arbeitet. Dabei entstehen mitunter sehr leistungsstarke Teams, diese Vorgehensweise birgt jedoch auch Risiken: Zum einen sind erfahrene Führungskräfte mit hohen Gehältern verbunden, die gerade kleinere Unternehmen in der Regel nicht finanzieren können. Zum anderen zeigt sich die Kompetenz einer Führungskraft erst im Laufe der Zeit. Deshalb eignet sich dieses Modell eher für Hyper-Growth-Startups mit erheblicher Finanzierung oder erfahrene Seriengründer.

Zielgerichtete Kontrolle der Führungskräfte: Methoden und Maßnahmen

Für eine effiziente Kontrolle der Arbeit von Führungskräften eignen sich sogenannte Key Performance Indicators (KPIs) und Zielsetzungen. Dabei legt der Geschäftsführer Ziele für verschiedene Zeiträume fest, die die Führungskraft erreichen soll. Die KPIs sind dabei eindeutig messbare Vorgaben: zum Beispiel die Gewinnung von 30 neuen Leads, 10 neuen Kunden und eine Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit von über 7,5 von 10 innerhalb eines Monats. Zielsetzungen hingegen sind umfangreichere Aufgaben, etwa der Aufbau eines funktionierenden E-Mail-Marketingsystems im kommenden Quartal.

Damit die Geschäftsführung einen Überblick über die laufenden Geschäfte behält und bei negativen Entwicklungen rechtzeitig eingreifen kann, sollten Führungskräfte monatlich eine Gewinn- und Verlustrechnung vorlegen. Zudem sorgen operatives, tägliches und wöchentliches Monitoring sowie das monatliche Finanzcontrolling für eine effektive und effiziente Steuerung und Kontrolle der zweiten Führungsebene. Weitere Kontrollsysteme können bei Bedarf individuell auf Unternehmen angepasst werden.

Möchten auch Sie Ihr Unternehmen auf das nächste Level bringen? Dann vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch mit Robert Giebenrath von der RG Finance GmbH!

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