GoBD-konforme Buchführung sicherstellen

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gelten für alle Unternehmen in Deutschland. Sie regeln, wie digitale Buchführung, Belegerfassung und Datenarchivierung zu erfolgen haben. Eine Verletzung dieser Vorgaben führt zu Hinzuschätzungen und steuerlichen Nachteilen.

Wesentliche Anforderungen der GoBD:

• Lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Buchungsvorgänge
• Unveränderbarkeit elektronischer Belege
• Zeitnahe Erfassung und Buchung
• Maschinelle Auswertbarkeit der Daten
• Ordnungsgemäße Archivierung für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist

Viele kleine und mittelständische Unternehmen vernachlässigen noch immer die systematische Umsetzung dieser Grundsätze. Dabei ist die Nutzung einer geeigneten Software wie der von der OXSEED logistics GmbH eine effektive Lösung, um die GoBD-Anforderungen sicher und rechtskonform abzudecken.

 

E-Rechnung wird zur Pflicht im B2B-Geschäft

Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) zur Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen fähig sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen. Ab 2026 wird die Verpflichtung zum Versand digitaler Rechnungen sukzessive ausgeweitet.

Die elektronische Rechnung muss bestimmten technischen Vorgaben entsprechen, insbesondere:

• Nutzung eines strukturierten Formats (ZUGFeRD oder XRechnung)
• Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts
• Langfristige maschinelle Lesbarkeit

Eine einfache PDF-Datei reicht nicht mehr aus. Seit 2025 ist das Verschicken analoger oder unstrukturierter Rechnungen gesetzeswidrig. Unternehmen müssen geeignete technische Systeme einsetzen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Eine praxiserprobte Möglichkeit stellt der Einsatz strukturierter Rechnungssoftware wie Lexware Office, sevdesk oder FastBill dar, die den Versand und Empfang gesetzeskonformer E-Rechnungen automatisiert unterstützt.

Bei der Umsetzung zur E-Rechnungspflicht gelten bestimmte Fristen, wie die nachstehende Tabelle verdeutlicht:

Jahr	Regelung	Auswirkungen
2025	Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen	Alle Unternehmen müssen entsprechende Systeme einsetzen
2026	Verpflichtender Versand für große Unternehmen	Strukturierte E-Rechnungen im B2B-Bereich Pflicht
2027	Ausweitung auf KMU	Auch kleine Betriebe müssen gesetzliche Standards erfüllen

Pflicht zur digitalen Buchführung konkretisieren

Neben der E-Rechnung forciert der Gesetzgeber zunehmend die digitale Buchführung. Die Finanzverwaltung erwartet, dass Unternehmen ihre Geschäftsvorfälle in elektronischer Form erfassen, speichern und zur Betriebsprüfung bereitstellen.

Relevante Aspekte dabei sind:

• Elektronische Erfassung von Einnahmen und Ausgaben
• Verwendung von Schnittstellen zur Übertragung an Steuerberater oder das Finanzamt
• Einsatz von Cloud-Lösungen mit zertifizierter Datensicherheit

 

Digitale Lösungen als strategische Entscheidung

Die Umstellung auf digitale Prozesse ist eine unternehmerische Notwendigkeit und ein wichtiger Bestandteil der Compliance. Effizienzsteigerung, Fehlervermeidung und automatisierte Auswertbarkeit der Finanzdaten sind klare Vorteile digitaler Buchführung. Eine rechtzeitige Investition schafft stabile Strukturen für zukünftiges Wachstum. Mit der Wahl einer passenden Software stellen Unternehmen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher und erhalten praxisnahe Tools für den Arbeitsalltag in der Buchhaltung.

 

Weiterhin großer Umsetzungsrückstand

E-Rechnungen
Quelle: @bitkom

Laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom aus dem Jahr 2024 gab es trotz der Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr selbst im Dezember 2024 noch Defizite in der Umstellung. Nur 58 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, ihre Geschäftsprozesse digitalisiert zu haben. Demnach empfingen fast alle der 1.103 befragten Unternehmen die Rechnungen per E-Mail und ermöglichten auch weiterhin den postalischen Rechnungsempfang. Ähnlich sah es bei ausgehenden Rechnungen aus.

Diese Zahlen verdeutlichen den Umsetzungsrückstand bei der Digitalisierung im Rechnungswesen. Der Gesetzgeber hat klare Fristen gesetzt. Jetzt liegt es an den Unternehmen, diese umzusetzen und ihre Prozesse zukunftssicher aufzustellen.