Düsseldorf - Die GmbH zählt zu den beliebtesten Unternehmensformen - auch aufgrund ihrer steuerlichen Vorteile: Doch ihre Gründung erfordert eine sorgfältige Vorbereitung.

Die Unternehmensgründung ist eine Hürde, der sich viele angehende Gründer gegenübersehen: Welche Unternehmensstruktur ist für sie die beste und was gibt es zu bedenken? Dabei gilt die GmbH, kurz für Gesellschaft mit beschränkter Haftung, als besonders beliebt. Zurecht, schließlich bietet diese Unternehmensform entscheidende Vorteile: Beispielsweise ist im Gegensatz zu Einzelunternehmen oder Personengesellschaften mit bis zu 50 Prozent Steuersatz lediglich mit einem Steuersatz von etwa 30 Prozent zu rechnen. Darüber hinaus ist die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt. "Die GmbH zählt damit unweigerlich zu den häufigsten Unternehmensformen. Doch bei ihrer Umsetzung gilt es einiges zu beachten, um folgenschwere Fehler zu vermeiden", erklärt Ali Doygun von GoldmanTax - Die Steuerkanzlei.

"Mit nur wenigen Stellschrauben ist es möglich, die Gründung nicht nur korrekt zu gestalten, sondern vor allem effektiv und zeitsparend", ergänzt sein Geschäftspartner Soufian El Morabiti, Head of Tax bei GoldmanTax. Während Soufian El Morabiti lange als Berater für Großkonzerne tätig war, verfügt Ali Doygun über eine fundierte Erfahrung bei der Beratung mittelständischer Betriebe. Mit GoldmanTax haben sie ihre Expertise gebündelt, um mittelständischen Unternehmen mit den legalen Steuerstrategien der Großkonzerne zu einer geringeren Steuerlast zu verhelfen - dabei spielt auch die passende Unternehmensform eine Rolle. Gemeinsam haben sie bereits mehr als 4.000 Mandanten bei der Gründung unterstützt. Worauf es bei der Gründung einer GmbH ankommt, haben Ali Doygun und Soufian El Morabiti im Folgenden zusammengefasst.

Schritt 1: Basics klären

Schon vor der eigentlichen Gründung gibt es einige Aspekte zu beachten: Gründer müssen in erster Linie sicherstellen, ob sie alle gesetzlichen Regelungen rund um die Gründung einer GmbH und zugrundeliegende Gesetzestexte kennen. Zu klären ist außerdem, wie viele Gründungsmitglieder es gibt, wer Geschäftsführer wird und wie der Gesellschaftsvertrag gestaltet werden soll. Auch muss klar sein, ob das benötigte Stammkapital in Höhe von 25.000 Euro bereits zur Verfügung steht und wie es eingebracht wird. Wer sich bereits im Vorfeld über derlei Aspekte Gedanken macht, spart später wertvolle Zeit, die im Gründungsprozess anderweitig benötigt wird.

Schritt 2: Wahl des Firmennamens

Der Name ist das Aushängeschild des Unternehmens - er repräsentiert also das Unternehmen nach außen und sollte sowohl bei Kunden als auch Geschäftspartnern im Gedächtnis bleiben. Zusätzlich gilt es einige Besonderheiten zu beachten: So ist die Bezeichnung "GmbH" in den Firmennamen aufzunehmen - entweder in Kurzform oder in Kombination mit dem Firmennamen. Denkbar sind Fantasie-, Sach- oder Namensfirmen sowie Mischformen. Die IHK hilft dabei, zu prüfen, ob der Name bereits genutzt wird. Beachtlich ist, dass der gewünschte Name nicht etwa schon geschützt ist. Ob man seinen Firmennamen dann selbst schützen möchte, liegt bei einem selbst. Eine Überlegung ist es jedoch wert, denn man weiß nie, wo die Reise hingeht. Auch bietet es sich an, zugehörige Domains im Internet zu prüfen. Schließlich ist der beste Name nutzlos, wenn die Sichtbarkeit im Netz durch bereits besetzte Domains behindert wird.

Schritt 3: Unternehmensgegenstand festlegen

Inwiefern die neue GmbH handelt, wird durch den Unternehmensgegenstand bestimmt - sie definiert daher, was der Geschäftsführer mit dem Unternehmen tun darf. Dabei sollten Gründer grundsätzlich darauf achten, den Unternehmensgegenstand zwar so spezifisch wie nötig, aber so breit wie möglich zu gestalten, um sich gewisse Spielräume zu sichern. Wer sich beispielsweise auf Kinderkleidung spezialisiert, sollte dies nicht explizit im Unternehmensgegenstand benennen, stattdessen sollte eine allgemeinere Formulierung wie "Vertrieb von Textilien und Accessoires" gewählt werden. Dies schafft Raum für eine spätere Erweiterung der Unternehmensaktivitäten.

Schritt 4: Finanzierung sichern

Im Anschluss gilt es die Finanzierung zu klären: GmbHs erfordern ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro - eine Obergrenze gibt es indes nicht. Prinzipiell ist die Gründung auch mit der Hälfte dieses Betrags möglich, allerdings haftet die GmbH sofort mit dem ganzen Stammkapital, weshalb es meistens sinnvoller ist, dieses vollständig einzubringen. Das eingebrachte Stammkapital kann jedoch durch die Gesellschaft variabel genutzt werden. Es ist nicht zwingend notwendig, dass dieses Geld bei der Gesellschaft verwahrt wird. Auch ist es möglich, das Stammkapital durch eine Sacheinlage, deren gemeiner Wert 25.000 Euro beträgt, einzubringen - auch hier würde die Hälfte des Betrags ausreichen. Beispielsweise kann ein Anteilseigner einer Bau GmbH sein Stammkapital durch Einlage einer Baumaschine erbringen. Hier sollte man einen Steuerberater zurate ziehen, da es steuerrechtlich verschiedenste Fallstricke gibt, auf die man sich im Vorfeld einstellen sollte. Ist der gemeine Wert nicht ausreichend, kann der Restbetrag zugezahlt werden. Wird die GmbH von mehreren Gründern gegründet, bestimmt das Stammkapital außerdem darüber, wem welche Verantwortung zukommt - sofern vertraglich nichts anderes vereinbart wurde. Die eigentlichen Gründungskosten betragen zusätzlich 500 bis 1.000 Euro. Zu klären ist, ob sie von den Gründern privat oder von der GmbH geleistet werden.

Schritt 5: Gesellschaftsvertrag aufsetzen

Die GmbH-Gründung erfordert eine Satzung oder einen Gesellschaftsvertrag. Dieser bildet ein Rechtsgeschäft, welches die wesentlichen Rechtsbeziehungen der Gesellschafter einer Gesellschaft definiert. Gibt es nur einen Geschäftsführer und nicht mehr als drei Gesellschafter, erfolgen keine Sacheinlagen und entspricht das Geschäfts- dem Kalenderjahr, reicht ein Musterprotokoll. Andernfalls ist ein individueller Gesellschaftsvertrag nötig. Hier ist es ratsam, einen Steuerberater mit ins Boot zu holen, um die optimale Lösung für die eigene GmbH zu finden. Wer allein gründet und gleichzeitig Geschäftsführer des Unternehmens wird, benötigt zudem eine spezielle Befreiung vom Paragraf 181 BGB, der sich auf sogenannte "Insichgeschäfte" bezieht - so sind auch Vertragsschließungen mit sich selbst kein Problem. Der Gesellschaftsvertrag regelt darüber hinaus, wer das Unternehmen führt (Geschäftsführer) oder wie die Erbringung der Einlagen der Gesellschafter erfolgt. Zudem kann der Gesellschaftsvertrag die Folgewirkung des Todes eines Gesellschafters oder Wettbewerbsverbote regeln. Der Gesellschaftsvertrag hat insbesondere in Streitfällen zwischen den Gesellschaftern eine große Bedeutung. So kann man im Vorfeld viele Aspekte regeln, um im Ernstfall abgesichert zu sein. Der Gesellschaftsvertrag ist notariell zu beurkunden und Voraussetzung für die Gründung einer GmbH.

Schritt 6: Notartermin

Beim Notartermin findet die eigentliche Unternehmensgründung statt. Zu diesem Termin müssen alle Gesellschafter erscheinen: Der Gesellschaftsvertrag wird verlesen und die Gesellschafter unterzeichnen die Gründungsdokumente. Aus der sogenannten Vorgründungsgesellschaft wird eine Vorgesellschaft. Ab diesem Moment können die Vorbereitungen schon im Namen der GmbH erfolgen, obwohl die Eintragung erst später stattfindet.

Schritt 7: Geschäftskonto eröffnen

Der Banktermin sollte zeitnah nach dem Notartermin erfolgen. Denn erst mit Einzahlung des Stammkapitals ist der Eintrag im Handelsregister möglich, vorher haften alle Gesellschafter mit ihrem Privatvermögen bis zur Höhe des Stammkapitals. Die Bestätigung (Anmeldeversicherung) über die Einzahlung ist dem Notar zuzusenden, damit er den Eintrag im Handelsregister veranlassen kann.

Schritt 8: Gewerbeanmeldung und Eintrag im Handelsregister

Die gebührenpflichtige Eintragung im Handelsregister erfolgt einige Tage später und wird der GmbH postalisch mitgeteilt. Aus der Vorgesellschaft wird nunmehr die Kapitalgesellschaft. Hiermit ist das Unternehmen geschäftsfähig. Der Eintrag wird im Bundesanzeiger veröffentlicht. Zusätzlich muss unabhängig von der Eintragung im Handelsregister eine Gewerbeanmeldung beim örtlichen Gewerbeamt vorgenommen werden. Seit 2020 müssen sich Unternehmen darüber hinaus auch in das Transparenzregister eintragen lassen.

Schritt 9: Steuerliche Erfassung durch das Finanzamt

Nach der Eintragung in das Handelsregister sendet das Finanzamt dem Unternehmen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu. Idealerweise wird er gemeinsam mit dem Steuerberater ausgefüllt. Anschließend erteilt das Finanzamt eine Steuernummer, mit deren Erhalt die Gründung abgeschlossen ist. Die Erteilung einer Steuernummer dauert üblicherweise sechs bis acht Wochen.

Schritt 10: Start des operativen Geschäftsbetriebs

Dem operativen Geschäft steht nun nichts mehr im Weg. Wer Mitarbeiter einstellt, muss eine Betriebsnummer bei der Sozialversicherung beantragen und bei der Berufsgenossenschaft angemeldet sein. GmbHs sind zur doppelten Buchführung und zur Erstellung einer Eröffnungsbilanz verpflichtet. Ab Gründung ist man außerdem laufend verpflichtet, dem Finanzamt Voranmeldungen zu übermitteln. Bei all diesen und weiteren Vorgängen unterstützt eine Steuerkanzlei.

Fazit

Gründer, die die genannten Aspekte in vollem Umfang und zum richtigen Zeitpunkt umsetzen, haben beste Voraussetzungen, den Gründungsprozess effizient zu meistern. Die folgende Checkliste fasst die wichtigsten Anhaltspunkte in korrekter Reihenfolge zusammen.

Checkliste:

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