ZUGFeRD 2.4: Neuer Standard für digitale Rechnungen startet

Deutschland und Frankreich schalten heute auf den gemeinsamen E-Rechnungsstandard ZUGFeRD 2.4 um. Die Aktualisierung soll den digitalen Handel vereinfachen und Unternehmen auf die verpflichtende E-Rechnung in Europa vorbereiten.

Der Startschuss für die überarbeitete Version des deutsch-französischen E-Rechnungsstandards fällt heute. ZUGFeRD 2.4 und sein französisches Pendant Factur-X 1.0.8 treten offiziell in Kraft. Diese „evolutionäre“ Aktualisierung zielt darauf ab, digitale Geschäftsprozesse zu straffen und die grenzüberschreitende Kompatibilität zu verbessern. Für Unternehmen steigt damit der Bedarf an speziellen PDF-Tools, die bei der Erstellung konformer, maschinenlesbarer Rechnungen helfen.

Was sich mit dem neuen Standard konkret ändert

Die Neuerung ist kein radikaler Umbruch, sondern setzt auf praktische Verbesserungen. Ein zentraler Punkt: Das Format unterstützt nun komplexe Rechnungsstrukturen besser. So lassen sich etwa Unterpositionen oder hierarchische Produktlisten steuerkonform abbilden.

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Zudem gibt es klarere Regeln und mehr Toleranz für minimale Rundungsdifferenzen bei Steuerberechnungen. Das soll verhindern, dass ganze Rechnungen wegen winziger Abweichungen abgelehnt werden. Technisch basiert das update auf einer neueren Version des UN/CEFACT CII-Standards und spiegelt so den europäischen Standard EN 16931 genauer wider. Diese Anpassung ist entscheidend, während Deutschland mit dem Wachstumschancengesetz die verpflichtende B2B-E-Rechnung vorantreibt.

Warum spezielle PDF-Software jetzt unverzichtbar wird

Für viele kleine und mittlere Unternehmen stellt die Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen eine große technische Hürde dar. Hybride Formate wie ZUGFeRD, die eine menschenlesbare PDF mit einer eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datei kombinieren, bieten hier einen praktischen Ausweg. Spezialisierte PDF-Tools werden damit zum entscheidenden Bindeglied.

Die typische Arbeitsweise: Mit einem Tool wie dem 7-PDF Printer generiert ein Unternehmen eine Rechnung aus beliebigen Programmen – etwa Excel oder einem alten ERP-System – und speichert sie im geforderten PDF/A-3-Format. Anschließend analysiert ein KI-gestützter Dienst wie der „7-PDF Invoice Extractor“ die PDF, extrahiert automatisch alle relevanten Daten und erstellt eine standardkonforme XML-Datei. Diese wird dann in die PDF eingebettet. Das Ergebnis ist eine vollwertige ZUGFeRD-E-Rechnung, die digital versendet werden kann.

Der große Rahmen: Europa schreibt die E-Rechnung vor

Die Einführung von ZUGFeRD 2.4 ist Teil eines europaweiten Trends. Regierungen treiben die Digitalisierung von Steuer- und Rechnungssystemen voran, um Effizienz und Transparenz zu erhöhen und Betrug zu bekämpfen. In Deutschland hat das Wachstumschancengesetz den Weg für die verpflichtende B2B-E-Rechnung geebnet, die seit dem 1. Januar 2025 schrittweise kommt.

Bis Ende 2027 gelten zwar noch Übergangsfristen, doch alle Unternehmen müssen bereits heute technisch in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ähnliche Regelungen bereitet auch Frankreich vor. Herzstück dieser Initiativen ist die europäische Norm EN 16931, die sowohl von ZUGFeRD als auch vom rein datenbasierten Format XRechnung erfüllt wird.

Ausblick: Die digitale Rechnung wird zur Normalität

Mit dem Start von ZUGFeRD 2.4 sollten Unternehmen, die nach Deutschland und Frankreich liefern, prüfen, ob ihre Abrechnungs- und ERP-Systeme die neuesten Profile unterstützen. Das Update ist ein weiterer Schritt hin zu einem harmonisierten, EU-weit kompatiblen digitalen Rechnungswesen.

Die Zukunft der Rechnungsstellung ist eindeutig digital, strukturiert und zunehmend automatisiert. Da die Vorschriften ausgeweitet werden und technische Anforderungen sich weiterentwickeln, wird die Abhängigkeit von zugänglicher und intelligenter Software wachsen. Lösungen, die sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe integrieren, werden entscheidend sein. Sie sorgen dafür, dass Betriebe jeder Größe am modernen digitalen Wirtschaftsleben teilnehmen können.

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