Workday greift mit KI-Tools den Personalmangel an

Workday erweitert seine Personalmanagement-Software mit KI-gesteuerten Werkzeugen für den Einzelhandel und die Gastronomie. Das US-Unternehmen will damit den Kampf gegen hohe Fluktuation und Personalknappheit in Dienstleistungsbranchen aufnehmen.

KI revolutioniert Dienstplanung und Einstellung

Im Kern der neuen Strategie steht eine aggressive Investition in künstliche Intelligenz. Workday hat seine Forschungsausgaben um 40 Prozent erhöht, um speziell für Branchen mit vielen Stundenlöhnern Lösungen zu entwickeln. Ein neues Prognose-Tool analysiert historische Verkaufs-, Kundenverkehrs- und Personaldaten, um den Bedarf präzise vorherzusagen. Frühnutzer berichten von einer Zeitersparnis von bis zu 67 Prozent bei der wöchentlichen Dienstplanerstellung.

Die Einstellung von Personal wird ebenfalls automatisiert. Über das integrierte Paradox Conversational ATS bewerben sich Kandidaten per Chat auf dem Smartphone – von der Bewerbung bis zur Vertragsunterzeichnung. Konzerne wie 7-Eleven oder Ace Hardware nutzen das System bereits und haben die durchschnittliche Einstellungsdauer auf nur dreieinhalb Tage reduziert. Bis zu 90 Prozent der Einstellungsaufgaben laufen automatisiert ab.

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Direkter Angriff auf ein Milliarden-Problem

Der Vorstoß trifft den Nerv der Zeit. Servicebranchen kämpfen weltweit mit Rekord-Fluktuationen. Workdays Antwort: Eine vollintegrierte Plattform, die Personal- und Finanzdaten vereint. Manager erhalten so in Echtzeit Einblick in Personalkosten, Auslastung und Engpässe.

Im Frühjahr 2026 kommt der Workday Frontline Agent hinzu. Dieser KI-Assistent organisiert über einfache SMS-Schichten-Tausche und kurzfristige Planänderungen. Erste Tests zeigen, dass Manager 90 Prozent weniger Zeit für Personaleinsatz-Änderungen aufwenden. Für die Mitarbeiter bedeutet das schnellere Antworten und planbarere Arbeitszeiten – ein entscheidender Faktor für die Zufriedenheit im Job.

Offene Plattform gegen etablierte Anbieter

Workday verfolgt eine Dreifach-Strategie: Eigene KI-Agenten entwickeln, in Kernfunktionen wie Planung investieren und die Plattform für Partner öffnen. Kooperationen mit Firmen wie Oloid für Zeiterfassung oder DailyPay für Gehaltsvorauszahlungen sollen das Ökosystem stärken.

Die Ausgangsposition ist gut: Über 1.800 Einzelhandels- und Hotelkonzerne nutzen bereits Workday, darunter mehr als 60 Prozent der Fortune-500-Unternehmen dieser Branchen. Mit der neuen, KI-getriebenen Suite greift Workday nun gezielt etablierte Anbieter von Personaleinsatzplanung (Workforce Management) und Insellösungen an. Das Ziel ist eine durchgängige Plattform von der Bewerbung bis zur Gehaltsabrechnung.

Wettlauf um die Zukunft der Arbeit

Der Markt für Personaleinsatzplanung wird auf mehrere Milliarden Euro geschätzt. Workdays Vorstoß unterstreicht, wie sehr der Wettbewerb um die digitale Transformation der „Frontline“-Arbeit Fahrt aufnimmt. Während deutsche Konzerne wie SAP im Backoffice-Bereich stark sind, konzentriert sich Workday auf die mobilen, oft stundenweise beschäftigten Mitarbeiter.

Die Prognose-Funktion ist seit Ende Januar 2026 verfügbar. Ob Workday mit seiner integrierten Plattform-Straße gegen spezialisierte Point-Lösungen gewinnt, wird sich 2026 zeigen. Sicher ist: Der Druck auf Dienstleister, ihre Personalführung zu digitalisieren, wächst weiter.

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