Workations: Kein Steuervorteil trotz neuer Auslands-Pauschalen

Die beliebten Arbeitsaufenthalte im Ausland, sogenannte Workations, bleiben auch 2026 privat – und damit steuerlich unbeachtlich. Das betonen Steuerexperten und große Portale zu Beginn des neuen Steuerjahres. Trotz angepasster Pauschalen für echte Dienstreisen gilt: Wer freiwillig aus Mallorca oder den Alpen arbeitet, trägt die Kosten selbst.

Der entscheidende Unterschied: Anordnung vs. Eigeninitiative

Ausschlaggebend ist der Grund der Reise. Das macht eine aktuelle Analyse von SAP Concur vom 30. Januar deutlich. Eine Dienstreise liegt nur vor, wenn der Arbeitgeber sie aus betrieblichem Anlass anordnet – etwa für einen Kundentermin oder eine Konferenz. Die Workation hingegen ist „Mobile Arbeit“ an einem privat gewählten Ort. Die Steuerverwaltung sieht hier den privaten Beweggrund im Vordergrund. Folge: Kosten für Unterkunft und die täglichen Verpflegungspauschalen sind weder absetzbar noch kann der Arbeitgeber sie steuerfrei erstatten.

„Das ist ein Alles-oder-nichts-Prinzip, das viele überrascht“, so Beobachter. Obwohl die Arbeit dieselbe ist wie im Homeoffice, verändert die freiwillige Ortswahl die steuerliche Einordnung komplett.

Neue Pauschalen 2026 nur für echte Geschäftsreisende

Die Diskussion fällt mit den neuen Pauschalen für Auslandsdienstreisen zusammen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat die Beträge zum 1. Januar 2026 angehoben, um gestiegene Lebenshaltungskosten weltweit zu berücksichtigen.

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So stieg beispielsweise die Übernachtungspauschale für Amsterdam von 122 auf 167 Euro pro Tag. Diese lukrativen Pauschalen sind jedoch strikt echten Dienstreisen vorbehalten. Ein Arbeitnehmer, der eine Woche lang einfach aus einem Amsterdamer Hotel arbeitet, kann sie nicht beanspruchen. Entscheidend ist nicht die Tätigkeit, sondern der betriebliche Veranlassungszusammenhang.

Die Ausnahme: Wenn doch betriebliche Tage dazwischenliegen

Gibt es eine Grauzone? Ja, aber sie ist schmal. Enthält eine Workation konkrete, vom Arbeitgeber angeordnete Geschäftstermine, können diese einzelnen Tage als Dienstreise gelten.

Beispiel: Ein zweiwöchiger Paris-Aufenthalt beinhaltet zwei Tage Besuch einer lokalen Niederlassung auf Anweisung. Nur für diese zwei Tage könnten dann Reisekosten geltend gemacht werden. Steuerberater raten hier zu penibler Dokumentation. Ohne klaren Nachweis des dienstlichen Anlasses lehnt das Finanzamt den gesamten Antrag als privat ab.

Zudem gilt weiterhin die Dreimonatsregel: Verpflegungspauschalen sind nur für die ersten drei Monate am selben Ort absetzbar – auch bei echten Dienstreisen.

Risiko für Arbeitgeber: Betriebsstätte und Lohnsteuer

Für Unternehmen bergen unregulierte Workations weiterhin erhebliche Risiken. Die größte Sorge ist die Schaffung einer ausländischen Betriebsstätte. Arbeiten Mitarbeiter zu lange aus dem Ausland, könnten dortige Steuerbehörden eine steuerpflichtige Präsenz des Unternehmens annehmen. Das zieht Körperschaftsteuer und bürokratischen Aufwand nach sich.

Auch Lohnsteuerpflichten können verlagert werden. Doppelbesteuerungsabkommen (mit der 183-Tage-Regel) schützen zwar bei kurzen Aufenthalten, doch die Pflicht zur Nachverfolgung der Aufenthaltsdauer bleibt beim Arbeitgeber. Immer mehr Firmen reagieren mit strikten Richtlinien, die Dauer und Ort von Workations begrenzen und klarstellen, dass es sich nicht um Dienstreisen handelt.

Ausblick: Fehlende gesetzliche Klarheit

Stand Februar 2026 gibt es im Steuerrecht keine spezielle „Workation-Pauschale“. Die Behandlung folgt dem alten Schema „Dienstreise versus private Veranlassung“. Fachleute sehen jedoch wachsenden Druck auf den Gesetzgeber, angesichts dauerhaft etablierter mobiler Arbeit eine vereinfachte Regelung zu schaffen.

Bis dahin lautet der Rat für das Steuerjahr 2026 eindeutig: Workation-Kosten sind private Lebenshaltungskosten. Der Versuch, sie ohne klaren dienstlichen Auftrag als Geschäftsreise abzusetzen, endet mit hoher Wahrscheinlichkeit in einem Ablehnungsbescheid des Finanzamts.

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