Workation 2026: Neue Steuerregeln erhöhen Druck auf Unternehmen

Die steuerliche Landschaft für mobiles Arbeiten im Ausland wird schärfer. Unternehmen müssen ihre Richtlinien jetzt anpassen, um hohe Risiken zu vermeiden.

Berlin. Die Kombination aus Arbeit und Urlaub in der Ferne bleibt für viele Beschäftigte attraktiv. Doch zu Beginn des Jahres 2026 verschärfen neue Regelungen und Klarstellungen den rechtlichen Rahmen für sogenannte Workations erheblich. Wer die Spielregeln ignoriert, riskiert steuerliche Nachforderungen und Sozialversicherungsprobleme. Die Finanzverwaltungen in Deutschland und Europa nehmen die Praxis des grenzüberschreitenden Arbeitens genauer unter die Lupe.

Betriebsstätten-Risiko: OECD verschärft die Kriterien

Eine der wichtigsten Neuerungen betrifft die Gefahr, dass ein Arbeitnehmer im Ausland eine steuerliche Betriebsstätte für seinen deutschen Arbeitgeber begründet. Neue Leitlinien der OECD vom November 2025 und eine präzisierende Information des österreichischen Finanzministeriums vom Januar 2026 haben die Kriterien verschärft. Diese Klarstellungen besitzen auch für Deutschland hohe Signalwirkung.

Demnach entsteht eine Betriebsstätte nicht mehr allein durch regelmäßiges Arbeiten von einem ausländischen Homeoffice aus. Entscheidend ist nun, ob das Unternehmen einen wesentlichen geschäftlichen Vorteil aus der physischen Anwesenheit des Mitarbeiters vor Ort zieht – etwa durch bessere Kundennähe oder die Erschließung eines neuen Marktes. Trifft das zu, können Teile des Unternehmensgewinns im Ausland versteuert werden müssen. Ein administrativer Albtraum mit erheblichen finanziellen Folgen.

Reisekosten: Pauschalen gelten nur bei klarem Geschäftszweck

Parallel hat das Bundesfinanzministerium die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei Auslandsreisen für 2026 angepasst. Diese können steuerfrei erstattet werden, doch die Hürde ist hoch: Die Reise muss nahezu ausschließlich betrieblich veranlasst sein.

Reisekosten bei Workations sind steuerlich heikel – Pauschalen werden nur bei nahezu ausschließlich betrieblich veranlassten Reisen anerkannt, so das BMF. Wer Arbeitstage und Zweck nicht lückenlos dokumentiert, riskiert steuerpflichtige geldwerte Vorteile und Nachforderungen. Unser kostenloser Reisekosten-Rechner (Excel) berechnet automatisch Pauschalen für In‑ und Ausland, erstellt prüfungssichere Abrechnungen und liefert Vorlagen für Personal- und Finanzabteilungen. Reisekosten-Rechner & Vorlagen gratis herunterladen

Genau hier liegt das Problem bei Workations. Die Vermischung von Beruflichem und Privatem macht die Abgrenzung schwierig. Können Unternehmen den überwiegend geschäftlichen Zweck nicht lückenlos dokumentieren, werden erstattete Kosten zum steuerpflichtigen geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer. Eine sorgfältige Dokumentation aller Arbeitstage und -inhalte ist daher unverzichtbar.

Vorbild Grenzpendler? Neue Regelung mit den Niederlanden

Ein Hoffnungsschimmer für mehr Rechtssicherheit kommt aus den Niederlanden. Seit dem 1. Januar 2026 erlaubt das neue Doppelbesteuerungsabkommen Grenzpendlern, bis zu 34 Tage pro Jahr im Homeoffice zu arbeiten, ohne dass sich ihre steuerliche Behandlung ändert.

Experten sehen darin einen wichtigen Schritt für moderne Arbeitsformen. Die Regelung könnte als Blaupause für künftige, umfassendere Lösungen dienen. Aktuell bleibt sie jedoch eine Ausnahme für ein spezifisches Szenario und ist nicht auf klassische Workations in Drittländern übertragbar.

Fazit: Proaktiv handeln statt abwarten

Der Trend ist klar: Die Zeit der großzügigen, pauschalen Handhabung von Workations ist vorbei. Der Druck auf Unternehmen wächst, ihre internen Richtlinien anzupassen.

Konkret bedeutet das: Unternehmen müssen proaktiv werden. Es braucht klare, schriftliche Vereinbarungen mit den Mitarbeitern, die Dauer, Arbeitsverteilung, Tätigkeiten und Kosten regeln. Auch die sozialversicherungsrechtliche Seite – insbesondere die Beantragung einer A1-Bescheinigung innerhalb der EU – muss geklärt sein. Im Zweifel ist steuerlicher Rat unerlässlich, um die Vorteile flexibler Arbeitsmodelle auch künftig rechtssicher nutzen zu können.

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