Wirtschafts-Identifikationsnummer: Banken setzen um, Vereine warten länger

Die Einführung der neuen Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) verläuft uneinheitlich. Während der Finanzsektor die Nummer bereits verpflichtend nutzt, müssen viele gemeinnützige Organisationen bis Ende 2026 auf ihre Zuteilung warten.

Seit dem Start im November 2024 hat das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die neue Kennnummer schrittweise an Unternehmen vergeben. Freiberufler und Kleinunternehmer erhielten sie im Laufe des Jahres 2025. Die Nummer nach dem Muster DE123456789-00001 findet sich zunehmend in Impressen und Geschäftsbriefen.

Verzögerung trifft Stiftungen und Vereine

Doch für einen großen Teil des Non-Profit-Sektors gibt es einen Dämpfer. Das Deutsche Stiftungszentrum teilte Mitte Dezember mit, dass die automatische Zuteilung für viele Stiftungen, Vereine und gemeinnützige Organisationen verschoben wird. Betroffen sind Einrichtungen, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind und nicht als Kleinunternehmer gelten.

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Für sie beginnt die Vergabe erst im vierten Quartal 2026. Ein Antragsverfahren gibt es nicht; die betroffenen Organisationen müssen auf die automatische Benachrichtigung warten. Bis dahin bleibt die herkömmliche Steuernummer ihr wichtigster Verwaltungsschlüssel.

Banken machen die W-IdNr. zur Pflicht

Während hier aufgeschoben wird, schreitet die Integration in anderen Bereichen voran. Die Finanzbranche hat die W-IdNr. bereits in ihre Prozesse aufgenommen. Die FNZ Bank etwa verlangt seit dem 14. Dezember 2025 die Angabe der Nummer bei der Eröffnung neuer Geschäftskonten.

Hintergrund ist das „Once-Only“-Prinzip. Es soll Bürokratie abbauen, indem Daten nur einmal erhoben und dann zwischen Behörden geteilt werden. Für Banken ist die Erfassung der W-IdNr. eine gesetzliche Pflicht nach der Abgabenordnung, um Transparenz zu erhöhen und Finanzkriminalität zu bekämpfen.

Zwei Systeme parallel – mit Ausblick auf 2026

Aktuell existieren alte und neue Kennnummern parallel. Die W-IdNr. ersetzt nicht die Umsatzsteuer-Identnummer (USt-IdNr.) für EU-Geschäfte. Auch die Steuernummer bleibt vorerst für Steuererklärungen gültig. Die Nutzung der W-IdNr. auf Formularen ist oft noch optional.

Das ändert sich schrittweise. Ab 2026 plant das BZSt, zusätzliche Suffixe wie -00002 oder -00003 für rechtliche Einheiten mit mehreren, klar getrennten Wirtschaftstätigkeiten zu vergeben. Fachleute rechnen damit, dass die W-IdNr. ab dem Veranlagungszeitraum 2027 verbindlich für elektronische Steuererklärungen wird.

Unternehmen sollten jetzt prüfen, ob sie ihre W-IdNr. bereits über das ELSTER-Portal erhalten haben, und sie in ihren Stammdaten hinterlegen. Die jüngsten Ankündigungen zeigen: Die Einführung des zentralen Identifikators ist im Gange, der Fahrplan passt sich aber den praktischen Herausforderungen an.

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