Werder Bremen setzt auf digitale Personalakte

Der Fußball-Bundesligist SV Werder Bremen steigt auf ein volldigitales, KI-gestütztes Personalverwaltungssystem um. Die am Donnerstag bestätigte Partnerschaft mit dem Hamburger HR-Tech-Anbieter Rexx Systems markiert einen Wendepunkt: Unternehmen modernisieren ihre HR-Infrastruktur längst nicht mehr nur aus Effizienzgründen, sondern um den verschärften Datenschutzstandards und komplexen Aufbewahrungsfristen des Jahres 2025 gerecht zu werden.

Mit Jahresende steht Personalabteilungen deutschlandweit die erste jährliche „Löschprüfung” nach den neuen Regelungen des Bürokratieentlastungsgesetzes IV bevor. Gleichzeitig müssen sie die Haftungsrisiken im Blick behalten, die der Bundesgerichtshof Anfang des Jahres definiert hat. Kann der Profifußball zum Vorreiter für den deutschen Mittelstand werden?

Die neue Plattform bündelt Personalverwaltung, Zeiterfassung und digitale Personalakte in einer zentralen, gesicherten Cloud-Umgebung. Davon profitieren sollen nicht nur Spieler und Trainer, sondern auch alle Verwaltungsmitarbeiter des Vereins.

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Christian Rauhut, Vertriebsleiter bei Werder Bremen, betonte, die Zusammenarbeit spiegele den Anspruch wider, „nachhaltige Strukturen” in der Verwaltung zu schaffen – vergleichbar mit den sportlichen Zielen des Clubs. Klingt ambitioniert, doch die Realität zwingt zum Handeln.

Für die HR-Branche dient die prominente Einführung als Fallstudie für den Abschied von papiergestützten Archiven. Das System nutzt Künstliche Intelligenz zur Prozessautomatisierung – ein entscheidendes Feature angesichts der differenzierten Zugriffskontrollen, die inzwischen von der DSGVO-Rechtsprechung gefordert werden.

BGH-Urteil verschärft Haftungslage drastisch

Der Druck zu sicheren Digitallösungen hat sich durch ein Grundsatzurteil des Bundesgerichtshofs vom Februar 2025 (Az. VI ZR 365/22) massiv erhöht. Das Gericht stellte klar: Bereits der „Kontrollverlust” über personenbezogene Daten – etwa wenn Personalakten für unbefugte interne Mitarbeiter oder externe Dienstleister zugänglich sind – rechtfertigt einen Anspruch auf immateriellen Schadensersatz nach Artikel 82 DSGVO.

Was bedeutet das konkret? Rechtsexperten betonen, dass dieses Urteil die Risikobewertung für Personalabteilungen fundamental verändert hat. Unternehmen müssen keinen konkreten finanziellen Schaden nachweisen, um haftbar zu sein. Bereits die mangelhafte Zugriffsbeschränkung auf sensible Mitarbeiterdaten stellt eine ersatzpflichtige Verletzung dar.

Für Organisationen wie Werder Bremen und unzählige Mittelständler bedeutet dies: Die digitale Personalakte ist längst kein reines Speicherinstrument mehr, sondern ein Compliance-Schutzschild. Moderne Systeme müssen strikte rollenbasierte Zugriffe durchsetzen – ein Abteilungsleiter darf beispielsweise nur Daten seiner direkten Mitarbeiter einsehen, nicht aber Krankschreibungen der gesamten Belegschaft.

Erste BEG-IV-Prüfung steht bevor

Während der November zu Ende geht, bereiten sich Personalverantwortliche auf die kritischen Jahresend-Routinen bei Archivierung und Löschung vor. Kompliziert wird der Prozess durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, das zum 1. Januar 2025 in Kraft trat.

Die Gesetzesänderung verkürzte die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre. Klingt nach Erleichterung, schafft aber eine „gemischte” Dokumentenlandschaft:

• Buchungsbelege: jetzt 8 Jahre
• Lohnkonten: grundsätzlich 6 Jahre (nach § 41 EStG), bei Betriebsprüfungen verlängerbar
• Standard-Personaldaten: 3 Jahre nach Beschäftigungsende
• Rentenrelevante Daten: bis zu 30 Jahre

„Die Herausforderung 2025 besteht darin, dass automatisierte Löschroutinen, die vor Jahren eingerichtet wurden, möglicherweise noch mit der alten 10-Jahres-Logik arbeiten oder nicht zwischen der neuen 8-Jahres-Kategorie und den standardmäßigen 6-Jahres-Lohnabrechnungen unterscheiden”, warnen Branchenanalysten.

KI als Compliance-Motor der Zukunft

Die Integration von Künstlicher Intelligenz, wie sie die Partnerschaft zwischen Werder und Rexx Systems zeigt, weist den Weg in die Zukunft der Compliance. Manuelles Sortieren nach dem Motto „welches Dokument läuft wann ab” wird angesichts der regulatorischen Komplexität schlicht untragbar.

Marktanalysen deuten darauf hin, dass Deutschland bei der digitalen HR-Einführung historisch hinter angelsächsischen Märkten zurücklag. Doch der Druck des rechtlichen Rahmens 2025 erzwingt nun ein Aufholen. Die digitale Personalakte entwickelt sich vom statischen PDF-Archiv zu einer aktiven Compliance-Engine, die Dateien automatisch zur Vernichtung kennzeichnet.

Die Botschaft an Personalverantwortliche ist eindeutig: Die Werkzeuge zur Digitalisierung sind verfügbar. Doch die rechtliche Verantwortung, sie korrekt zu konfigurieren – zwischen den Sicherheitsanforderungen des BGH und den Aufbewahrungsgrenzen des BEG IV – liegt fest beim Arbeitgeber. Wer jetzt nicht handelt, riskiert mehr als nur Bußgelder.

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