Vorsorgekartei: Bis zu 30.000 Euro Strafe drohen bei mangelhafter Dokumentation

Ab 2026 drohen deutschen Unternehmen empfindliche Strafen, wenn sie die arbeitsmedizinische Vorsorge nicht lückenlos dokumentieren. Behörden kündigen verschärfte Kontrollen an.

Die Aufsichtsbehörden bereiten eine Kontrolloffensive für das kommende Jahr vor. Der Fokus liegt auf der Vorsorgekartei, dem zentralen Nachweisdokument für die Einhaltung der Arbeitsmedizinischen Vorschriften (ArbMedVV). Bei schwerwiegenden Verstößen gegen die Dokumentationspflicht können Geldbußen von bis zu 30.000 Euro fällig werden. Besonders kleine und mittlere Unternehmen geraten damit unter Druck.

Die Vorsorgekartei als zentrale Verteidigungslinie

Die Vorsorgekartei ist mehr als nur eine Formalie – sie ist der erste Anlaufpunkt bei einer Betriebsprüfung. Gemäß § 3 Abs. 4 ArbMedVV muss der Arbeitgeber darin festhalten, ob, wann und aus welchem Anlass eine arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat. Im Gegensatz zur vertraulichen Patientenakte beim Betriebsarzt handelt es sich hier um ein vom Unternehmen zu führendes Verwaltungsdokument.

„Die Kartei muss zweifelsfrei belegen, dass der Arbeitgeber seine Pflichten erfüllt hat“, erklärt ein Rechtsexperte. Fehlt sie oder ist sie unvollständig, werten Prüfer dies schnell als unterlassene Vorsorge. Mit der für Januar 2026 geplanten Überarbeitung der DGUV Vorschrift 2 wird die Abstimmung zwischen Gefährdungsbeurteilung und Vorsorgekartei zum kritischen Prüfpunkt.

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Pflicht- versus Angebotsvorsorge: Eine heikle Unterscheidung

Viele Firmen scheitern an der korrekten Einordnung. Pflichtvorsorgen – etwa bei Umgang mit Gefahrstoffen – müssen vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen und in regelmäßigen Abständen wiederholt werden. Die Kartei muss diese Termine lückenlos abbilden.

Bei Angebotsvorsorgen, zum Beispiel für Bildschirmarbeit, liegt der Fokus auf dem Nachweis, dass das Angebot gemacht wurde. Eine Ablehnung durch den Mitarbeiter muss nicht in der Kartei vermerkt werden, um die Privatsphäre zu wahren. Das Angebot selbst muss jedoch nachweisbar sein. Die neuen Prüfprotokolle werden die Einträge direkt mit der Gefährdungsbeurteilung abgleichen. Fehlt dort ein Eintrag zu Lärm, in der Vorsorgekartei aber der Nachweis für ein Hörenscreening, drohen sofortige Konsequenzen.

Datenschutz und digitale Führung

Die Führung der Vorsorgekartei bewegt sich im Spannungsfeld zwischen Dokumentationspflicht und Datenschutz (DSGVO). Sie darf nur die in der ArbMedVV festgelegten administrativen Daten enthalten:
* Namen des Mitarbeiters
* Datum der Vorsorge
* Den konkreten Anlass (z.B. „Lärm“, „Bildschirmarbeit“)
* Den Termin für die nächste fällige Vorsorge

Medizinische Diagnosen oder Befunde haben darin niemals Platz. Die Trennung von verwaltender Bescheinigung und vertraulicher Patientenakte ist zwingend.

Die Modernisierung der DGUV-Vorschriften treibt die Digitalisierung voran. Automatisierte Systeme sind explizit erlaubt und erwünscht, sofern sie über strenge Zugriffskontrollen verfügen. Zugriff sollten nur autorisierte Personen wie Personalverantwortliche oder Sicherheitsfachkräfte haben. Auch Löschfristen sind kritisch: Daten sind bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses aufzubewahren und dann zu löschen, sofern keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen greifen.

Handlungsbedarf vor Januar 2026

Die Meldungen sind ein letzter Weckruf für Unternehmen, ihre Prozesse noch in den letzten Tagen des Jahres zu überprüfen. Experten raten zu einer sofortigen Lückenanalyse:

1. Vollständigkeit prüfen: Für jeden Mitarbeiter, der einer in der Gefährdungsbeurteilung identifizierten Belastung ausgesetzt ist, muss ein Eintrag existieren.
2. Termine aktualisieren: Überfällige „Nächste Fälligkeitstermine“ aus dem Spätjahr 2025 müssen umgehend nachgeholt werden.
3. Digitale Sicherheit überprüfen: Bei digitalen Karteien sind Zugriffsprotokolle und der Ausschluss medizinischer Daten in der Verwaltungsdatei zu kontrollieren.

Die verschärften Kontrollen markieren einen Wechsel von reaktiver zu proaktiver Durchsetzung im Arbeitsschutz. Eine einwandfreie Vorsorgekartei ist heute kein bürokratisches Beiwerk mehr, sondern ein essenzieller Baustein für Rechtssicherheit und unternehmerische Kontinuität.

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