ViDA-Reform: EU zieht Tempo an – deutscher Mittelstand fällt zurück

Die Europäische Union hat gestern weitere Weichenstellungen für die digitale Steuerrevolution beschlossen. Doch während Brüssel den Fahrplan konkretisiert, zeigt eine aktuelle Studie: Der deutsche Mittelstand hinkt bei der E-Rechnungspflicht dramatisch hinterher.

Fast ein Jahr nach Einführung der Empfangspflicht offenbaren sich alarmierende Lücken. Besonders betroffen: das Baugewerbe. Die Kluft zwischen politischem Anspruch und betrieblicher Realität wird zur Zerreißprobe für kleinere Unternehmen.

Brüssel drückt aufs Gas

Am Donnerstag verabschiedete die EU-Kommission neue Richtlinien zur „VAT in the Digital Age”-Initiative. Das Ziel: die völlige Harmonisierung der elektronischen Rechnungsstellung in Europa. Ab 2030 sollen digitale Plattformen und grenzüberschreitende Transaktionen komplett ins digitale Meldesystem integriert werden.

Ein entscheidender Schritt: Die Zustimmungserfordernis für E-Rechnungen auf EU-Ebene entfällt. Damit können Mitgliedstaaten eigenständig B2B-Verpflichtungen einführen – Deutschland hat genau das bereits getan. Die Beschlüsse folgen auf die 41. Sitzung der VAT Expert Group vom 21. November, in der technische Details der „Digital Reporting Requirements” diskutiert wurden.

Viele Unternehmen sind auf die technische Validierung ihrer E‑Rechnungen nicht vorbereitet – und riskieren, dass fehlerhafte XML-Dateien automatisch abgelehnt werden. Ein kostenloses E‑Book erklärt verständlich, wie Sie die Norm EN 16931 erfüllen, welche Formate (XRechnung, ZUGFeRD) zu nutzen sind und welche Prüf- und Archivierungsprozesse Sie einrichten müssen, um Liquiditätsprobleme zu vermeiden. Jetzt kostenlosen E‑Rechnung-Leitfaden herunterladen

„Dies ist keine bloße rechtliche Änderung, sondern eine greifbare Verbesserung der Geschäftsprozesse”, heißt es aus Branchenkreisen. Die EU-Kommission will die Fragmentierung der europäischen Märkte beenden und den Verwaltungsaufwand senken.

Baubranche kämpft mit massiven Defiziten

Doch während in Brüssel die Zukunft entworfen wird, scheitert die Gegenwart in deutschen Handwerksbetrieben. Eine gestern veröffentlichte Studie des Portals Meistertipp zeichnet ein ernüchterndes Bild: Trotz Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025 hapert es massiv bei der Umsetzung.

Viele Betriebe nutzen zwar digitale Lösungen, scheitern aber an der korrekten automatisierten Validierung. Die Folge: Fehlerhafte Rechnungen werden zunehmend automatisch abgelehnt – mit direkten Auswirkungen auf die Liquidität.

Die Zahlen des Softwareanbieters sevDesk untermauern die Probleme: 64 Prozent der Selbstständigen haben ihre Systeme noch nicht vollständig auf die aktive Erstellung von E-Rechnungen umgestellt. Lediglich 36 Prozent haben bisher mindestens eine Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellt. Dabei startet die Sendepflicht bereits 2027 beziehungsweise 2028.

Validierung wird zum Stolperstein

Das Bundesfinanzministerium stellte im aktualisierten FAQ-Katalog vom 5. November nochmals klar: Eine E-Rechnung ist nur steuerlich wirksam, wenn sie der Norm EN 16931 entspricht. Doch genau hier liegt das Problem.

„Die manuelle Prüfung ist bei strukturierten Datensätzen wie XML faktisch unmöglich”, warnen Experten. Sie raten dringend zur Nutzung von Validierungstools, bevor Rechnungen in die Buchhaltung fließen. Das über ELSTER bereitgestellte Visualisierungstool macht XML-Dateien zumindest lesbar – ersetzt aber keine technische Prüfung.

Für Lieferanten der öffentlichen Hand steht zudem eine wichtige Konsolidierung an: Die bisher getrennten Portale ZRE und OZG-RE sollen bis Jahresende zusammengeführt werden. Das würde den Einreichungsprozess deutlich vereinfachen.

Zwei-Geschwindigkeiten-Europa als Risiko

Die zeitliche Koinzidenz – EU-Vorstoß am Donnerstag, Warnruf aus der Baubranche am Mittwoch – verdeutlicht eine gefährliche Diskrepanz. Während Länder wie Italien oder Polen bereits tief in der technischen Integration stecken, droht Deutschland in der praktischen Anwendung abgehängt zu werden.

Die Übergangsfristen bis 2027 werden oft als Ruhekissen missverstanden. Ein fataler Trugschluss: Große Auftraggeber bestehen zunehmend auf rein digitale Prozesse und lehnen Papierrechnungen ab – auch wenn diese rechtlich noch zulässig sind. Wer jetzt nicht umstellt, riskiert den Verlust wichtiger Geschäftspartner.

Endspurt bis Jahresende

Für deutsche Unternehmen tickt die Uhr. Bis zum 31. Dezember läuft die erste Phase der „weichen” Übergangsregelung aus. Ab 2026 steigt der Druck weiter, da die Toleranz für hybride Prozesse rapide sinkt.

Beobachter erwarten, dass das Bundesfinanzministerium im Dezember weitere Präzisierungen zum kommenden Meldesystem veröffentlicht. Diese müssen die Kompatibilität mit den neuen ViDA-Vorgaben sicherstellen. Für Handwerk und Mittelstand bedeutet das: Die Zeit des Abwartens ist endgültig vorbei.

PS: Die Sendepflichten ab 2027/2028 und die geplante Zusammenführung von ZRE und OZG-RE machen die Umstellung zur Priorität – insbesondere für Bauunternehmen, die an Aufträgen hängen. Ein kostenloses Handbuch zeigt Schritt für Schritt, wie Sie Übermittlung, Validierung und rechtssichere Archivierung einrichten, sodass Ihre Rechnungen künftig akzeptiert werden. Kostenloses E‑Book zur E‑Rechnung sichern