Vereine starten 2026 zwischen Steuererleichterung und Digitalpflicht

Vereine müssen ihre Buchführung digitalisieren und E-Rechnungen revisionssicher archivieren, profitieren aber von höheren steuerlichen Freigrenzen. Die Pflicht zum Versand folgt 2027.

Vereine in Deutschland müssen 2026 ihre Buchführung digitalisieren, während höhere Steuerfreigrenzen Entlastung versprechen. Diese doppelte Realität prägt den Jahresbeginn für zehntausende Ehrenamtliche. Nachdem die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen bereits 2025 startete, rückt nun die lückenlose, revisionssichere Archivierung in den Fokus.

Ein Jahr E-Rechnungspflicht: Die Bilanz

Seit dem 1. Januar 2025 sind alle wirtschaftlich tätigen Vereine verpflichtet, Rechnungen von anderen Unternehmen elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten. Viele Vereine richteten dafür spezielle E-Mail-Postfächer ein. Doch Experten warnen vor einer trügerischen Sicherheit. Das Problem liegt oft nicht im Empfang, sondern in der korrekten Archivierung.

Der gängige ZUGFeRD-Standard vereint eine lesbare PDF-Datei mit einem maschinenlesbaren XML-Datensatz. Für den Fiskus ist jedoch ausschließlich das XML-Dokument das steuerlich relevante Original. Ein einfaches Ausdrucken der PDF reicht nicht mehr aus.

Viele Vereine unterschätzen, dass bei ZUGFeRD- und XRechnung-Rechnungen nicht die sichtbare PDF, sondern der XML‑Datensatz das steuerlich verbindliche Original ist – und genau dort entstehen bei der Archivierung die häufigsten Fehler. Ein kostenloses E‑Book zeigt Schritt für Schritt, wie Sie E‑Rechnungen korrekt erzeugen, manipulationssicher und GoBD‑konform archivieren sowie Prüfdaten für das Finanzamt bereitstellen. Ideal für Kassenwarte und Vorstände: Praxistipps, Checklisten und empfohlene Softwarefunktionen. Gratis‑Leitfaden: E‑Rechnung sicher einführen und archivieren

Die unterschätzte Falle: Revisionssichere Archivierung

Die größte Herausforderung für 2026 geht von einer verschärften GoBD-Regelung aus. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Records und Dokumenten in elektronischer Form“ wurden im Juli 2025 aktualisiert und gelten nun vollumfänglich.

Konkret bedeutet das: Der strukturierte XML-Teil einer E-Rechnung ist das führende Dokument. Er muss für zehn Jahre manipulationssicher und maschinenlesbar archiviert. Finanzbeamte haben zudem erweiterte Prüfrechte und können direkt auf diese strukturierten Daten zugreifen.

Vereine, die ihre Buchführung mit einfachen Tabellen oder privaten Laptops erledigen, geraten so leicht in Gefahr. Steuerberater sehen vor allem kleinere Sport- und Kulturvereine im Digitalisierungsrückstand. Die Kluft zwischen professionell aufgestellten und ehrenamtlich geführten Vereinen droht sich zu vergrößern.

Lichtblick: Höhere Freigrenzen entlasten die Kassen

Gleichzeitig bringt das neue Jahr spürbare finanzielle Erleichterungen. Das Steueränderungsgesetz 2025 ist seit dem 1. Januar 2026 in Kraft und erhöht gezielt Freigrenzen für Vereine.

Die wichtigste Neuerung: Die steuerfreie Einnahmegrenze für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb – etwa Einnahmen vom Vereinsfest oder Werbeverträge – wurde von 45.000 auf 50.000 Euro angehoben. Kleinere Vereine können so mehr Umsatz erzielen, ohne sofort Gewerbe- und Körperschaftsteuer zahlen zu müssen.

Auch die Grenzen für vereinfachte Buchführungsmethoden wurden angepasst. Diese Maßnahmen werden als direkte Antwort auf die Debatten um die Stärkung des Ehrenamts gewertet. Sie sollen den zusätzlichen Digitalisierungsaufwand abfedern.

Countdown für 2027: Die Pflicht zum Versand kommt

Für die Vereine läuft nun die letzte Übergangsfrist. Noch bis zum 31. Dezember 2026 dürfen sie Rechnungen an Geschäftspartner, etwa Sponsoren, weiterhin auf Papier oder als einfache PDF versenden.

Ab dem 1. Januar 2027 wird diese Ausnahme stark eingeschränkt. Nur Vereine mit einem Umsatz unter 800.000 Euro im Vorjahr dürfen die alten Formate noch ein weiteres Jahr nutzen. Für alle anderen wird es verpflichtend, konforme E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format zu erstellen und zu versenden.

Verbandsvertreter raten dringend, das Jahr 2026 für die Anschaffung entsprechender Software zu nutzen. Wer bis zum Stichtag wartet, riskiert Zahlungsverzögerungen, wenn Geschäftspartner nicht konforme Rechnungen zurückweisen.

Modernisierung mit Ambivalenz

Die Gleichzeitigkeit von verschärfter Digitalpflicht und steuerlicher Entlastung spiegelt eine doppelte Strategie des Gesetzgebers wider: Den Fiskus durch Automatisierung entlasten und dem Ehrenamt zugleich finanzielle Anreize bieten. Für den ehrenamtlichen Kassenwart ist die Botschaft klar: Die Ära der „Schuhkarton-Buchführung“ ist endgültig vorbei.

Die erstmals für 2026 geplante Anerkennung von E-Sport-Vereinen als gemeinnützig unterstreicht diese Modernisierung. Diese digital affinen Vereine dürften bei der Umstellung auf E-Rechnungen weniger Probleme haben als mancher traditionelle Sportverein.

Der Erfolg dieser digitalen Transformation wird maßgeblich davon abhängen, ob Dachverbände ihren Mitgliedern bezahlbare und GoBD-konforme Softwarelösungen anbieten können. Die Digitale Kluft im Vereinswesen bleibt die zentrale Herausforderung des Jahres.

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