Vereine starten 2026 mit strengeren Digital-Pflichten

Deutschlands 600.000 Vereine müssen ab sofort deutlich mehr digitale Transparenz zeigen. Das ist der Kern umfassender Gesetzesänderungen, die seit dieser Woche voll wirksam sind. Sie bringen zwar mehr Schutz für Ehrenamtliche, verlangen aber auch lückenlose Datendokumentation.

BERLIN – Für Vorstände von Sportclubs, Kulturvereinen und anderen gemeinnützigen Organisationen beginnt eine neue Ära. Der digitale Datenaustausch mit dem Transparenzregister läuft nun vollautomatisch. Gleichzeitig sind die Hürden für den Erhalt der Gemeinnützigkeit gestiegen. Die Reformen zielen auf lückenlose Finanztransparenz – und setzen Vereine unter erheblichen Dokumentationsdruck.

Transparenzregister 2.0: Der „gläserne Verein“ ist da

Was als reines Geldwäsche-Gesetz begann, ist heute ein komplexes digitales Ökosystem. Seit dem 1. Januar 2026 tauscht das Transparenzregister Daten automatisch mit anderen Bundesregistern aus. Eine Schlüsseländerung betrifft Rechnungen: Gebührenbescheide müssen nun im hybriden ZUGFeRD-Format erstellt werden. Diese technische Vorgabe zeigt den Paradigmenwechsel – Vereine werden digital wie Wirtschaftsunternehmen behandelt.

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Besonders kritisch ist die Verknüpfung mit dem Zuwendungsempfängerregister. Für Vereine mit Spenden, besonders aus dem Ausland, ist die Eintragung hier essenziell für die Steuerabzugsfähigkeit. Experten sprechen von einem „gläsernen Verein“: Finanzströme und wirtschaftlich Berechtigte sind für Behörden in Echtzeit einsehbar. Die Latte für interne Datengenauigkeit liegt damit deutlich höher.

Neue Freiheiten, neue Pflichten für Ehrenamtliche

Die finanziellen Erleichterungen für Engagierte sind beträchtlich. Die steuerfreie Ehrenamtspauschale steigt auf 960 Euro jährlich, die Übungsleiterpauschale auf 3.300 Euro. Zudem schützt ein erweitertes Haftungsprivileg Vorstandsmitglieder besser vor persönlicher Haftung bei leichter Fahrlässigkeit.

Doch dieser Schutz hat einen Preis: die lückenlose Rechenschaftspflicht nach der DSGVO. Um die Privilegien in Anspruch zu nehmen, muss der Verein nachweisen, dass seine Datenverwaltung und Finanzkontrolle einwandfrei funktionieren. Das Prinzip ist klar: Der Staat gewährt mehr Freiheiten nur gegen vollständige Transparenz.

Die Dokumentationspflichten haben sich praktisch verdoppelt. Fehler bei der Erfassung von Spendenbelegen oder wirtschaftlich Berechtigten können nicht nur den Status der Gemeinnützigkeit kosten. Sie können auch zu Bußgeldern von bis zu 50.000 Euro führen – eine Gefahr, die trotz des erweiterten Haftungsschutzes für Einzelpersonen bestehen bleibt.

Digitale Mitgliederversammlungen als Dauerzustand

Die Vereinsmodernisierung macht digitale Gremiensitzungen zum dauerhaften Standard. Reine Online-Mitgliederversammlungen sind nun einfacher durchführbar. Ein komplexe Satzungsänderung ist nicht mehr nötig, wenn die Mitgliederversammlung dem Vorstand das Recht dazu erteilt.

Diese Flexibilität bringt neue datenschutzrechtliche Herausforderungen. Die Wahl der Plattform – ob Zoom, Teams oder andere – und die Methode der digitalen Abstimmung müssen DSGVO-konform sein. Die Datenschutzkonferenz (DSK) warnt seit Langem davor. „Technische und organisatorische Maßnahmen“ (TOMs) müssen nun den dauerhaft digitalen Charakter der Treffen widerspiegeln. Zugangskontrolle, Identitätsprüfung remote teilnehmender Mitglieder und die sichere Speicherung digitaler Sitzungsprotokolle sind keine Kann-, sondern Muss-Bestandteile.

Zwang zur Professionalisierung des Dritten Sektors

Beobachter deuten diese Entwicklung als erzwungene Professionalisierung der Vereinslandschaft. Die Zeit des „lockeren Clubs“, der Daten auf Zettelchen verwaltet, ist endgültig vorbei. Die Verzahnung von Transparenzregister, Zuwendungsempfängerregister und Steuerrecht schafft einen geschlossenen Kreislauf der Datenverifikation.

Während die Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt die finanziellen Erleichterungen begrüßt, warnt sie vor den Folgen für kleinere Vereine. Diese könnten mit der technischen Umsetzung der E-Rechnungsstandards und der digitalen Registerpflege überfordert sein. Die Kluft zwischen professionell geführten Großvereinen und kleinen lokalen Clubs droht zu wachsen.

Was Vereine jetzt tun müssen

Experten rechnen für 2026 mit einer Welle automatisierter Prüfungen. Die Finanzverwaltung kann mit den neuen digitalen Werkzeugen Spendenquittungen und Registereinträge automatisch abgleichen.

Vereine sollten das erste Quartal 2026 für eine interne Datenprüfung nutzen. Dazu gehören: die Einträge im Transparenzregister verifizieren, die Liste der wirtschaftlich Berechtigten aktualisieren und prüfen, ob die Buchhaltungssoftware ZUGFeRD-Rechnungen verarbeiten kann. Die Schonfrist für „digitale Nachlässigkeit“ ist abgelaufen. In diesem Jahr wird Datenschutz-Compliance für Vereine genauso zentral wie ihr eigentlicher gemeinnütziger Zweck.

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