Vereine müssen Statuten an neue Steuervorteile und Datenschutz anpassen

Tausende Vereine in Deutschland stehen vor einer doppelten Herausforderung: Sie müssen ihre Satzungen für höhere Steuervorteile aktualisieren – und zugleich gravierende Lücken im Datenschutz schließen.

Der Grund ist das zum Jahreswechsel in Kraft getretene Jahressteuergesetz 2025. Es bringt Vereinen zwar spürbare finanzielle Erleichterungen. Doch wer jetzt nur die Finanzklauseln anpasst, riskiert nach Ansicht von Datenschutzexperten hohe persönliche Haftungsrisiken für seine Vorstände.

Die treibende Kraft: Deutlich mehr Geld für Ehrenamtliche

Das Steuergesetz, das Ende Dezember beschlossen wurde, enthält die größten finanziellen Verbesserungen für den gemeinnützigen Sektor seit Jahren. Ab sofort gelten:

• Die steuerfreie Ehrenamtspauschale steigt von 840 auf 960 Euro pro Jahr.
• Die Übungsleiterpauschale erhöht sich von 3.000 auf 3.300 Euro.
• Die Grenze für steuerfreie wirtschaftliche Geschäftsbetriebe wird auf 50.000 Euro angehoben.
• E-Sport wird erstmals offiziell als gemeinnütziger Zweck anerkannt.

Doch die Vorteile sind nicht automatisch für jeden Verein gültig. Die Auszahlung der erhöhten Ehrenamtspauschale erfordert oft eine ausdrückliche Ermächtigungsklausel in der Vereinssatzung. „Vereine, die einfach die höheren 960 Euro auszahlen, ohne eine entsprechende Satzungsklausel zu haben, riskieren ihren Gemeinnützigkeitsstatus“, warnen Branchenbeobachter. Diese rechtliche Notwendigkeit zwingt Tausende Vorstände, in den ersten Monaten des Jahres außerordentliche Mitgliederversammlungen einzuberufen.

Viele Vereine übersehen eine zentrale DSGVO-Pflicht: das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Unvollständige Dokumentation erhöht nicht nur das Haftungsrisiko für Vorstände, sondern kann auch zu hohen Bußgeldern führen – bis zu 2 % des Jahresumsatzes. Mit einer praxiserprobten Excel‑Vorlage plus Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung lassen sich Mitgliederdaten, Cloud‑Tools, Bildrechte und Datenweitergaben rechtssicher erfassen. Verarbeitungsverzeichnis jetzt kostenlos herunterladen

Die Datenschutz-Falle: Warum Finanz-Updates nicht genügen

Während die Steueränderungen den Anlass für Satzungsänderungen liefern, hat die Datenschutzkonferenz (DSK) signalisiert, dass 2026 die digitale Compliance im Vereinswesen strenger durchgesetzt wird.

Diese Initiative folgt auf einen umfassenden Reformvorschlag der DSK vom Dezember 2025 zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Mit der Anerkennung von E-Sport als gemeinnütziger Ziel verarbeiten viele Vereine nun deutlich mehr digitale Daten – von Spielerstatistiken bis zu Online-Profilen.

Datenschützer warnen: Viele Vereinssatzungen stammen noch aus der Zeit vor 2018 oder verlassen sich auf vage „Auffangklauseln“, die heute nicht mehr rechtssicher sind. Eine Satzung, die nur festhält, „der Verein erhebt Mitgliederdaten für die Verwaltung“, gilt als unzureichend für moderne Vereine, die Cloud-Tools, WhatsApp-Gruppen oder Social Media nutzen.

Besonders heikel ist die neue E-Sport-Klassifizierung. Vereine, die in dieses digitale Feld expandieren, müssen nun präzise Klauseln in ihre Satzung aufnehmen, die die Verarbeitung digitaler Identitäten und die Weitergabe von Daten an Publisher oder Turnier-Plattformen regeln. Fehlen diese spezifischen Grundlagen, kann die Datenverarbeitung nach Artikel 6 der DSGVO rechtswidrig sein – und den Vorstand persönlich haftbar machen.

So gelingt die rechtssichere Satzungsmodernisierung

Für Vorstände, die jetzt die Tagesordnung für ihre Mitgliederversammlungen entwerfen, ist die Empfehlung klar: Kombinieren Sie die steuerlichen Änderungen mit einer DSGVO-Überholung. Rechtsexperten raten zu einem „Zwei-Stufen-Modell“.

1. Die „offene Klausel“ in der Hauptsatzung

Statt die Hauptsatzung mit technischen DSGVO-Details zu überfrachten – was für jede kleine Änderung einen Notar und einen Eintrag ins Vereinsregister erfordern würde – empfehlen Experten eine schlanke Ermächtigungsklausel. Diese sollte den Vorstand grundsätzlich zur Datenverarbeitung berechtigen und, entscheidend, dazu ermächtigen, eine separate Datenschutzordnung zu erlassen.

Formulierungshilfe: Die Satzung muss ausdrücklich die digitale Speicherung von Mitgliederlisten und die Nutzung elektronischer Kommunikationswege (E-Mail, Messenger) für offizielle Einladungen erlauben – eine Praxis, die in der Pandemie Standard wurde, aber in alten Satzungen oft rechtlich unklar ist.

2. Die separate Datenschutzordnung

Dieses separate Dokument, das durch einen einfachen Mitgliederbeschluss ohne Notar aktualisiert werden kann, ist der Ort für die konkreten Details. Mit den neuen Steuerregeln 2026 sollte diese Ordnung nun abdecken:

• Transparenz bei Ehrenamtspauschalen: Dokumentation, wer die neuen 960 Euro erhält und auf welcher Rechtsgrundlage dessen Bank- und Steuerdaten verarbeitet werden.
• Bildrechte: Klare Regeln für die Nutzung von Mitgliederfotos auf der Website oder in Social Media, mit Unterscheidung zwischen öffentlichen Veranstaltungen (berechtigtes Interesse) und Einzelporträts (Einwilligung erforderlich).
• Datenweitergabe an Dritte: Speziell für Sport- und E-Sport-Vereine die Definition, wie Mitgliederdaten an Dachverbände oder Ligabetreiber übermittelt werden.

Ausblick: Mehr Bürokratie, aber auch mehr Professionalisierung

Die Reaktion aus dem Vereinssektor ist gemischt: Erleichterung über die finanziellen Verbesserungen, aber Sorge vor dem bürokratischen Aufwand. Dachverbände in Sport und Sozialwesen haben bereits damit begonnen, aktualisierte Muster-Satzungen anzubieten.

Analysten rechnen im ersten Halbjahr 2026 mit einer Flut von Anträgen bei den Amtsgerichten. Die Bearbeitungsrückstände könnten jedoch zu monatelangen Verzögerungen führen. Vorständen wird geraten, Beschlüsse unter Vorbehalt zu fassen, um die neuen Regeln intern schon anwenden zu können, während sie auf die formelle Eintragung warten.

Die DSGVO-Reformvorschläge deuten an, dass „Datenschutz durch Technikgestaltung“ ein zentraler Prüfpunkt wird. Für Vereine bedeutet das: Die Software für die Mitgliederverwaltung muss von vornherein datensparsam konfiguriert sein. Die Ära der „Excel-Liste auf dem privaten Laptop“ geht endgültig zu Ende. Ersetzt wird sie durch die Anforderung professioneller, DSGVO-konformer Cloud-Lösungen, die in modernisierten Satzungen verankert sind.

Die Botschaft zu Beginn des Vereinsjahres 2026 ist eindeutig: Das Finanzamt hält die Karotte höherer Pauschalen bereit. Die Datenschutzbehörden halten den Stock strengerer Compliance in der Hand. Kluge Vorstände nutzen das aktuelle Zeitfenster, um beidem gerecht zu werden.

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