Vereine 2026: Neue Steuergrenzen fordern Datenschutz-Aktualisierung

Ab sofort gelten höhere Steuerfreibeträge für Ehrenamtliche – doch die Erleichterung bringt neue Pflichten. Vereinsvorstände müssen ihre Datenverarbeitung anpassen, während Aufsichtsbehörden verschärft auf Transparenz pochen. Ein Doppelpack aus finanzieller Entlastung und gestiegenen Compliance-Anforderungen prägt den Start ins neue Vereinsjahr.

Steueränderungsgesetz 2025: Mehr Geld, neue Dokumentation

Seit dem 1. Januar 2026 ist das Steueränderungsgesetz 2025 in Kraft. Die Neuerungen sind finanziell attraktiv: Die Übungsleiterpauschale steigt auf 3.300 Euro jährlich, die Ehrenamtspauschale auf 960 Euro. Doch die Freude über die höheren Freibeträge sollte Vereinsvorstände nicht darüber hinwegtäuschen, dass sich auch datenschutzrechtliche Pflichten ändern.

Rechtsexperten weisen darauf hin, dass die neuen Grenzwerte eine Aktualisierung des Verarbeitungsverzeichnisses nach sich ziehen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Zahlungsdaten bleibt zwar bestehen, doch der Umfang und die Kategorien der betroffenen Daten haben sich geändert. Konkret bedeutet das für Vereine:

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1. Verträge prüfen: Ehrenamtsvereinbarungen, die noch auf die alten Grenzwerte von 3.000 oder 840 Euro verweisen, müssen angepasst werden. Diese Änderung ist als Verarbeitungsvorgang zu dokumentieren.
2. Datenschutzerklärungen aktualisieren: Wird in der Datenschutzerklärung explizit auf die steuerfreien Grenzen verwiesen, muss die Angabe sofort korrigiert werden. Ansonsten verstößt der Verein gegen die Grundsätze der Richtigkeit (Art. 5 DSGVO).
3. Buchhaltungssoftware anpassen: Die Systeme zur Gehaltsabrechnung müssen die neuen Beträge kennen, um fehlerhafte Steuermeldungen zu vermeiden. Solche Fehler könnten als Datenschutzverletzung mit finanziellen Daten gewertet werden.

Prüfschwerpunkt 2026: Transparenz im Fokus der Aufsicht

Während die Vereine die neuen Steuerregeln umsetzen, schärfen die Datenschutzbehörden ihre Kontrollen. Für 2026 haben sie Transparenz und Informationspflichten (Art. 13 und 14 DSGVO) zum erklärten Prüfschwerpunkt erklärt.

Das bedeutet: Die Aufsichtsbehörden werden genau hinschauen, ob Vereine ihre Mitglieder lückenlos darüber informieren, was mit deren Daten geschieht. Diese Forderung gewinnt durch die Steueränderung an Brisanz. Gibt ein Verein Mitgliederdaten beispielsweise an einen Steuerberater weiter oder nutzt neue Software für die Abrechnung der höheren Pauschalen, muss er diese neuen Empfänger den betroffenen Personen mitteilen.

Unterstützung bietet der Landesbeauftragte für Datenschutz Baden-Württemberg (LfDI BW). Die Behörde hat für das erste Halbjahr 2026 eine neue Reihe von „BIDIB“-Schulungen angekündigt. Diese sollen Bildungs- und Vereinsverantwortliche bei der korrekten Dokumentation unterstützen und rechtliche Risiken minimieren.

KI-Leitfaden der BfDI: Warnung für Vereine

Eine weitere wichtige Entwicklung in diesem Januar kommt vom Bundesbeauftragten für Datenschutz (BfDI). Er veröffentlichte einen neuen Leitfaden zu „Künstlicher Intelligenz in Behörden“. Obwohl sich das Dokument explizit an Bundesbehörden richtet, werden die darin formulierten Grundsätze als De-facto-Standard auch für den Non-Profit-Bereich gewertet.

Immer mehr Vereine nutzen KI-Tools wie ChatGPT, um Newsletter zu verfassen oder Mitgliederumfragen auszuwerten. Der Leitfaden warnt deutlich: Die Eingabe persönlicher Mitgliederdaten – wie Namen, E-Mail-Adressen oder Spendenhistorie – in öffentliche KI-Modelle ohne einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) stellt einen schweren DSGVO-Verstoß dar.

Die Botschaft an die Vereinsvorstände ist eindeutig: Keine Mitgliederdaten in öffentliche KI-Tools. Wer KI nutzen möchte, muss laut Leitfaden „Privacy-by-Design“-Maßnahmen ergreifen. Dazu zählen etwa die lokale Installation von Modellen oder strenge Anonymisierungsprotokolle, bevor Daten verarbeitet werden.

Erste Schritte für die Praxis

Wie gehen Vereine die anstehenden Aufgaben am besten an? Datenschutzexperten empfehlen eine pragmatische Priorisierung. Die dringendste Aufgabe ist die Aktualisierung der Finanzdaten. Der Kassenwart oder Steuerberater muss sicherstellen, dass die neuen Pauschalen in den Buchhaltungssystemen hinterlegt sind.

An zweiter Stelle steht der Transparenz-Check. Der Vorstand sollte die Datenschutzerklärung auf der Webseite und die Informationsblätter für neue Mitglieder überprüfen. Wurden diese Dokumente seit 2024 oder 2025 nicht mehr aktualisiert, entsprechen sie wahrscheinlich nicht mehr den aktuellen Prüfstandards.

Eine erfreuliche Vereinfachung bringt das Steueränderungsgesetz ebenfalls mit: Die Grenze für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb wurde auf 50.000 Euro Umsatz angehoben. Für viele kleinere Vereine entfällt damit die aufwändige steuerliche Aufspaltung ihrer Einnahmen. Aus Datenschutzsicht ist das ein Gewinn, denn es müssen weniger Datenpunkte für die Steueraufteilung erhoben werden – ein seltenes Beispiel, bei dem Datenminimierung durch Deregulierung gefördert wird.

Der Start ins Vereinsjahr 2026 sendet ein klares Signal: Die finanziellen Erleichterungen sind da, doch sie kommen mit der Verantwortung für eine akkurate, transparente und sichere Datenverwaltung einher.

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