Urlaubsverfall: Deutsche HR-Abteilungen starten mit Compliance-Marathon

Unverfallener Urlaub aus 2025 wird für viele Unternehmen zur teuren Altlast – die Beweislast liegt beim Arbeitgeber.

Während Deutschland in das neue Arbeitsjahr startet, stehen Personalabteilungen vor einer brisanten Aufgabe. Der Jahreswechsel hat keineswegs automatisch ungenutzte Urlaubstage aus 2025 verfallen lassen. Im Gegenteil: Wenn Arbeitgeber ihre Mitwirkungspflichten im vergangenen Jahr nicht erfüllt haben, leben die Ansprüche weiter. Das stellt Rechtsanwälte und HR-Experten in diesen Januartagen klar.

Die Dokumentationspflicht beginnt von Neuem

Mit dem 1. Januar 2026 startet der Zyklus der Arbeitgeberpflichten neu. Die ständige Rechtsprechung von Bundesarbeitsgericht (BAG) und Europäischem Gerichtshof (EuGH) ist eindeutig: Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass er Mitarbeiter aktiv zum Urlaubsantrag aufgefordert hat. Ein generischer Hinweis im Handbuch oder eine Rundmail genügt nicht.

„Unternehmen sollten ihre Benachrichtigungsprozesse sofort starten“, rät eine Rechtsanalyse der Kanzlei Von Allwörden vom 2. Januar. Die Best Practice sieht individuelle Schreiben im ersten Quartal vor – idealerweise bereits im Januar. Diese müssen die konkrete Anzahl der Urlaubstage nennen und auf die Verfallregelung zum Jahresende hinweisen.

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Was passiert bei Unterlassung? Die Folgen sind finanziell gravierend. Ohne korrekte Benachrichtigung läuft die dreijährige Verjährungsfrist nicht an. Urlaubsansprüche können sich so unbegrenzt ansammeln und zu erheblichen Rückstellungen führen.

Die Altlast aus 2025: Eine kritische Bestandsaufnahme

Die größte Herausforderung dieser Woche ist der Umgang mit Resturlaub aus dem Vorjahr. Das Bundesurlaubsgesetz erlaubt eine Übertragung bis zum 31. März 2026 normalerweise nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen. Doch diese Regel ist jetzt außer Kraft gesetzt.

Kann der Arbeitgeber nicht nachweisen, dass er über den Resturlaub 2025 rechtzeitig informiert hat, sind diese Tage nicht verfallen. Sie wandern stattdessen in den Urlaubsanspruch für 2026. Personalverantwortliche sind daher aufgefordert, ihre Aufzeichnungen aus 2025 kritisch zu prüfen. Bei Lücken muss der Urlaub übertragen werden – unabhängig von „dringenden Gründen“.

Langzeiterkrankung: Die komplizierte 15-Monats-Frist

Besonders komplex ist die Lage bei langzeiterkrankten Mitarbeitern. Für sie gilt grundsätzlich eine verlängerte Verfallsfrist von 15 Monaten nach Ende des Urlaubsjahres. Ein BAG-Urteil vom Juli 2025 bestätigte diese Praxis.

Doch auch hier gibt es eine entscheidende Einschränkung: Die 15-Monats-Frist greift nur, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflichten vor Eintritt der Erkrankung erfüllt hat. Für das aktuelle Jahr bedeutet das: Bei Mitarbeitern, die 2025 langzeiterkrankten, muss die korrekte Benachrichtigung für dieses Jahr bereits erfolgt sein, sonst verfällt der Urlaub auch nach 15 Monaten nicht.

2026: Ein arbeitsrechtliches Schwerpunktjahr

Das Thema Urlaubsverfall steht nicht isoliert da. Seit dem 1. Januar gilt ein neuer gesetzlicher Mindestlohn von 13,90 Euro. Diese Erhöhung zieht dynamische Anpassungen bei den Verdienstgrenzen für Minijobs nach sich.

Zudem treten neue Regelungen für ältere Beschäftigte in Kraft. Das Anschlussverbot für befristete Verträge ohne sachlichen Grund entfällt für Arbeitnehmer, die die Regelaltersgrenze erreicht haben. Ziel ist es, die freiwillige Weiterarbeit von Rentnern zu erleichtern.

Ein weiterer Großtermin steht bevor: 2026 ist Betriebsratswahljahr. Der offizielle Wahlzeitraum läuft vom 1. März bis 31. Mai, die Vorbereitungen beginnen jedoch typischerweise bereits im Januar. Arbeitgeber müssen den streng reglementierten Prozess ermöglichen – Behinderungen können teure Rechtsfolgen haben.

Ausblick: Digitalisierung und rechtliche Klarstellungen

Rechtsexperten erwarten für 2026 weitere richterliche Klarstellungen zur Form der Arbeitgeberbenachrichtigung. Während die „Textform“ per E-Mail aktuell als ausreichend gilt, bleibt der Detailgrad der Informationen ein häufiger Streitpunkt.

Die Empfehlung an Personalverantwortliche ist eindeutig: Nutzen Sie den Januar als Dokumentationsmonat. Ein robustes System zur Erfassung und Benachrichtigung von Urlaubsansprüchen ist der beste Schutz vor „Zombie-Urlaubstagen”, die nicht verfallen wollen. Parallel kündigt sich mit der fortschreitenden Digitalisierung der Verwaltung – betont durch Digitalminister Karsten Wildberger – auch für Unternehmen mehr digitale Compliance an.

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