Urlaubsverfall 2025: Neue BAG-Urteile erschüttern die Praxis

Nur noch vier Tage bis zum Jahreswechsel – und in deutschen Personalabteilungen läuft die Uhr. Neue Urteile des Bundesarbeitsgerichts (BAG) stellen die bisherige Praxis beim Urlaubsverfall auf den Kopf und verlangen von Arbeitgebern höchste Sorgfalt.

Die traditionelle Regel „Nutze ihn oder verliere ihn“ gilt längst nicht mehr so einfach. Wie eine aktuelle Rechtsanalyse der Legal Tribune Online (LTO) vom 25. Dezember 2025 zeigt, haben mehrere BAG-Entscheidungen des vergangenen Jahres die Rechtslage grundlegend verändert. Die zentrale Botschaft: Der Urlaubsanspruch verfällt nicht mehr automatisch. Er verfällt nur, wenn der Arbeitgeber seiner Mitwirkungs- und Hinweispflicht nachgekommen ist.

Die Mär vom automatischen Verfall am 31. März

Das Bundesurlaubsgesetz sieht vor, dass Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen ist. Bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen – etwa Krankheit – kann er bis zum 31. März des Folgejahres übertragen werden.

Doch dieser Stichtag ist kein automatisches Verfallsdatum. Seit den Grundsatzurteilen von 2019 und 2022 verfallen Tage nur, wenn der Arbeitgeber seine Pflicht erfüllt hat. Konkret: Er muss die Mitarbeiter schriftlich über ihren Resturlaub und die Verfallsfrist informiert haben.

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„Hat der Arbeitgeber diese formale Benachrichtigung im Jahr 2025 versäumt, verfallen die Tage weder am 31. Dezember noch am 31. März 2026“, erklärt ein Arbeitsrechtsexperte. Stattdessen wandern sie in den Urlaubsanspruch für 2026 und werden zur potenziellen finanziellen Belastung für das Unternehmen.

Neues BAG-Urteil: Kein Verzicht im Vergleich

Eine der wichtigsten Neuerungen für Personaler betrifft gerichtliche Vergleiche. Das BAG urteilte 2025, dass Arbeitnehmer ihren gesetzlichen Mindesturlaub nicht wirksam in einem Vergleich vor dem Arbeitsgericht verzichten können.

Das klingt technisch, hat aber enorme praktische Folgen. Bislang gingen viele von einer pauschalen Abgeltung aller Ansprüche durch eine allgemeine Vergleichsklausel aus. Das Gericht stellt nun klar: Der gesetzliche Mindesturlaub – 20 Tage bei einer Fünf-Tage-Woche – ist ein unverzichtbares Gesundheits- und Erholungsrecht. Er kann nicht „wegverhandelt“ werden, es sei denn, er wurde explizit gewährt oder abgegolten.

Für Personalabteilungen bedeutet das: Bei Aufhebungsverträgen oder Vergleichen zum Jahresende 2025 müssen Urlaubsansprüche jetzt ausdrücklich und separat geregelt werden. Pauschalklauseln bieten keinen Schutz mehr vor späteren Nachforderungen.

Langzeiterkrankung: Vertragliche Regelungen unter der Lupe

Auch für langzeiterkrankte Mitarbeiter gab es 2025 eine bedeutende Klarstellung. Der gesetzliche Urlaubsanspruch verfällt für sie grundsätzlich erst 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres – also zum 31. März 2027 für Urlaub aus 2025.

Doch ein BAG-Urteil vom 15. Juli 2025 (Az. 9 AZR 198/24) stärkt die Rechte der Arbeitnehmer beim vertraglichen Zusatzurlaub. Entscheidend ist die Formulierung im Arbeitsvertrag. Steht dort lediglich, dass der Urlaub „nach den gesetzlichen Vorschriften“ gilt oder wird er ohne Einschränkung gewährt, könnte die 15‑Monats‑Frist für diesen vertraglichen Teil nicht gelten.

Die Folge? Die zusätzlichen Urlaubstage könnten sich während einer langen Krankheit unbegrenzt ansammeln. Unternehmen sind daher gut beraten, ihre Standardverträge zu prüfen. Eine klare Trennung zwischen gesetzlichem Mindesturlaub und freiwillig gewährtem Zusatzurlaub ist jetzt unerlässlich.

Dringender Handlungsbedarf für Arbeitgeber

Angesichts der nahenden Übertragungsfrist zum 31. März 2026 empfehlen Arbeitsrechtler drei sofortige Schritte:

1. Hinweise prüfen: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter 2025 schriftlich über ihren konkreten Resturlaub und die Verfallsfrist informiert wurden. Bei Versäumnissen verfallen die Tage nicht.
2. Übertragungsgründe dokumentieren: Prüfen Sie bei Anträgen auf Übertragung, ob die gesetzlichen Gründe vorliegen. Viele Firmen sind hier kulant, um aufwändige Auseinandersetzungen über die Hinweispflicht zu vermeiden.
3. Vorlagen aktualisieren: Passen Sie Ihre Vergleichs- und Aufhebungsvertragsmuster sofort an das neue „Kein-Verzicht“-Urteil an. Urlaubsansprüche müssen explizit geregelt werden.

Der Trend im deutschen Arbeitsrecht ist eindeutig: Der Erholungsanspruch der Arbeitnehmer wird maximal geschützt. Die Beweislast liegt fast vollständig beim Arbeitgeber. Der 31. März ist damit weniger ein juristisches Fallbeil, sondern vielmehr eine administrative Wegmarke. Ohne präzise Dokumentation und aktives Urlaubsmanagement durch die Personalabteilung rollt die Urlaubsverbindlichkeit einfach weiter – unbeeindruckt vom Wechsel des Kalenders.

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