Unfallversicherung und Freelancer: Fristen und neue Regeln für 2026

Für deutsche Unternehmen läuft die Zeit: Mit Jahresbeginn 2026 treten neue Regeln in Kraft, und erste Meldepflichten für das vergangene Jahr stehen an. Der Fokus liegt dabei auf dem sensiblen Umgang mit freien Mitarbeitern.

Strikte Frist für die UV-Jahresmeldung am 16. Februar

Die dringlichste Deadline für Personalabteilungen ist der 16. Februar 2026. Bis zu diesem Tag muss die jährliche Meldung zur gesetzlichen Unfallversicherung für 2025 digital übermittelt werden. Gleichzeitig ist der digitale Lohnnachweis an die zuständige Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse zu senden. Diese Daten bilden die Grundlage für die Beitragsberechnung.

Experten warnen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihr Stammdatenabruf korrekt mit dem Meldeverfahren verknüpft ist, sonst droht die Zurückweisung der Meldung. Während echte Freiberufler von dieser Pflicht befreit sind, lauert hier die größte Gefahr. Wird ein Freelancer im Nachhinein als Arbeitnehmer eingestuft, haftet das Unternehmen rückwirkend für nicht gezahlte Beiträge – eine kostspielige Angelegenheit.

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Neue DGUV Vorschrift 2 entlastet kleine Betriebe

Ab 1. Januar 2026 tritt die überarbeitete DGUV Vorschrift 2 in Kraft. Sie regelt die betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung. Die wichtigste Änderung: Die Grenze für das vereinfachte „Unternehmermodell“ wird von bisher 10 auf 20 Beschäftigte angehoben.

Das bietet kleinen Agenturen und Startups mehr Flexibilität. Firmen, die projektbedingt um die alte Grenze schwankten, geraten nun nicht so schnell in die aufwändigere Regelbetreuung. Doch Vorsicht: Für diese Kopfzahl müssen alle Personen berücksichtigt werden, die sozialversicherungsrechtlich als Arbeitnehmer gelten könnten. Die sorgfältige Prüfung des Status jedes Freelancers ist daher essenziell.

Künstlersozialkasse senkt Beitragssatz leicht

Für Auftraggeber von kreativen Freiberuflern wie Grafikern oder Journalisten gibt es eine kleine finanzielle Entlastung. Der Beitragssatz der Künstlersozialkasse (KSK) sinkt 2026 auf 4,9 Prozent (2025: 5,0 %). Die Meldung aller an diese Freelancer gezahlten Honorare für 2025 muss bis zum 31. März 2026 erfolgen.

Die Frist ist zwar großzügiger als bei der Unfallversicherung, doch die Dokumentationspflicht ist streng. Buchhaltungen sollten jetzt alle Rechnungen sammeln und prüfen, welche der KSK-Pflicht unterliegen.

Hohes Risiko bei Scheinselbstständigkeit

Die Schnittstelle aus Meldepflichten und Freelancer-Management bleibt ein Risikofeld. Wird eine als selbstständig eingestufte Kraft nachträglich als Arbeitnehmer qualifiziert, hat das schwerwiegende Folgen: Das Unternehmen muss rückwirkend Unfall- und Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen, in schweren Fällen drohen sogar strafrechtliche Konsequenzen.

Rechtsexperten raten daher, bestehende Verträge mit freien Mitarbeitern vor dem Jahreswechsel auf ihre Zukunftstauglichkeit zu prüfen. Die sogenannte Prognoseentscheidung der Deutschen Rentenversicherung bietet die Möglichkeit, den Status vor Vertragsbeginn verbindlich klären zu lassen – ein wirksames Mittel zur Risikominimierung.

Ausblick: Digitalisierung schreitet voran

Die Digitalisierung der Sozialversicherungsmeldungen setzt sich 2026 fort. Manuelle Meldungen sind praktisch obsolet. Unternehmen müssen sich auf strengere automatische Plausibilitätsprüfungen durch die Berufsgenossenschaften einstellen, die die gemeldeten Gehälter mit Vorjahreswerten abgleichen.

Die Priorität für die ersten Wochen im neuen Jahr liegt klar auf der Einhaltung der Februarfrist. Die Änderung der DGUV Vorschrift 2 erleichtert zwar die Verwaltung, entbindet Arbeitgeber aber nicht von ihrer grundlegenden Fürsorgepflicht gegenüber allen Beschäftigten – unabhängig von ihrem Vertragsstatus.

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