TRBS 1116: Die unterschätzte Dokumentationspflicht für Gabelstapler

Deutsche Unternehmen müssen ab sofort die Beauftragung von Flurförderzeug-Fahrern schriftlich festhalten. Das fordert die verschärfte Technische Regel TRBS 1116, deren Übergangsfrist mit dem Jahreswechsel ausgelaufen ist.

Berlin/Düsseldorf – Ein vermeintliches Nischenthema wird zum massiven Haftungsrisiko: Während sich der Fokus vieler Unternehmen auf die digitale Modernisierung des Arbeitsschutzes richtet, lauert in der alljährlichen Sicherheitsunterweisung eine teure Compliance-Falle. Mit dem Start des Jahres 2026 und dem Inkrafttreten der aktualisierten DGUV Vorschrift 2 verschärfen Aufsichtsbehörden und Berufsgenossenschaften die Kontrollen. Im Visier steht die oft vernachlässigte „schriftliche Beauftragung“ für Mitarbeiter, die sogenannte Mitgängerflurförderzeuge bedienen – also elektrische Hubwagen oder Kommissioniergeräte.

Die stille Falle: Mündliche Anweisung genügt nicht mehr

Die Technische Regel für Betriebssicherheit TRBS 1116 ist nicht neu, ihre volle Durchschlagskraft entfaltet sie jedoch erst jetzt. Sie regelt die „Qualifikation, Unterweisung und Beauftragung von Beschäftigten für die sichere Benutzung von Arbeitsmitteln“. Bislang handelten viele Betriebe nach dem Prinzip „Wer eingewiesen ist, darf auch fahren“. Doch diese Praxis ist seit dem 1. Januar 2026 obsolet.

„Ein Arbeitsvertrag oder ein mündliches ‚Mach mal‘ reichen vor Gericht und gegenüber der Berufsgenossenschaft nicht mehr aus“, warnt ein auf Arbeitssicherheit spezialisierter Rechtsanwalt. Fehlt im Schadensfall das schriftliche Dokument, das einen Mitarbeiter explizit für ein bestimmtes Gerät beauftragt, droht ein Organisationsverschulden. Die Konsequenz: Versicherungsschutz könnte erlöschen, Bußgelder und persönliche Haftung der Geschäftsführung sind möglich.

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Besonders betroffen sind kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in Logistik, Handel und Produktion. Ausgerechnet für simple Elektro-Hubwagen – im Jargon „Ameisen“ genannt – muss nun dieselbe formale Beauftragung vorliegen wie für große Gegengewichtsstapler.

DGUV Vorschrift 2: Mehr Spielraum, mehr Verantwortung

Die verschärfte Auslegung der TRBS 1116 fällt zeitgleich mit einer größeren Reform: der DGUV Vorschrift 2. Diese trat ebenfalls zum Jahresbeginn 2026 in Kraft und modernisiert die betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung.

Die Neuerungen schaffen eine zweischneidige Situation:
* Erhöhte Grenze für KMU: Unternehmen mit bis zu 50 Beschäftigten können nun das „Unternehmermodell“ wählen. Das gibt ihnen mehr Flexibilität bei der Organisation der Betreuung.
* Verschärfte Dokumentationspflicht: Parallel steigt jedoch die Eigenverantwortung des Unternehmers, konkrete Vorgaben – wie die schriftliche Beauftragung nach TRBS 1116 – lückenlos umzusetzen.

Ein Berater fasst es so zusammen: „Der Rahmen wird weiter gesteckt, aber die Pfosten innerhalb des Feldes werden enger gesetzt.“ Die Berufsgenossenschaften nutzen die neuen digitalen Meldewege, um Betriebe mit schwachen Sicherheitsstrukturen gezielt zu identifizieren.

Das muss im Beauftragungsdokument stehen

Was also ist zu tun? Im Zuge der anstehenden Jahresunterweisungen raten Experten zu einer sofortigen Überprüfung der Personalakten. Ein rechtsicherer Beauftragungsnachweis muss vier Elemente enthalten:

1. Name des Mitarbeiters (eindeutige Identifikation).
2. Konkretes Arbeitsmittel (nicht „Stapler“, sondern z.B. „Elektro-Hubwagen, Typ XY, Seriennummer ABC“).
3. Umfang der Beauftragung (Einsatzbereich und -zeit).
4. Nachweis der Qualifikation (Verweis auf bestandene theoretische und praktische Prüfung).

Eine Klarstellung der TRBS 1116 vom Oktober 2025 unterstreicht: Der Arbeitgeber muss aktiv sicherstellen, dass nur beauftragtes Personal die Geräte nutzt. Ein einfacher Schlüssel am Board reicht nicht aus – der bürokratische Papierweg muss stimmen.

Branche reagiert mit Schulungsboom

Die Wirtschaft hat die Botschaft verstanden. Bei Schulungsanbietern gehen die Anfragen für Fahrausweise für Flurförderzeuge deutlich nach oben. Was lange als optional galt, ist jetzt essenziell.

Für Sicherheitsverantwortliche und Geschäftsführungen beginnt das Jahr 2026 mit einer klaren Priorität: Die Ära der informellen Freigabe ist vorbei. Die schriftliche Beauftragung jedes einzelnen Fahrers ist der wirksamste Schritt, um das Haftungsrisiko entscheidend zu minimieren.

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