Steuerprüfungen 2026: Die digitale Schlinge zieht sich zu

Deutsche Unternehmen starten mit verschärften digitalen Pflichten ins neue Steuerjahr. Mehrere im Herbst finalisierte Vorgaben sind seit Jahresbeginn verbindlich – von der digitalen Fahrtenbuch-Integration bis zum elektronischen Nachweis von Bewirtungskosten.

DLS 2026.1: Fahrtenbuch wird digitaler Standard

Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) hat die neue Version 2026.1 der Digitalen Lohnsteuer-Schnittstelle (DLS) für das laufende Prüfjahr aktiviert. Die im November veröffentlichten technischen Spezifikationen kommen nun praktisch zum Tragen.

Das entscheidende Update: Ein standardisierter Datensatz für elektronische Fahrtenbücher. Zwar stuft das BZSt dieses Modul noch als „Empfehlung“ ein. Steuerexperten warnen jedoch, dass Prüfer es zunehmend als Standard erwarten werden.

„Die Aufnahme von Fahrtenbuchdaten in den DLS-Standard bedeutet das Ende Excel-basierter Aufzeichnungen“, erklärt ein Münchner Steuertechnologie-Analyst. „Unternehmen, die weiter auf manuelle Listen setzen, riskieren bei Prüfungen den Abzug ihrer Fahrzeugkosten.“

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ihre Lohnbuchhaltungssoftware auf den 2026.1-Standard aktualisiert ist. Prüfer sind nun berechtigt, Datenexporte speziell in diesem Format für aktuelle Prüfzeiträume anzufordern.

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Bewirtungskosten: Papierbeleg reicht nicht mehr

Eine der spürbarsten Änderungen im Geschäftsalltag geht auf ein BMF-Schreiben vom 19. November 2025 zurück, das seit 1. Januar voll greift. Die Neuregelung transformiert, wie Unternehmen Bewirtungskosten dokumentieren müssen.

Der klassische, handsignierte Papierbeleg reicht für den Steuerabzug nicht mehr aus – sofern das Restaurant ein elektronisches Kassensystem nutzt. Das Finanzministerium verlangt nun einen digitalen Datensatz oder eine strukturierte E-Rechnung, die spezifische GoBD-Integritätskriterien erfüllt.

Seit Januar gelten:
* Digitale Konsistenz: Die Belegdaten müssen mit dem digitalen Transaktionsprotokoll des TSE-Systems (Technisches Sicherheitssystem) des Restaurants übereinstimmen.
* Elektronische Archivierung: Eingescannte Papierbelege genügen nicht, wenn der originale digitale Datensatz nicht erhalten bleibt.
* Keine Nachbesserung: Fehlende digitale Signaturen oder TSE-Daten können nicht nachträglich ergänzt werden.

Steuerberater raten dringend zur Aktualisierung der Spesenrichtlinien. Mitarbeiter müssen bei Kundenessen nun auf einen gültigen digitalen Beleg oder eine GoBD-konforme E-Rechnung achten – nicht nur auf den Kreditkartenbon.

E-Rechnungen: Erste Prüfzyklen beginnen

Januar 2026 markiert zugleich das einjährige Jubiläum des verpflichtenden E-Rechnungsempfangs im B2B-Bereich. Während die Übergangsfrist für das Ausstellen von E-Rechnungen für viele Unternehmen bis Ende 2026 oder 2027 läuft, gilt die Empfangspflicht bereits seit 1. Januar 2025.

Steuerprüfer, die 2026 mit Kontrollen beginnen, werden das Geschäftsjahr 2025 nun mit besonderem Fokus auf die E-Rechnungsarchivierung untersuchen. Der „hybride“ Ansatz – das Ausdrucken und physische Abheften von E-Rechnungen – ist für elektronisch empfangene Rechnungen aus 2025 nicht konform.

„Für 2025-Daten akzeptieren Prüfer keine ‚Lernkurven‘ mehr als Entschuldigung“, erläutert ein Compliance-Spezialist. „Wenn ein Unternehmen 2025 eine XRechnung erhielt, aber nur eine PDF-Visualisierung archivierte, stellt das einen GoBD-Verstoß dar. Die strukturierten XML-Daten müssen im Archiv vorhanden sein.“

Von Datenträgern zur Cloud-Übermittlung

Ein subtiler, aber folgenreicher Begriffswandel in den GoBD-Updates von Mitte 2025 verändert die Prüfungslogistik. Die behördliche Sprache wechselte offiziell von der „Datenträgerüberlassung“ (per USB/CD) zur „Datenüberlassung“.

Diese Änderung schafft den rechtlichen Rahmen für Finanzbehörden, die Datenübertragung über behördliche Cloud-Portale zu verlangen. Unternehmen sollten sich in Prüfungen 2026 darauf einstellen, ihre GDPdU/GoBD-Exportdateien direkt auf den sicheren Server der Finanzverwaltung hochladen zu müssen. Diese Methode ermöglicht Prüfern sofortige automatisierte Validierungsläufe – oft werden Lücken in der fortlaufenden Nummerierung oder Datenintegrität entdeckt, noch bevor die Außenprüfung beginnt.

Analyse: Automatisierung statt Stichproben

Das Zusammentreffen dieser Regelungen Anfang 2026 markiert den Höhepunkt des „Gesetzes zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens“. Die deutschen Steuerbehörden bewegen sich weg von manuellen Stichproben hin zur automatisierten Voll-Datenanalyse.

Die seit Ende 2024 eingeführte Wirtschafts-Identifikationsnummer ermöglicht nun schnellere Datenabgleiche zwischen verschiedenen Steuerarten (Umsatzsteuer, Lohnsteuer, Einkommensteuer). Die neue DLS 2026.1 und die strengen Bewirtungsregeln sollen dieses automatisierte System mit hochwertigen, standardisierten Daten füttern.

Für Unternehmen schwindet der Spielraum für Fehler. „Die Ära der ‚Schuhkarton‘-Prüfung ist definitiv vorbei“, kommentiert ein erfahrener Prüfer. „Wenn die digitale Schnittstelle nicht validiert, ist der Abzug gefährdet.“

Ausblick: Weitere Standardisierung absehbar

Unternehmen sollten sich bereits auf Taxonomie 6.9 vorbereiten, die bis Mai 2026 für das Folgejahr finalisiert werden soll. Zudem wird die Integration der EU-ViDA-Vorschläge (VAT in the Digital Age) bis 2027 wahrscheinlich weitere Standardisierungen bei E-Rechnungsformaten erzwingen.

Für das erste Quartal 2026 sollten Finanzabteilungen zwei Prioritäten setzen: Überprüfung, ob ihre Lohnsysteme DLS-2026.1-konforme Exporte generieren, und Schulung der Mitarbeiter zu den neuen digitalen Anforderungen für Bewirtungskosten. Unkenntnis des BMF-Schreibens vom November 2025 wird in künftigen Prüfungen keine Verteidigung sein.

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