Steuer- und Aufenthaltsrecht: Neue Pflichten für internationale Unternehmen

Für international agierende Unternehmen in Deutschland verschärft sich die Rechtslage. Neue Verwaltungsvorschriften und eine gesetzliche Dokumentationspflicht ab Januar 2026 erhöhen den Compliance-Aufwand deutlich.

183-Tage-Regel: Mehr als nur Kalenderzählen

Die bekannte 183-Tage-Regel bleibt zwar Grundpfeiler der internationalen Besteuerung. Doch wer sich 2026 nur auf das reine Tagzählen verlässt, begeht einen folgenschweren Fehler. Die Regel aus dem OECD-Musterabkommen besagt: Einkünfte werden im Wohnsitzstaat besteuert, es sei denn, der Arbeitnehmer hält sich mehr als 183 Tage im Tätigkeitsstaat auf.

Die Falle des „wirtschaftlichen Arbeitgebers“

Die größte Gefahr lauert im Konzept des wirtschaftlichen Arbeitgebers. Selbst bei einem Aufenthalt unter 183 Tagen kann die Steuerbefreiung im Gastland versagt werden, wenn das Gehalt von einer Betriebsstätte getragen wird oder die Gast-Entität die Arbeit effektiv kontrolliert. Neue Verwaltungsgrundsätze des Bundesfinanzministeriums (BMF) präzisieren: „Kostentragung“ bedeutet nicht, wer das Gehalt überweist, sondern wer den wirtschaftlichen Nutzen aus der Arbeit zieht. Schickt ein deutsches Mutterunternehmen einen Ingenieur für drei Monate zur französischen Tochter, können französische Finanzbehörden ab dem ersten Tag Besteuerungsrechte beanspruchen.

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BMF-Update zu Doppelbesteuerungsabkommen

In einem Schreiben vom 7. Januar 2026 hat das BMF den Status des deutschen Netzwerks an Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) aktualisiert. Für Unternehmer ist dieses Dokument entscheidend, weil die Definition der „183-Tage-Frist“ von Vertrag zu Vertrag variiert. Während das OECD-Modell auf einen „12-Monats-Zeitraum“ abstellt, beziehen sich ältere Abkommen strikt auf das Kalenderjahr. Zudem bestätigt die neue Liste, welche Abkommen neu verhandelt wurden und nun Missbrauchsverhinderungsklauseln (BEPS-MLI) enthalten.

Betriebsstätten-Risiko durch Homeoffice im Ausland

Die Normalisierung mobiler Arbeit verwischt weiterhin die Grenzen der steuerlichen Zurechnung. Bleibt die Frage: Schafft ein Homeoffice im Ausland eine Betriebsstätte und damit eine körperschaftsteuerliche Präsenz?

Aktuelle Verwaltungsauffassung

Die deutsche Finanzverwaltung vertritt weiterhin die Auffassung, dass ein Homeoffice nicht automatisch eine Betriebsstätte des Arbeitgebers begründet. Diese seit Ende 2023 gefestigte Haltung hängt am Kriterium der Verfügungsmacht. Hat der Arbeitgeber kein rechtliches Betretungs- und Nutzungsrecht für die Privatwohnung, gilt sie typischerweise nicht als feste Geschäftseinrichtung.

Doch es gibt Ausnahmen. Besitzt ein Mitarbeiter eine Führungsrolle und kann von seinem ausländischen Homeoffice aus Verträge unterzeichnen oder wesentliche Entscheidungen treffen, kann ein Ort der Geschäftsleitung entstehen. Dieses Risiko ist besonders für Startups und digitale Unternehmen akut, deren Geschäftsführer remote arbeiten. In diesem Fall wird die 183-Tage-Regel obsolet – das Unternehmen selbst hat eine steuerbare Präsenz geschaffen.

Neue Dokumentationspflicht: Das Aufenthaltsgesetz

Während Steuerregeln langsam evolvieren, hat das Arbeitsrecht zum Jahreswechsel 2026 eine scharfe Compliance-Neuerung gebracht. Seit dem 1. Januar 2026 verpflichtet eine Ergänzung der §§ 45b, 45c Aufenthaltsgesetz deutsche Arbeitgeber zu einer spezifischen schriftlichen Belehrung.

Die „Erste-Tag“-Belehrungspflicht

Arbeitgeber müssen neu angeworbene Drittstaatsangehörige (Nicht-EU/EWR) vor Arbeitsantritt schriftlich über ihr Recht auf kostenlose Beratung in arbeits- und sozialrechtlichen Fragen informieren. Die Maßnahme soll internationale Fachkräfte vor Ausbeutung schützen. Die Unterlassung dieser Belehrung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar.

Wichtige Compliance-Schritte für 2026:
* Standard-Belehrung erstellen: Ein Muster mit den Pflichtinformationen über die vom Bundesarbeitsministerium benannten Beratungsstellen vorbereiten.
* Empfangsbestätigung einholen: Der Mitarbeiter muss den Erhalt der Information spätestens am ersten Arbeitstag schriftlich bestätigen.
* Audit-Bereitschaft sicherstellen: Diese Bestätigung muss zusammen mit Aufenthaltstitel und Arbeitsvertrag personalaktengerecht archiviert werden.

Best Practices: So dokumentieren Sie richtig

Im Falle einer Betriebsprüfung liegt die Feststellungslast beim Steuerpflichtigen. Unternehmen müssen die physische Anwesenheit ihrer Mitarbeiter aktiv nachweisen.

Die „Arbeitgeberbescheinigung über die Kostentragung“

Für grenzüberschreitende Entsendungen bleibt die vom BMF eingeführte, einheitliche Arbeitgeberbescheinigung ein zentrales Dokument. Sie bescheinigt, welche Entität die Lohnkosten getragen hat, und wird oft vom Wohnsitzfinanzamt des Mitarbeiters zur Freistellung der Einkünfte verlangt.

Digitale Reisekalender

Outlook-Kalender allein genügen Steuerbehörden häufig nicht. Experten empfehlen einen dedizierten Reisekalender, der festhält:
* An- und Abreisedatum (mit Flug-/Bahn-Tickets als Beleg).
* Exakten Ort der Tätigkeitsausübung.
* Art der Tätigkeit (zur Abwehr von „wirtschaftlicher Arbeitgeber“-Ansprüchen).
* Krankheits- und Urlaubstage (die in vielen DBA auf die 183-Tage-Frist angerechnet werden).

Ausblick: Digitalisierung wird Pflicht

Die Verschärfung der Dokumentationsregeln verändert, wie deutsche Unternehmen globale Mobilität managen.

Besondere Herausforderung für KMU und Startups

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ohne große Mobilitätsabteilungen tragen das höchste Risiko. Der Aufwand, 183 Tage über mehrere Jurisdiktionen zu tracken, kombiniert mit den neuen Belehrungspflichten, erfordert eine Digitalisierung der HR-Prozesse. Automatisierte Reisetracking-Tools, die mit Kostenmanagementsystemen verknüpft sind, werden zur Standardnotwendigkeit.

Für das restliche Jahr 2026 steht für Unternehmer vor allem eines im Fokus: lückenlose Dokumentation. Das BMF-Schreiben vom 7. Januar erinnert daran, dass das Vertragsnetzwerk lebendig ist. Zusammen mit den neuen arbeitsrechtlichen Pflichten ist die Botschaft der Behörden klar: Internationale Agilität ist erwünscht, aber nur, wenn sie durch präzise, prüfungsfeste Compliance abgesichert ist.

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