Reisekostenabrechnung: Neue Sachbezugswerte und Pendlerpauschale 2026

Bundesrat beschließt Erhöhung – Was sich zum Jahreswechsel ändert und was 2025 noch gilt. Die Neuregelungen betreffen Millionen Arbeitnehmer.

Während die deutsche Wirtschaft das Geschäftsjahr 2025 abschließt, stehen Unternehmen und Arbeitnehmer vor wichtigen Änderungen bei der Reisekostenabrechnung. Der Bundesrat hat diese Woche die neuen Sachbezugswerte für 2026 bestätigt. Noch bedeutsamer: Die Entfernungspauschale steigt zum 1. Januar einheitlich auf 0,38 Euro pro Kilometer – eine Reform, die besonders Kurzstreckenpendler entlastet.

Doch Vorsicht bei der Jahresabrechnung: Für 2025 gelten weiterhin die alten Werte. Ein Überblick über die aktuelle Rechtslage und die kommenden Neuerungen.

Sachbezugswerte steigen moderat – Bundesrat gibt grünes Licht

Mit der “16. Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung” hat der Bundesrat Anfang November die neuen Sachbezugswerte ab 1. Januar 2026 festgelegt. Die Anpassung folgt der Inflationsentwicklung zwischen Juli 2024 und Juni 2025.

Verpflegung: Monatswert steigt um 12 Euro

Der monatliche Gesamtwert für freie Verpflegung erhöht sich von 333 auf 345 Euro. Pro Tag entspricht das 11,51 Euro (2025: 11,10 Euro).

Änderungen bei Verpflegungssätzen und Reisekosten zum Jahreswechsel sorgen für Verunsicherung in Personalabteilungen. Fehler bei der Abrechnung von Kantinenessen, Tagen mit Dienstreisen über den Jahreswechsel oder bei der Anwendung unterschiedlicher Inland- und Auslandssätze führen schnell zu Nachforderungen. Der kostenlose Leitfaden erklärt praxisnah die neuen Werte, gibt konkrete Buchungsbeispiele und macht Ihre Reisekostenabrechnung betriebsprüfungssicher. Jetzt kostenlosen Reisekosten-Leitfaden herunterladen

Die Aufteilung nach Mahlzeiten:
* Frühstück: 2,37 Euro (bisher 2,30 Euro)
* Mittagessen: 4,57 Euro (bisher 4,40 Euro)
* Abendessen: 4,57 Euro (bisher 4,40 Euro)

Was bedeutet das für die Praxis? Stellt der Arbeitgeber 2026 ein kostenloses Mittagessen in der Kantine bereit, entsteht ein geldwerter Vorteil von 4,57 Euro – es sei denn, der Mitarbeiter zahlt mindestens diesen Betrag selbst. Auch der Höchstwert für Essensgutscheine steigt entsprechend: Sachbezugswert plus steuerfreier Zuschlag von 3,10 Euro.

Unterkunft: Neuer Tagessatz bei 9,50 Euro

Die monatliche Bewertung für arbeitgebergestellte Unterkunft klettert von 282 auf 285 Euro. Der Tageswert beträgt damit 9,50 Euro statt 9,40 Euro.

2025 bleibt alles beim Alten – Diese Werte gelten jetzt noch

Für die anstehende Jahresabrechnung und Steuererklärung 2025 hat sich bei den inländischen Verpflegungspauschalen nichts geändert. Die seit 2020 geltenden Sätze blieben trotz intensiver Diskussionen im Rahmen des Wachstumschancengesetzes unverändert.

Gültige Sätze für 2025 (Inland):
* Kleine Pauschale (über 8 Stunden): 14 Euro
* Große Pauschale (24 Stunden): 28 Euro
* Übernachtungspauschale: 20 Euro

Eine Ausnahme gibt es für Berufskraftfahrer: Die Übernachtungspauschale im Fahrzeug wurde bereits 2024 von 8 auf 9 Euro erhöht.

Wichtig für die Buchhaltung: Bei der Kürzung von Verpflegungspauschalen wegen arbeitgebergestellter Mahlzeiten müssen 2025 noch die alten Sachbezugswerte zugrunde gelegt werden. Frühstück wird mit 6,90 Euro (20 Prozent) abgezogen, Mittag- und Abendessen mit jeweils 11,20 Euro (40 Prozent).

Pendlerpauschale: Einheitlich 0,38 Euro ab dem ersten Kilometer

Die wohl wichtigste Neuerung für Arbeitnehmer: Das Bundesfinanzministerium (BMF) schafft die gestaffelte Entfernungspauschale ab. Bisher galt für die ersten 20 Kilometer ein Satz von 0,30 Euro, erst ab dem 21. Kilometer wurden 0,38 Euro angesetzt.

Ab 1. Januar 2026 gilt: 0,38 Euro pro Kilometer ab dem ersten Kilometer.

“Die Vereinheitlichung ist eine bürokratische Erleichterung, für die Lohnbuchhaltungen lange plädiert haben”, erklärt Steuerexperte Stefan Rullkötter. “Sie entfällt der zweistufige Berechnungsschritt und erhöht direkt das Nettoeinkommen von Millionen Pendlern.”

Besonders profitieren Arbeitnehmer mit kürzeren Arbeitswegen. Wer täglich 15 Kilometer einfach zur Arbeit fährt, kann 2026 bei 220 Arbeitstagen 1.254 Euro statt bisher 990 Euro geltend machen – ein Plus von 264 Euro jährlich.

Auslandsreisen: BMF-Schreiben steht noch aus

Für internationale Dienstreisen aktualisiert das Bundesfinanzministerium die Pauschalen jährlich. Ende November 2025 steht die offizielle Veröffentlichung des Schreibens “Steuerliche Behandlung von Reisekosten bei Auslandsdienstreisen 2026” kurz bevor.

Aktuelle 2025er-Sätze (gültig bis 31. Dezember):
* USA (New York City): 96 Euro (Tagegeld) / 327 Euro (Übernachtung)
* Schweiz (Genf): 66 Euro (Tagegeld) / 186 Euro (Übernachtung)
* Japan (Tokio): 66 Euro (Tagegeld) / 280 Euro (Übernachtung)

Bis zur Veröffentlichung der neuen Liste gelten die 2025er-Werte weiter. Erstreckt sich eine Reise über den Jahreswechsel, müssen die Sätze des jeweiligen Reisetages angewendet werden.

Was Unternehmen jetzt tun müssen

Personalabteilungen und Buchhaltungen stehen vor konkreten Handlungsschritten:

1. Lohnsoftware aktualisieren: Die neuen Sachbezugswerte (345/285 Euro) müssen für die Januar-Abrechnung 2026 eingepflegt werden.

2. Mitarbeiter informieren: Die höhere steuerliche Bewertung von Kantinenessen sollte kommuniziert werden, um Überraschungen auf der Gehaltsabrechnung zu vermeiden.

3. 2025er-Reisen prüfen: Alle Reisekostenabrechnungen für 2025 müssen die Inlandssätze von 14/28 Euro verwenden – eine rückwirkende Erhöhung gibt es nicht.

Ausblick: Bleibt die Inlandspauschale auf der Strecke?

Während die Sachbezugswerte und die Pendlerpauschale steigen, bleibt die inländische Verpflegungspauschale ein Zankapfel. Wirtschaftsverbände wie der VDR (Verband Deutsches Reisemanagement) fordern seit Jahren eine dynamische Anpassung. Der eingefrorene Satz von 28 Euro spiegle nicht mehr die Realität der Restaurantpreise in deutschen Großstädten wider.

Doch mit dem weitgehend beschlossenen Bundeshaushalt 2026 ist eine gesetzliche Erhöhung vor 2027 unwahrscheinlich. Unternehmen und Reisende müssen sich vorerst auf den bestätigten Rahmen einstellen: höhere Pendlerpauschale, aktualisierte Sachbezugswerte – aber stabile Inlandspauschalen.

Die nächsten Wochen werden zeigen, ob das BMF bei den Auslandssätzen zumindest dort für Entlastung sorgt, wo die Inflation besonders zugeschlagen hat.

Hinweis: Dieser Artikel basiert auf dem Rechtsstand vom 28. November 2025 und stellt keine Steuerberatung dar. Für individuelle Fälle konsultieren Sie bitte einen Steuerberater.

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