Reisekosten 2026: Steuerfalle droht trotz unveränderter Pauschalen

Die neuen Regeln für Dienstreisen 2026 stehen – doch die vermeintliche Stabilität täuscht. Während die Inlandspauschalen eingefroren bleiben, steigen die Werte für Sachbezüge. Für Personalabteilungen und Reisende bedeutet das eine komplexere Abrechnung und mögliche Zusatzkosten.

Inland: Pauschalen bleiben, Lücke zu Realität wächst

Ab dem 1. Januar 2026 ändern sich die Verpflegungspauschalen für innerdeutsche Dienstreisen nicht. Trotz anhaltender Inflation in der Gastronomie gelten weiterhin die Sätze von 28 Euro für volle 24 Stunden und 14 Euro für An- und Abreisetage. Damit stagnieren auch die gesetzlichen Mahlzeitenabzüge, wenn der Arbeitgeber Verpflegung stellt.

Die festen Abzüge betragen unverändert 5,60 Euro für Frühstück, 11,20 Euro für Mittag- und Abendessen. „Die Schere zwischen diesen Pauschalbeträgen und den tatsächlichen Kosten in Restaurants geht weiter auf“, warnt ein Steuerberater aus München. Arbeitnehmer könnten auf Zuzahlungen sitzen bleiben, wenn Firmen nicht über die steuerfreien Grenzen hinaus erstatten.

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Die versteckte Anpassung: Höhere Sachbezugswerte

Während die Pauschalen einfrieren, hat der Bundesrat am 19. Dezember die Sachbezugswerte für 2026 angehoben. Der monatliche Wert für Verpflegung steigt von 333 auf 345 Euro. Das wirkt sich in zwei Fällen aus:

1. Bei Reisen unter acht Stunden, für die keine Pauschale zusteht
2. Wenn Mahlzeitenabzüge die Pauschale auf null reduzieren

Die neuen Tageswerte für die Besteuerung gelten ab Januar: 2,37 Euro für Frühstück und 4,57 Euro für Hauptmahlzeiten. Personalabteilungen müssen ihre Systeme aktualisieren, um diese geldwerten Vorteile korrekt zu erfassen – es sei denn, die 40-Euro-Freigrenze für Aufmerksamkeiten greift.

Ausland: Neue BMF-Sätze mit komplizierter Abzugslogik

Für Auslandsreisen ab 2026 gelten die aktualisierten Auslandspauschalen des Bundesfinanzministeriums vom 5. Dezember. Die Abzugslogik bleibt kompliziert: Kürzungen für gestellte Mahlzeiten berechnen sich immer vom vollen 24-Stunden-Satz des Ziellandes – unabhängig von der tatsächlichen Aufenthaltsdauer.

Bei einem Ort mit einer Pauschale von 60 Euro bedeutet das: 12 Euro Abzug für Frühstück, 24 Euro für Mittagessen. Anders als im Inland wird eine Mahlzeit hier normalerweise nicht als geldwerter Vorteil besteuert, wenn die Kürzung die Pauschale auf null reduziert und es sich um eine Auswärtstätigkeit handelt.

Analyse: Die Mahlzeitengestellung als Bürokratiefalle

Das Zusammenspiel aus starren Pauschalen und steigenden Sachbezugswerte birgt Risiken. „Die Stagnation der 14/28-Euro-Sätze entwertet die steuerfreie Erstattung für Arbeitnehmer faktisch“, analysiert der Münchner Steuerexperte. „Gleichzeitig hat der Staat den steuerpflichtigen Wert der Mahlzeiten über die Sachbezugswerte indexiert.“

Hinzu kommt die unveränderte übliche Mahlzeit-Grenze von 60 Euro. Überschreitet eine gestellte Mahlzeit diesen Wert und lässt sich nicht als Bewirtung rechtfertigen, wird der tatsächliche Preis voll besteuert – nicht der pauschale Sachbezugswert.

Ausblick: Lobbyarbeit für 2027 läuft bereits

Da das Wachstumschancengesetz höhere Inlandspauschalen für 2026 nicht durchsetzen konnte, richten Branchenverbände ihre Forderungen bereits auf das Steuerjahr 2027. Sie wollen die kumulierte Inflation der mittleren 2020er Jahre endlich berücksichtigt sehen.

Bis dahin heißt es für Reisemanager: Bis zum 31. Dezember die Abrechnungssoftware prüfen. Die neuen Sachbezugswerte (2,37/4,57 Euro) und die länderspezifischen Auslandssätze aus dem BMF-Schreiben müssen korrekt implementiert sein – sonst drohen fehlerhafte Abrechnungen zum Jahresauftakt.

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