Reisekosten 2026: Inland stabil, Auslandspauschalen steigen

Für Dienstreisende und Unternehmen ändert sich zum Jahreswechsel einiges: Während die Pauschalen im Inland gleich bleiben, steigen die Sätze für viele Auslandsdestinationen deutlich. Das Bundesfinanzministerium hat die neuen Werte veröffentlicht.

Seit dem 1. Januar 2026 gelten angepasste Verpflegungspauschalen für berufliche Auslandsreisen. Die Anpassungen des Bundesfinanzministeriums (BMF) betreffen rund 40 Länder und spiegeln die gestiegenen Lebenshaltungskosten vor Ort wider. Für rein nationale Reisen hingegen bleibt alles beim Alten – eine bewusste Entscheidung für Planungssicherheit.

Wer in Deutschland auf Dienstreise geht, rechnet weiterhin mit den bekannten Sätzen ab. Für eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden können 14 Euro steuerfrei geltend gemacht werden. Bei einer ganztägigen Abwesenheit von 24 Stunden sind es 28 Euro. Diese Werte gelten unverändert seit 2020. Eine im Rahmen des Wachstumschancengesetzes diskutierte Erhöhung wurde nicht umgesetzt.

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Diese Stabilität ist vor allem für mittelständische Unternehmen mit nationalem Fokus ein Vorteil. Sie müssen ihre Abrechnungssysteme nicht anpassen und können verlässlich kalkulieren.

Ausland: Dynamische Anpassungen für 40 Länder

Die größte Neuerung betrifft internationale Dienstreisen. Das BMF hat die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungen überprüft und für zahlreiche Länder angehoben.

Zu den Ländern mit gestiegenen Sätzen gehören:
* Niederlande
* Schweiz
* Irland
* Vereinigte Arabische Emirate
* Hongkong (China)

Diese Erhöhungen sind eine Reaktion auf die teils stark gestiegene Inflation und höhere Preise in den Zielregionen. Doch nicht überall wird es teurer: Für Destinationen wie Bulgarien oder Mexiko wurden die Pauschalen gesenkt, da die Lebenshaltungskosten dort stabil blieben oder die alten Sätze als zu hoch eingestuft wurden.

Das müssen Arbeitgeber und Reisende beachten

Die neuen Auslandspauschalen sind seit Jahresbeginn verbindlich. Für die korrekte Abrechnung gelten einige Detailregeln:

• Mehrere Länder: Bei mehrtägigen Reisen durch verschiedene Staaten ist der Pauschbetrag des Landes maßgeblich, das vor Mitternacht Ortszeit erreicht wird.
• Gestellte Verpflegung: Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird die Pauschale gekürzt – um 20 Prozent für Frühstück, um 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen.
• Übernachtungskosten: Im Inland können entweder die tatsächlichen Kosten (gegen Beleg) oder eine Pauschale von 20 Euro pro Nacht erstattet werden. Für das Ausland gelten länderspezifische Übernachtungspauschalen des BMF.

Die Abrechnung erfolgt typischerweise über eine steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber. Ist diese nicht vertraglich geregelt, kann der Arbeitnehmer die Kosten als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen – eine doppelte Inanspruchnahme ist ausgeschlossen.

Bürokratischer Aufwand für internationale Unternehmen

Die jährliche Anpassung ist notwendig, um die Pauschalen an die wirtschaftliche Realität anzupassen. Für international aufgestellte Konzerne bedeutet sie jedoch regelmäßigen administrativen Aufwand. Die neuen Sätze müssen in Buchhaltungs- und Reisekostensysteme eingepflegt werden.

Verbände wie der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) kritisieren diesen bürokratischen Ballast und fordern vereinfachte Regelungen. Bis es dazu kommt, sind präzise Dokumentation der Reisezeiten und die Nutzung digitaler Abrechnungstools der beste Weg, um Fehler bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.

Ein Blick auf die BMF-Veröffentlichungen Ende 2026 lohnt sich also – dann werden die Pauschalen für 2027 angepasst.

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