Polens KSeF: Pflicht für digitale Rechnungen startet für Großkonzerne

Polens Unternehmen müssen ab heute ihre Rechnungen über ein zentrales Staatssystem abwickeln. Für Großkonzerne beginnt die Pflicht zum Krajowy System e-Faktur (KSeF). Die Digitalisierungsoffensive soll Steuerbetrug eindämmen und Transparenz schaffen, stellt die Wirtschaft aber vor eine tiefgreifende Umstellung ihrer Buchhaltungsprozesse.

Eine Revolution für die Steuerbehörden

Das KSeF ist eine zentrale Plattform, die den direkten Austausch von Papier- oder PDF-Rechnungen zwischen Unternehmen ablöst. Stattdessen müssen Rechnungsdaten im standardisierten FA(3)-XML-Format an das System gesendet werden. Dort werden sie validiert, erhalten eine eindeutige ID und werden für zehn Jahre archiviert. Für die polnische Steuerverwaltung bedeutet dies einen Echtzeit-Einblick in B2B-Transaktionen – ein mächtiges Werkzeug zur Bekämpfung der Mehrwertsteuerlücke.

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Die Regierung verspricht langfristig weniger Bürokratie und einfachere Steuererklärungen. Für die betroffenen Unternehmen heißt es zunächst: IT-Systeme anpassen und Prozesse umstellen. Die Pflicht trifft zunächst Konzerne mit einem Bruttoumsatz von über 200 Millionen Złoty (rund 45 Millionen Euro) im Jahr 2024.

Gestaffelter Start: Alle müssen folgen

Der Rollout des KSeF erfolgt in drei Phasen, um die Wirtschaft nicht zu überfordern:

• Phase 1 (ab 1. Februar 2026): Verpflichtung für große Steuerzahler (Umsatz > 200 Mio. PLN).
• Phase 2 (ab 1. April 2026): Alle anderen Unternehmen, einschließlich KMU und von der Mehrwertsteuer befreite Steuerpflichtige, müssen das System nutzen.
• Phase 3 (ab 1. Januar 2027): Endgültige Frist für Kleinstunternehmer mit einem monatlichen Rechnungsumsatz unter 10.000 PLN.

Bereits jetzt müssen aber auch kleinere Firmen technisch in der Lage sein, die strukturierten E-Rechnungen ihrer großen Geschäftspartner zu empfangen. Eine Herausforderung für viele Buchhaltungsabteilungen.

Technische Hilfen und eine Schonfrist

Um den Übergang zu erleichtern, hat das Finanzministerium praktische Lösungen geschaffen. Der „Offline24-Modus“ erlaubt es, Rechnungen bei einem Systemausfall offline zu erstellen und sie am nächsten Werktag nachzureichen. Zudem können strukturierte Anhänge in die Rechnungsdatei integriert werden.

Trotz der Pflicht gibt es eine Atempause: Bis zum 31. Dezember 2026 werden für Fehler oder die Nichtnutzung des KSeF keine Geldstrafen verhängt. Diese Schonfrist soll Raum für die Anpassung geben. Ab 2027 können die Sanktionen jedoch empfindlich ausfallen – bis zu 100 Prozent des auf der Rechnung ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrags.

Mit dem KSeF etabliert sich Polen als europäischer Vorreiter in der digitalen Steuer-Compliance. Der heutige Start ist der erste Praxistest für ein System, das die Geschäftswelt des Landes nachhaltig verändern wird. Der Blick richtet sich bereits auf den 1. April, wenn der Großteil der polnischen Wirtschaft folgen muss.

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