Polen startet Pflicht zur digitalen Rechnungsstellung für Großunternehmen

Ab heute müssen Polens größte Firmen alle Rechnungen über das zentrale Portal KSeF ausstellen. Die Einführung markiert den ersten Schritt einer umfassenden Digitalisierung der Steuerverwaltung.

Was bedeutet die neue Pflicht konkret?

Seit Mitternacht gilt für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 200 Millionen Złoty (rund 46 Millionen Euro) im Jahr 2024 eine neue Pflicht: Sie müssen alle Rechnungen im Geschäftsverkehr ausschließlich über das nationale System KSeF (Krajowy System e-Faktur) elektronisch erstellen und empfangen. Das polnische Finanzministerium bestätigte nach einer Wartungspause Ende Januar, dass die aktualisierte Plattform KSeF 2.0 technisch bereit ist. Statt Papier oder PDFs werden Rechnungen nun als strukturierte Daten im FA(3)-Format übermittelt, vom System validiert und erhalten eine eindeutige Identifikationsnummer.

Gestaffelter Fahrplan bis 2027

Die heutige Einführung ist nur der Anfang eines mehrstufigen Plans. Ab 1. April 2026 wird die Pflicht auf alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Polen ausgeweitet. Eine längere Übergangsfrist bis 1. Januar 2027 gilt nur für Kleinstunternehmen mit einem monatlichen Rechnungsumsatz unter 10.000 Złoty. Die Regierung hat eine Schonfrist bis Ende 2026 angekündigt, in der bei Verstößen zunächst keine Geldstrafen verhängt werden.

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Technische Neuerungen und staatliche Hilfen

Um die Umstellung zu erleichtern, stellt der Staat kostenlose Tools bereit, darunter eine Web-Applikation und eine mobile Anwendung. Eine wichtige Funktion ist der „Offline24-Modus“, der die Rechnungserstellung ohne aktive Internetverbindung ermöglicht – der Upload muss dann am nächsten Werktag erfolgen. Alle über KSeF ausgestellten Rechnungen werden zentral zehn Jahre lang archiviert, was die Aufbewahrungspflichten für Unternehmen vereinfacht. Parallel treten Änderungen bei der standardisierten Steuermeldung JPK_VAT in Kraft, die nun die Angabe der KSeF-Nummer erfordern.

Ein tiefgreifender Wandel für die Wirtschaft

Experten sehen in KSeF mehr als nur eine neue Compliance-Regel. Die Standardisierung verspricht schnellere Zahlungszyklen, weniger Fehler und erhebliche Effizienzgewinne in Buchhaltungsabteilungen. Ziele des Finanzministeriums sind eine transparentere Steuerverwaltung und die weitere Schließung der Mehrwertsteuerlücke. Mit diesem Schritt positioniert sich Polen als europäischer Vorreiter bei der Digitalisierung der Fiskalverwaltung.

Erfolg der Großunternehmen als Blaupause

Die Erfahrungen der kommenden Wochen mit den größten Steuerzahlern werden entscheidend sein. Sie dienen als Testlauf und Blaupause für die Hunderttausenden kleineren und mittleren Unternehmen, die in wenigen Monaten folgen müssen. Das Finanzministerium kündigte an, die Implementierung eng zu begleiten und mit Schulungen zu unterstützen, um einen der größten steuerlichen Systemwechsel der letzten Jahre erfolgreich zu gestalten.