Pflegesektor: Die Mehrwertsteuer-Falle von 2026

Berlin – Zum Start ins Steuerjahr 2026 droht der deutschen Pflegebranche ein finanzieller Schock: Pflegedienste und Vermittlungsagenturen, die mit ausländischen Subunternehmern arbeiten, geraten massiv unter Druck durch die verschärfte Anwendung der Reverse-Charge-Regelung. Branchenexperten warnen vor einer unerwarteten Kostenexplosion von 19 Prozent, die sich nicht abziehen lässt.

Hintergrund ist eine Kombination aus einem bahnbrechenden Gerichtsurteil des Finanzgerichts Köln vom September 2024 und neuen Verwaltungsrichtlinien des Finanzministeriums von Ende Dezember 2025. Für viele Agenturen, die Fachkräfte aus Polen, Rumänien oder anderen EU-Ländern vermitteln, bedeutet dies: Die Mehrwertsteuer wird zur unplanbaren Kostenfalle.

Das Reverse-Charge-Dilemma: Wer zahlt, kann nicht abziehen

Das Prinzip ist eigentlich einfach: Normalerweise schuldet der Dienstleister die Mehrwertsteuer. Bei grenzüberschreitenden Leistungen verschiebt sich diese Pflicht aber oft auf den Empfänger – in diesem Fall die deutsche Pflegeagentur.

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Hier sitzt die Falle: Die deutsche Agentur muss die 19 Prozent Mehrwertsteuer an das Finanzamt zahlen. Doch weil ihre Leistungen gegenüber den Patienten nach deutschem Recht umsatzsteuerfrei sind, kann sie diese Vorsteuern nicht zurückfordern. Die 19 Prozent werden zur direkten Gewinnschmälerung.

„Die Falle schnappt zu, weil die Agentur die Steuer nicht als Vorsteuer geltend machen kann”, erklärt ein mit den neuen BMF-Richtlinien vertrauter Steuerberater. „Wer mit Patienten abrechnet, arbeitet steuerfrei. Die eingenommene Steuer gegenüber ausländischen Partnern lässt sich nicht aufrechnen. Das sind 19 Prozent, die direkt die Marge aufzehren.”

Der rechtliche Hintergrund: Das Köln-Urteil

Die aktuelle Härte in der Auslegung reicht bis September 2024 zurück. Das Finanzgericht Köln entschied damals (Az. 9 K 728/18), dass Leistungen ausländischer Subunternehmer nicht automatisch unter die Steuerbefreiung für Pflegedienste fallen.

Entscheidend ist laut Gericht: Die Steuerbefreiung gilt nur für anerkannte soziale Einrichtungen oder Leistungserbringer mit direktem Vertrag zu deutschen Sozialversicherungsträgern. Kommerzielle Vermittlungsagentungen aus dem Ausland erfüllen diese Voraussetzungen meist nicht. Folge: Ihre Leistungen gelten als normale, steuerpflichtige Dienstleistungen, die Reverse-Charge-Regel greift.

Eine Berufung zum Bundesfinanzhof ist noch anhängig (Az. V R 29/25). Doch die Finanzbehörden richten sich bereits nach der Köln-Logik. Agenturen, die auf eine richterliche Rettung hoffen, spielen mit dem Feuer.

Die neuen Verwaltungsrichtlinien verschärfen den Druck

Zusätzlich wurde Ende Dezember 2025 die Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) aktualisiert. Diese Richtlinien sind bindend für Finanzamtsprüfer und setzen den Sektor unter Druck:

Strikte Nachweispflicht: Deutsche Agenturen müssen akribisch prüfen, ob ihre ausländischen Partner überhaupt eine gültige Steuerbefreiung haben. Eine bloße Annahme reicht nicht aus.

Klassifizierungskriterien: Die Unterscheidung zwischen steuerpflichtigen „Personalleasing-Modellen” und potentiell befreiten „Pflegeleistungen” wird erstmals präzise definiert und engmaschig kontrolliert.

Keine Kulanz: Wer die Reverse-Charge-Steuer nicht zahlt, weil er von einer Befreiung ausging, haftet für Nachzahlungen plus 6 Prozent Jahreszinsen. Gute Absichten schützen nicht vor Strafzinsen.

Die Branche vor dem Umbruch

Die Folgen für den Markt der „24-Stunden-Betreuung” sind massiv. Viele Geschäftsmodelle rechnen mit dünnen Margen und kalkulieren den Kostenvorteil der osteuropäischen Fachkräfte fest ein. Ein 19-Prozent-Aufschlag könnte viele dieser Konstruktionen unwirtschaftlich machen – oder zwingt Familien, deutlich mehr zu bezahlen.

Branchenberater prognostizieren bereits eine Konsolidierungswelle im Jahr 2026. Kleine und mittlere Agenturen könnten die Mehrwertsteuer-Zusatzlast nicht verkraften. „Wir werden vermutlich eine Umstrukturierung erleben – weg von Subunternehmer-Modellen, hin zu direkten Anstellungen oder Vertragsformen, die die strengeren Befreiungskriterien erfüllen”, sagt ein Branchenberater.

Was Agenturen jetzt tun müssen

Die Zeit zum Handeln ist jetzt. Betroffene Unternehmen sollten folgende Schritte einleiten:

Verträge überprüfen: Alle Vereinbarungen mit ausländischen Partnern müssen analysiert werden. Gilt die Reverse-Charge-Regel oder nicht?

Steuerliche Anerkennung prüfen: Haben die ausländischen Partner tatsächlich einen Anspruch auf Steuerbefreiung nach deutschem Recht? Das ist meist nicht der Fall.

Haftung kalkulieren: Was kostet die Mehrwertsteuer-Nachzahlung für 2026? Wie muss die Preiskalkulation angepasst werden?

BFH-Urteil verfolgen: Die Entscheidung des Bundesfinanzhofs (V R 29/25) könnte Klarheit bringen – allerdings frühestens im Spätsommer oder Herbst 2026.

Während die Finanzämter ihre Prüfungen in den kommenden Monaten verstärken, droht die Reverse-Charge-Regel tatsächlich zur Existenzfrage für kleinere Pflegeagenturen zu werden. Für 2026 gilt: Das Steuersystem rächt sich an denjenigen, die am meisten unter Kostendruck stehen.

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