Personio & Co. reagieren auf BFSG mit Software-Updates

Sechs Monate nach Inkrafttreten des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) stehen HR-Abteilungen vor einem entscheidenden Jahresabschluss-Check. Die Marktüberwachung hat ihre Prüfungen aufgenommen – und die großen Software-Anbieter liefern die nötigen Updates.

Vom Planen zum Prüfen: Die Schonfrist ist vorbei

Seit dem 28. Juni 2025 gilt das BFSG in voller Schärfe. Für Personalabteilungen bedeutet das: Alle externen digitalen Services – von Karriereportalen über Bewerbermanagementsysteme bis zu Mitarbeiter-Self-Services – müssen für Menschen mit Behinderungen zugänglich sein. Die anfängliche Implementierungsphase ist damit beendet. Marktüberwachungsbehörden führen nun stichprobenartige Kontrollen durch, besonders bei stark frequentierten digitalen Diensten.

Die größte Herausforderung für viele Unternehmen ist die Abgrenzung zwischen interner B2B-Software und solcher, die mit der Öffentlichkeit interagiert. Die Grenzen verschwimmen zunehmend, wie Experten betonen. Viele „interne“ HR-Tools sind heute über mobile Apps auf privaten Geräten erreichbar – und rücken damit in die Nähe der Verbraucherschutz-Regeln.

Große Anbieter legen mit WCAG-Updates nach

Als Reaktion auf den verschärften regulatorischen Druck haben führende HR-Softwarehersteller im vierten Quartal 2024 umfangreiche Updates auf den Markt gebracht. Im Fokus steht die Einhaltung der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.1 Level AA, dem technischen Standard für BFSG-Konformität.

Passend zum Thema Barrierefreiheit und HR-Compliance: Neue Vorschriften und gesetzliche Vorgaben machen die lückenlose Dokumentation digitaler Prozesse unumgänglich – dazu zählt oft auch die Arbeitszeiterfassung. Ein kostenloses E‑Book erklärt, wie Sie die Arbeitszeiterfassung für 2025 rechtssicher einführen: mit einsatzbereiten Mustervorlagen, Stundenzetteln, praktischen Checklisten und Hinweisen zur Integration in Ihre HR-Software, damit Sie Bußgelder vermeiden und Prüfern souverän begegnen. Arbeitszeiterfassung in 10 Minuten rechtssicher umsetzen

Personio, einer der Marktführer, hat im Dezember 2024 ein umfassendes Paket vorgestellt. Ein neu gestalteter „Zeiterfassungs“-Bereich und Verbesserungen im Rollenmanagement sollen nicht nur optisch überzeugen, sondern vor allem die Kompatibilität mit Screenreadern und Tastaturnavigation verbessern. Der neue „Personio Assistant for Employees“ zielt darauf ab, Interaktionen für alle Nutzer zu vereinfachen.

Parallel bereitet Haufe seine Kunden auf die regulatorischen Anforderungen 2025 vor. In einem Bericht vom 18. Dezember 2024 betont das Unternehmen, dass digitale Gehaltsabrechnungen und Verwaltungsprozesse barrierefrei sein müssen. Diese Forderung gewinnt zusätzlich an Dringlichkeit, da der Bundesrat am 19. Dezember 2024 die neuen Sachbezugswerte 2025 beschlossen hat. Deren Integration in zugängliche Software-Oberflächen wird zur Priorität für den kommenden Gehaltsabrechnungszyklus im Januar.

Die Altlasten-Problematik und kontinuierliche Prüfung

Trotz der Fortschritte bei den Anbietern kämpfen viele Unternehmen mit sogenannten „Legacy“-Inhalten. Das BFSG sieht zwar Übergangsfristen vor – etwa für vor Juni 2025 installierte Selbstbedienungsterminals –, doch jeder neue digitale Service oder jedes wesentliche Update nach dem Stichtag muss konform sein.

Die Interpretation dessen, was ein „wesentliches Update“ ist, bleibt laut Branchenanalysen von Bitkom ein Reibungspunkt. Während fast die Hälfte der Unternehmen digitales Lernen in ihre Strategie integriert hat, ist die vollständige Barrierefreiheit dieser Plattformen oft noch nicht erreicht. Hybride Lernmodelle boomen, benötigen aber eine robuste technische Basis, um niemanden auszuschließen.

Für Personalverantwortliche wird der Compliance-Check damit zu einem kontinuierlichen Prozess. Die Jahresendprüfung 2024 sollte drei Punkte umfassen: aktuelle Konformitätserklärungen der Softwareanbieter, funktionierende Feedback-Mechanismen für Barrieremeldungen und eine klare Dokumentation von Altbeständen.

2025: KI soll Barrieren abbauen – unter Beachtung der EU-Regeln

Der Blick auf 2025 zeigt eine spannende Konvergenz: Künstliche Intelligenz (KI) wird zum Werkzeug für mehr Barrierefreiheit. Automatisierte Tools generieren Alt-Texte für Bilder, untertiteln Videos in Echtzeit und vereinfachen komplexe juristische Texte in Leichte Sprache.

Doch dieser Technologiesprung bringt neue regulatorische Schichten mit sich. Der parallel geltende EU AI Act verlangt Transparenz bei der Interaktion mit KI-Systemen. Personalabteilungen müssen sicherstellen, dass ihre „KI-gestützten Barrierefreiheits-Tools“ keine unbeabsichtigten Verzerrungen oder Datenschutzrisiken einführen.

Unternehmen, die in moderne, cloudbasierte HR-Suiten mit automatisierten Compliance-Updates investiert haben, dürften den Übergang ins neue Jahr deutlich smoother gestalten. Für alle anderen gilt: Die Zeit des Abwartens ist endgültig vorbei. Barrierefreiheit ist kein Zukunftsprojekt mehr, sondern eine operative Notwendigkeit.

PS: Der EU-AI‑Act bringt konkrete Pflichten für Unternehmen, die KI in HR‑Prozessen einsetzen – von Kennzeichnungspflichten bis zur Risikoklassifizierung. Ein gratis Umsetzungsleitfaden erklärt, welche Anforderungen für KI-gestützte Barrierefreiheits-Tools gelten, wie Sie Dokumentation und Transparenz sicherstellen und welche Übergangsfristen zu beachten sind. Ideal für Personalabteilungen, die KI verantwortungsvoll und rechtskonform nutzen wollen. EU‑KI‑Verordnung: Umsetzungsleitfaden herunterladen