Personalakten: Löschen wird 2026 zur Pflicht

Deutsche Unternehmen müssen ihre digitalen Personalakten dringend aufräumen. Neue Richtlinien und die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) verschärfen die Löschpflichten für HR-Abteilungen im neuen Jahr.

Die Digitalisierung entbindet Arbeitgeber nicht von ihren gesetzlichen Pflichten. Das ist die klare Botschaft führender Fachportale wie Haufe und Legal Tribune Online zu Jahresbeginn 2026. Der Umstieg auf digitale Archive verleitet oft zum Gedanken, Daten könnten ewig gespeichert werden. Ein Trugschluss, wie Rechtsanwälte betonen. Die Grundsätze der Datensparsamkeit und Zweckbindung gelten für digitale Akten genauso streng wie für Papier.

Ein robustes Löschkonzept ist damit keine technische Spielerei, sondern eine rechtliche Notwendigkeit. Die Systeme müssen in der Lage sein, verschiedene Dokumententypen wie Abmahnungen, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Gehaltsabrechnungen zu unterscheiden und für jeden Typ individuelle Aufbewahrungsfristen anzuwenden. Ein pauschales “Alles löschen” oder “Alles behalten” verstößt gegen die Vorgaben des BAG.

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Die Krux mit den Aufbewahrungsfristen

Die größte Herausforderung sind überlappende Fristen. Während Handels- und Steuerrecht für lohnrelevante Daten Aufbewahrungszeiten von sechs bis zehn Jahren vorschreiben, gelten diese nicht für die gesamte Personalakte.

Ein häufiger Streitpunkt sind Abmahnungen. Zwar gibt es kein gesetzliches “Verfallsdatum”, doch die BAG-Rechtsprechung verlangt, dass sie aus der Akte entfernt werden, sobald sie für das Arbeitsverhältnis keine Bedeutung mehr haben – in der Regel nach zwei bis drei Jahren einwandfreien Verhaltens. Digitale Systeme müssen also feingranulare Löschregeln unterstützen.

Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten müssen grundsätzlich nach sechs Monaten gelöscht werden, um Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) auszuschließen. Die Updates vom 7. Januar 2026 unterstreichen: Digitale Bewerbermanagementsysteme müssen diese Löschung automatisieren.

Countdown für 2027: Das “Aufräum-Jahr” läuft

Die Dringlichkeit wird durch anstehende regulatorische Änderungen verstärkt. Für bestimmte digitale Aufbewahrungspflichten laufen Ende 2026 Übergangsfristen aus. Ab 2027 müssen Unternehmen spezielle Sozialversicherungs- und Entgeltdokumente ausschließlich digital vorhalten.

Damit ist 2026 das entscheidende Aufräum-Jahr für Personalabteilungen. Unternehmen sollten die Zeit nutzen, um ihre digitalen Archive zu überprüfen. Dazu gehört:

• Kategorisierung: Jedes digitale Dokument muss mit Metadaten versehen werden, die den Typ kennzeichnen.
• Automatisierung: Die HR-Software muss so konfiguriert sein, dass sie Dokumente automatisch zur Löschung markiert.
• Zugriffskontrolle: Zugriffsrechte müssen nach dem Need-to-know-Prinzip streng beschränkt werden.

Ausblick: Digitale Akte als Rechtsrisiko

Rechtsexperten gehen davon aus, dass die BAG-Rechtsprechung zu digitalen Rechten mit der Verbreitung von “New Work”-Modellen weiter an Schärfe gewinnen wird. Das Gericht betont stets das Recht des Arbeitnehmers auf informationelle Selbstbestimmung. Dazu gehört das Recht zu wissen, was in der digitalen Akte gespeichert ist, und die Löschung unzulässiger oder veralteter Daten zu verlangen.

Für Arbeitgeber ist die Botschaft klar: Die Effizienz digitaler Personalakten erkauft man sich mit hohen Anforderungen an die Datenhygiene. Der “digitale Staub” veralteter Mitarbeiterdaten ist ein Haftungsrisiko. Unternehmen ohne ein formelles, schriftliches Löschkonzept sollten dessen Erstellung im ersten Quartal 2026 priorisieren. Es ist das Fundament einer rechtssicheren digitalen Personalstrategie.

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